Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Okej med emoji i jobbmejl?
Tumme upp och en figur som skrattar så att den gråter. Vi är vana vid att använda emojis i sms och mejl till folk vi känner. Men är det okej att använda dem i jobbmejl? Svar: det beror på vem du frågar.
Den första emojin såg dagens ljus i slutet av 90-talet. Sedan dess har antalet exploderat och i varje smartphone finns nu hundratals emojis. Den som vill uttrycka sig med glada bajskorvar, brustna hjärtan, klappande händer eller flexande biceps har alla möjligheter att göra det.
Men frågan är om man får använda dem i jobbsammanhang? Här verkar åsikterna gå isär. Förra året lät en grupp forskare 549 försökspersoner från olika länder läsa påhittade jobbmejl. I en del av dem fanns emojis, i andra inte. Personerna skulle sedan bedöma avsändarens ”värme och kompetens”. En emoji i mejlet påverkade inte uppfattningen om avsändarens värme – men gjorde att avsändaren betraktades som mindre kompetent.
I en artikel i Dagens Nyheter från 2016 röt Olle Bälter, docent i människa-datorinteraktion på KTH, ifrån mot användandet av glada gubbar i jobbmejl. Han tyckte att en smiley gav ett oseriöst och slarvigt intryck.
– Känslan blir att mejlet är ett hastverk du rafsat ihop utan större omsorg om hur du uttrycker dig. Smileys är ett sätt att visa känslor som inte går fram när man skriver, jämfört med ett telefonsamtal. En skriven arbetsrelaterad kommunikation ska inte vara oklar, den får inte lämna tolkningsutrymme, sa han.
Men det finns dem som försvarar användandet av emojis i jobbsammanhang. En av dem är copywritern Anna Kleinwichs Magnusson som driver Stockholms skrivbyrå och Knack rekrytering. Hon är övertygad om att emojin är här för att stanna.
– Jag ser dem som ett sätt att bygga relationer, som ett sätt att närma oss varandra. Med en nära relation arbetar vi bättre tillsammans och därför platsar de även i jobbsammanhang.
Anna Kleinwichs Magnusson tycker till och med att det kan vara oförskämt att inte använda smileys.
– Om jag får ett mejl som innehåller emojis och svarar utan emojis och med en formell ton kan det uppfattas som avvisande och arrogant. På samma sätt som man kan bli betraktad som inkompetent bara för att man använder en emoji kan den som inte fattar tonläget uppfattas som stelbent och socialt inkompetent. Bildspråket har tagit plats i skriftspråket och fungerar väldigt bra när man måste svara snabbt. Med en emoji kan jag visa att jag inte är irriterad, trots att jag svarar kortfattat från mobilen eller skickar sms till en kollega.
Men användandet av emojis måste – i likhet med andra former av kommunikation – anpassas efter vem man skriver till och i vilket sammanhang.
– Jag skulle kanske inte använda emojis i ett första affärsmejl. Det är lite framfusigt. Man kan likna det med ett första affärsmöte där man tar i hand och är mer formell. Men när relationen väl har kommit igång, när man har bestämt att man ska jobba tillsammans, kan man absolut använda emojis.
Hur och vilka vi använder är delvis en generationsfråga, tror Anna Kleinwichs Magnusson. För många yngre är de en självklarhet – åtminstone i vissa sammanhang.
– Yngre människor är mer vana vid att använda olika sätt att uttrycka sig på beroende på sammanhang. De använder ett visst språk när de skriver till sina kompisar och ett annat när de mejlar till chefen. Äldre generationer fick lära sig att skriva ordentligt, oavsett om vi skrev ett skolarbete eller till en brevvän.
Gäller olika regler i olika branscher? Kan en handläggare på Försäkringskassan svara med en tumme upp till någon som har mejlat in ett sjukintyg?
– Det är en svår fråga. En del mottagare skulle tycka att det var bra, andra skulle bli upprörda. I kommunikationsbranschen är emojis självklara, men jag gissar att de i vissa branscher kan uppfattas som oseriösa.
