Så var ska man börja? En god idé är att se över förra årets samtal. Vilka individuella mål har medarbetaren satt upp och har de uppfyllts? Förbered dig själv genom att tänka över vilka argument du har och underbygg dina argument noga. Tydlighet är chefens bästa vän.

- Syftet med ett lönesamtal är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter. Som chef ska du berätta hur du bedömer att medarbetaren levererat under året och sedan lyssna till hur medarbetaren ser på sin prestation. Då kan det komma upp saker som du inte har uppmärksammat, vilket kan ändra din bedömning, säger Anders Eriksson, som är regional ombudsman och chefsombudsman på Unionen Stockholm och håller utbildningar för chefsmedlemmar bland annat i att hålla lönesamtal.

Om det finns ett löneavtal så finns det oftast riktlinjer för hur ett lönesamtal ska gå till, som antingen fackklubben och företaget har förhandlat fram eller företaget ensamt har satt upp. I bästa fall finns även kriterier för hur man gör bedömningar av kompetens, men finns inte det kan du som chef ställa krav på ledningen att få ett sådant underlag. Att sätta lön utan att veta vad det baseras på är inte bara svårt, utan omöjligt.

- Det ska inte vara din subjektiva tolkning som chef som ska ligga till grund för lönesättning. Kriterierna ska vara tydlig och kopplade till företaget. Anser man att social kompetens är viktigt så ska man vara tydliga med vad som menas med det på just den här arbetsplatsen. Som chef ska du också bortse från det som inte nödvändigtvis är relevant, exempelvis att du inte klickar med en person, säger Anders Eriksson.

Avsätt ungefär en timme för samtalet och försök att sitta ned på en neutral plats. Ni ska vara jämbördiga parter och sker mötet på ditt kontor kan det kännas som om du har ett övertag. Särskilt om du behöver framföra kritik.

- Om en person har underpresterat är det viktigt att vara tydlig med det och inte linda in det, eller undvika att framföra det för att det känns jobbigt. Det är också en del i utvecklingsarbetet och gör förhoppningsvis att personen presterar bättre under kommande år.

Hur man framför kritik beror förstås på vem du pratar med. Alla människor reagerar olika på information. Någon tar illa vid sig medan en annan rycker på axlarna. Om du lärt känna din arbetsgrupp blir det lättare att anpassa information efter person.

- För de chefer som tycker att hela löneprocessen är jobbig tycker jag att man ska tänka att det är utvecklande för hela organisationen. Det handlar inte bara om att fördela löneutrymme utan också om att vara tydlig med hur jag tycker att du har levererat och vad du kan göra för att komma framåt.

Många företag passar på att ha utvecklingssamtal samtidigt som lönesamtalet. Men det är inte att rekommendera. Dels har de två olika syften. Dels kan det vara svårt att hålla isär dem under samtalets gång.

- Det kan vara svårt att framföra kritik om hur året har gått och sedan slå om och prata kompetensutveckling och positiva framtidsutsikter under samma samtal. Det kan behövas lite andrum emellan.

Ibland finns det en känsla av orättvisa i gruppen. Du och dina medarbetare har kanske inte alls samma bild av hur lönen ska fördelas. Då är det återigen viktigt med en tydlighet kring hur kriterierna ser ut och hur de ska tolkas. Individuell lönesättning innebär att du ska se dina anställdas prestation i förhållande till deras egna individuella mål och inte mot andra i gruppen. Finns det en orättvisa i lönestrukturen – att någon har lägre lön än någon annan med samma arbetsuppgifter utan att det är motiverat så bör man se över det på en övergripande nivå i företaget.

- Facket kan också vara en hjälp för dig som chef. De kan hjälpa medlemmarna att förstå avtalen och hur de fungerar. Om de anställda förstår hur löneprocessen går till blir det färre missförstånd och mindre missnöje.

Att chef och medarbetare förstår varandras argument under lönesamtalet är nödvändigt. Försök att vara prestigelös och lyssna på alla funderingar som kommer upp.

- Om du och din medarbetare når fram till varandra är mycket vunnet. Ett lyckat lönesamtal kan vara viktigt om det finns en liten pott på företaget och att löneökningen inte blir så stor i kronor räknat. En rättvis bedömning utefter prestation kan ofta vara värt mer än kronor i slutänden, säger Anders Eriksson.