Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Chef: Så lyckas du med lönesamtalet

Att sätta löner kan vara en utmaning. Men om du som chef förbereder dig rätt kan både du och dina medarbetare lämna lönesamtalet nöjda.
Lina Björk Publicerad

Så var ska man börja? En god idé är att se över förra årets samtal. Vilka individuella mål har medarbetaren satt upp och har de uppfyllts? Förbered dig själv genom att tänka över vilka argument du har och underbygg dina argument noga. Tydlighet är chefens bästa vän.

- Syftet med ett lönesamtal är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter. Som chef ska du berätta hur du bedömer att medarbetaren levererat under året och sedan lyssna till hur medarbetaren ser på sin prestation. Då kan det komma upp saker som du inte har uppmärksammat, vilket kan ändra din bedömning, säger Anders Eriksson, som är regional ombudsman och chefsombudsman på Unionen Stockholm och håller utbildningar för chefsmedlemmar bland annat i att hålla lönesamtal.

Om det finns ett löneavtal så finns det oftast riktlinjer för hur ett lönesamtal ska gå till, som antingen fackklubben och företaget har förhandlat fram eller företaget ensamt har satt upp. I bästa fall finns även kriterier för hur man gör bedömningar av kompetens, men finns inte det kan du som chef ställa krav på ledningen att få ett sådant underlag. Att sätta lön utan att veta vad det baseras på är inte bara svårt, utan omöjligt.

- Det ska inte vara din subjektiva tolkning som chef som ska ligga till grund för lönesättning. Kriterierna ska vara tydlig och kopplade till företaget. Anser man att social kompetens är viktigt så ska man vara tydliga med vad som menas med det på just den här arbetsplatsen. Som chef ska du också bortse från det som inte nödvändigtvis är relevant, exempelvis att du inte klickar med en person, säger Anders Eriksson.

Avsätt ungefär en timme för samtalet och försök att sitta ned på en neutral plats. Ni ska vara jämbördiga parter och sker mötet på ditt kontor kan det kännas som om du har ett övertag. Särskilt om du behöver framföra kritik.

- Om en person har underpresterat är det viktigt att vara tydlig med det och inte linda in det, eller undvika att framföra det för att det känns jobbigt. Det är också en del i utvecklingsarbetet och gör förhoppningsvis att personen presterar bättre under kommande år.


Hur man framför kritik beror förstås på vem du pratar med. Alla människor reagerar olika på information. Någon tar illa vid sig medan en annan rycker på axlarna. Om du lärt känna din arbetsgrupp blir det lättare att anpassa information efter person.

- För de chefer som tycker att hela löneprocessen är jobbig tycker jag att man ska tänka att det är utvecklande för hela organisationen. Det handlar inte bara om att fördela löneutrymme utan också om att vara tydlig med hur jag tycker att du har levererat och vad du kan göra för att komma framåt.

Många företag passar på att ha utvecklingssamtal samtidigt som lönesamtalet. Men det är inte att rekommendera. Dels har de två olika syften. Dels kan det vara svårt att hålla isär dem under samtalets gång.

- Det kan vara svårt att framföra kritik om hur året har gått och sedan slå om och prata kompetensutveckling och positiva framtidsutsikter under samma samtal. Det kan behövas lite andrum emellan.

Ibland finns det en känsla av orättvisa i gruppen. Du och dina medarbetare har kanske inte alls samma bild av hur lönen ska fördelas. Då är det återigen viktigt med en tydlighet kring hur kriterierna ser ut och hur de ska tolkas. Individuell lönesättning innebär att du ska se dina anställdas prestation i förhållande till deras egna individuella mål och inte mot andra i gruppen. Finns det en orättvisa i lönestrukturen – att någon har lägre lön än någon annan med samma arbetsuppgifter utan att det är motiverat så bör man se över det på en övergripande nivå i företaget.

- Facket kan också vara en hjälp för dig som chef. De kan hjälpa medlemmarna att förstå avtalen och hur de fungerar. Om de anställda förstår hur löneprocessen går till blir det färre missförstånd och mindre missnöje.

Att chef och medarbetare förstår varandras argument under lönesamtalet är nödvändigt. Försök att vara prestigelös och lyssna på alla funderingar som kommer upp.

