Att genomföra ett uppsägningssamtal är något av det svåraste en chef kan göra. Därför har omställningsorganisationen TRR länge utbildat chefer i hur man genomför dem. Snart finns tjänsten i digital form.

– Chefen får möta en avatar och kan sedan göra olika val. Man kan till exempel ställa in om man vill att avataren ska vara ledsen, frågvis eller förbannad. Det går också att ställa in olika svårighetsgrader. Från enklare nivå med flervalsalternativ till helt öppen dialog där man pratar med avataren som reagerar och responderar helt beroende på ens agerande. Efter samtalet får man feedback från oss. Tanken är att man ska träna, träna, träna tills man känner sig trygg, säger Pierre Figéus, business owner på TRR.

Är människor så förutsägbara att de kan ersättas av en avatar?

– I grund och botten är den här typen av samtal ganska lika. En viktig del i träningen är att som chef höra sig själv uttala orden. Sannolikheten för att säga det man bör säga ökar om man har tränat på det innan. När man levererar ett negativt budskap så kommer det alltid en reaktion. Frågan är hur man hanterar den reaktionen och ändå får fram budskapet.

Hur har ni kommit fram till vad som är rätt saker att säga?

– Det bygger på vår beprövade erfarenhet. Vi har tränat chefer på det här i många år och intervjuat dem efter att de har hållit uppsägningssamtal. Det här är en metodik som vi vet fungerar i praktiken. Tyvärr förekommer det att chefer genomför uppsägningar utan att ha förberett sig. Det är idiotiskt och gynnar inte någon.

Den digitala tjänsten har utvecklats i samarbete med chefer. 

– Vi intervjuade cheferna innan och frågade hur säkra de kände sig på att genomföra ett uppsägningssamtal. Sedan fick de träna på avataren. Efteråt såg vi en markant skillnad i kompetens, säger Pierre Figéus.

”Extra viktigt att ta sig tid”

En av dem som har testat tjänsten är Elin Nilsson som är rekryterings- och konsultchef på Barona.

– Jag känner mig helt klart mer förberedd på vad som krävs av mig som chef inför ett uppsägningssamtal. Dels i hur jag ska agera under samtalet, följa upp och vårda medarbetaren, dels i att ge mig själv utrymme för att reflektera och utvecklas. Den här typen av samtal är som tur är inte något man har varje dag, och därför är det extra viktigt att ta sig tid att göra det på rätt sätt för alla inblandade, säger hon.

Elin Nilsson tror att tjänsten kan användas av alla typer av chefer.

– För juniora ledare som aldrig tidigare har behövt hålla den här typen av samtal är det ett otroligt värdefullt verktyg, medan det för mer seniora chefer fungerar som en bra påminnelse om vikten av att förbereda sig noggrant. Exempelpersonerna i tjänsten känns trovärdiga i sina reaktioner, och jag uppskattar att man får möta olika typer av respons beroende på hur man själv agerar och bemöter situationen.

”Händer att människor blir uppsagda via sms”

TRR:s förhoppning är att väl förberedda chefer ska underlätta för uppsagda att snabbare hitta ett nytt jobb.

– Om avslutet fungerar bra tror vi att man snabbare kommer in i ny sysselsättning. Tyvärr händer det att människor blir uppsagda via sms, på semestern eller genom att chefen skickar någon annan. Då måste den som har blivit uppsagd lägga tid på att bearbeta uppsägningen och tappar tempo, säger Pierre Figéus.

FRÅGA: Jag driver ett företag med ett dussintal anställda där de flesta arbetat ihop under många år. På senare tid har jag noterat att en av medarbetarna blir utfryst av de övriga. Nyligen fyllde en i gruppen jämnt och teamet skulle fira med en middag efter jobbet. Att de inte bjuder med mig som deras chef har jag full förståelse för, men det gjorde mig beklämd när jag, av en händelse, fick reda på att alla i gruppen var inbjudna till festligheterna – utom den medarbetaren.

Efter det har jag börjat se mer subtila signaler, som blickar och tonfall, även under arbetstid, men har inga bevis för någon regelrätt mobbning. Först och främst värnar jag givetvis om min medarbetares mående och vill reda ut orsaken till beteendet innan det eskalerar och påverkar verksamheten. Men som chef känns det samtidigt orimligt att ha åsikter om vem personalen väljer att umgås med på fritiden. Ska jag ta upp det här med gruppen, enbart prata med medarbetaren eller avvakta?
 

SVAR: Det låter som om situationen pågått ett tag och det är positivt att du funderar på att agera innan det blir värre.

Börja med att prata enskilt med den utfrysta medarbetaren och berätta vad du uppmärksammat. Fråga hur hen upplever sin arbetssituation, hur hen trivs i gruppen och om det finns något hen vill dela. I och med detta kommer du att förstå hens situation bättre och förhoppningsvis även orsaken till att det har blivit som det blivit mellan kollegorna.

Ibland blir man förvånad över vad som ligger bakom vissa beteenden, men frågar vi inte kan vi aldrig veta säkert. Just den här situationen kan ha orsakats av alltifrån avundsjuka till missförstånd eller av att medarbetaren faktiskt väljer att hålla sig för sig själv.

Oavsett anledning påverkar exkluderingen er arbetsmiljö. Därför är det viktigt att ha ett samtal eller en workshop i gruppen om hur ni vill ha det på arbetsplatsen. Hur kan ni bäst samarbeta, hur åstadkommer ni resultat tillsammans och när trivs medarbetarna – och inte? Involvera alla i gruppen i samtalet och fokusera på att skapa en trygg miljö där alla vågar säga sin åsikt.

Som chef är du en förebild för inkludering, respekt och samarbete, så försök att modellera dessa värden i ert samtal. Det kan också vara värdefullt att bryta upp olika roller och konstellationer så att fler, och olika grupperingar, får jobba tillsammans.

När du pratat med gruppen, fortsätt då att uppmärksamma vad som pågår och var observant på hur gruppdynamiken utvecklar sig. Upptäcker du att specifika personer fortsätter att frysa ut med blickar och tonfall behöver de få enskild feedback. Sätt principer och gränser för vad som är accepterade beteenden i gruppen och följ regelbundet upp hur den utfrysta medarbetaren trivs och om hen upplever att hon blivit mer inkluderad. Lycka till!