- Om du och din medarbetare når fram till varandra är mycket vunnet. Ett lyckat lönesamtal kan vara viktigt om det finns en liten pott på företaget och att löneökningen inte blir så stor i kronor räknat. En rättvis bedömning utefter prestation kan ofta vara värt mer än kronor i slutänden, säger Anders Eriksson.

 

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

Fråga Mentorn: ”Medarbetaren utfryst – hur ska jag agera?”

Hur ska man agera som chef om en medarbetare blir inte blir inbjuden till sociala aktiviteter av de övriga i gruppen? Bör man ta upp det eller avvakta? Chef & Karriärs mentor Alexandra Thomas ger svar.
Ola Rennstam Publicerad 17 oktober 2025, kl 06:01
Illustration: Dennis Eriksson

FRÅGA MENTORERNA

Chef & Karriär är Kollegas systertidning och vänder sig till dig som är chef och medlem i Unionen.

Har du en fråga om ledarskap till någon av våra mentorer i Chef & Karriär. Mejla ola.rennstam@kollega.se

FRÅGA: Jag driver ett företag med ett dussintal anställda där de flesta arbetat ihop under många år. På senare tid har jag noterat att en av medarbetarna blir utfryst av de övriga. Nyligen fyllde en i gruppen jämnt och teamet skulle fira med en middag efter jobbet. Att de inte bjuder med mig som deras chef har jag full förståelse för, men det gjorde mig beklämd när jag, av en händelse, fick reda på att alla i gruppen var inbjudna till festligheterna – utom den medarbetaren.

Efter det har jag börjat se mer subtila signaler, som blickar och tonfall, även under arbetstid, men har inga bevis för någon regelrätt mobbning. Först och främst värnar jag givetvis om min medarbetares mående och vill reda ut orsaken till beteendet innan det eskalerar och påverkar verksamheten. Men som chef känns det samtidigt orimligt att ha åsikter om vem personalen väljer att umgås med på fritiden. Ska jag ta upp det här med gruppen, enbart prata med medarbetaren eller avvakta?
 

Alexandra Thomas

SVAR: Det låter som om situationen pågått ett tag och det är positivt att du funderar på att agera innan det blir värre.

Börja med att prata enskilt med den utfrysta medarbetaren och berätta vad du uppmärksammat. Fråga hur hen upplever sin arbetssituation, hur hen trivs i gruppen och om det finns något hen vill dela. I och med detta kommer du att förstå hens situation bättre och förhoppningsvis även orsaken till att det har blivit som det blivit mellan kollegorna.

Ibland blir man förvånad över vad som ligger bakom vissa beteenden, men frågar vi inte kan vi aldrig veta säkert. Just den här situationen kan ha orsakats av alltifrån avundsjuka till missförstånd eller av att medarbetaren faktiskt väljer att hålla sig för sig själv.

Oavsett anledning påverkar exkluderingen er arbetsmiljö. Därför är det viktigt att ha ett samtal eller en workshop i gruppen om hur ni vill ha det på arbetsplatsen. Hur kan ni bäst samarbeta, hur åstadkommer ni resultat tillsammans och när trivs medarbetarna – och inte? Involvera alla i gruppen i samtalet och fokusera på att skapa en trygg miljö där alla vågar säga sin åsikt.

Som chef är du en förebild för inkludering, respekt och samarbete, så försök att modellera dessa värden i ert samtal. Det kan också vara värdefullt att bryta upp olika roller och konstellationer så att fler, och olika grupperingar, får jobba tillsammans.

När du pratat med gruppen, fortsätt då att uppmärksamma vad som pågår och var observant på hur gruppdynamiken utvecklar sig. Upptäcker du att specifika personer fortsätter att frysa ut med blickar och tonfall behöver de få enskild feedback. Sätt principer och gränser för vad som är accepterade beteenden i gruppen och följ regelbundet upp hur den utfrysta medarbetaren trivs och om hen upplever att hon blivit mer inkluderad. Lycka till!

ALEXANDRA THOMAS

GÖR: Psykolog, författare och specialist i organisationspsykologi på Creative Compassion. Inspirationsföreläsare och författare till boken Compassionfokuserat ledarskap, utsedd till Årets HR-bok 2025.
ÅLDER: 47.
KARRIÄR: Facilitator, partner, mentor och regionchef. Har tidigare jobbat som skolpsykolog och på Bup.