Institutet för språk och folkminnen verkar inne på samma spår. På sin webbsida skriver institutet att emojis kan komplettera och nyansera budskap i text, men att de inte självklart platsar i mejl mellan kollegor. Och myndigheter ska helst hålla sig borta från glada bajskorvar, brustna hjärtan, klappande händer och flexande biceps: ”I offentlig text lämpar de sig sällan, då de kan ge ett oseriöst intryck.”
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
När privatlivet kraschar - Peder om kollegornas stöd
De flesta har någon gång haft privata problem som påverkat jobbet. Men när är det okej att berätta om det för sina kollegor? Peder Nääs Sundemyr var öppen när han var i en långvarig kris – och möttes av stöd.
Peder Nääs Sundemyr och hans sambo Emma Ångström längtade efter barn. Efter att ha varit tillsammans i fem år tyckte de att det var dags att bilda familj. De blev gravida men fick missfall. Efter en tid blev Emma gravid på nytt. Även denna graviditet slutade dåligt.
– Då började vi bli oroliga och beslöt att göra en utredning. Men den visade ingenting, berättar han och förklarar att de inte hade några problem med att bli gravida, svårigheten låg i att behålla barnet. Sex missfall på fem år, varav en tvillinggraviditet, drabbades de av.
Peder Nääs Sundemyr minns situationen hemma som oerhört tuff – och svår att balansera med arbetslivet.
– Det var som en bergochdalbana av hopp och förtvivlan. Det blev värre och värre i takt med att längtan efter barn växte. Vardagsslitet, jobbet, nöjen, andra drömmar om framtiden – allt kändes tomt.
Problemen gick ut över jobbet
Han inser i dag att hans arbetsförmåga inte var på topp, men då såg han det inte eftersom han mådde så dåligt.
– Jag hade långa startsträckor, svårt att minnas, tappade bollar, var omotiverad, hade svårt med koncentrationen, var distraherad och hade ångest.
Situationen försvårades ytterligare då Peder Nääs Sundemyr i sin yrkesroll utöver kollegorna på jobbet även hade externa jobbkontakter som inte kände honom så väl.
– I efterhand har jag insett att många uppfattade mig som arrogant och ointresserad. Men det var bara ett uttryck för hur jag mådde. Folk dömer för snabbt. De reflekterar inte över att ens beteende kan handla om ett tillstånd man befinner sig i och inget annat.
Peder Nääs Sundemyr förstår att vissa väljer att lämna privata bekymmer hemma. Men då handlar det oftast om ett ”vanligt” dåligt mående och inte om en kris, menar han.
– I en kris spelar det väldigt liten roll hur mycket du biter ihop och försöker köra på som vanligt, även på kort sikt kan det göra mycket skada.
Inte självklart att berätta
Under de jobbiga åren arbetade Peder Nääs Sundemyr på två olika arbetsplatser där han var öppen med vad han och Emma gick igenom. Men det var inget självklart till en början.
– Jag ville ha kvar en plats i livet som var vanlig – min yrkesroll. Men det visade sig snabbt att det inte höll. Det kunde inte vara som vanligt, inte ens i närheten, så att hålla tyst kändes aldrig som ett val. Jag var tvungen att berätta eftersom jag inte fungerade som förväntat.
Han berättade först för chefen och därefter för sina kollegor. Chefen var förstående, inbjöd till samtal och anpassade hans arbetsuppgifter.
– Jag slapp en del jobbiga arbetsuppgifter och det sågs inte konstigt att jag var på så många vårdbesök med Emma. Kollegorna var också förstående och stöttande, några frågade hur de kunde avlasta mig.
Blev sjukskriven
Peder Nääs Sundemyr blev sjukskriven i kortare perioder eftersom han var tvungen att assistera Emma vid alla medicinska aborter som gjordes hemma.
– Alla missfall var så kallade uteblivna och det behövdes mediciner för att sätta i gång dem. De gjorde att Emma mådde jättedåligt även fysiskt och inte klarade sig på egen hand.
Men trots alla anpassningar fortsatte det att vara svårt för honom att inse hur pass mycket han klarade av.
– Det hände att jag lovade saker som jag sedan inte kunde hålla, trappade upp för snabbt och hemlighöll det. Det gjorde att jag mådde ännu sämre.
Behandlades annorlunda som man
Peder Nääs Sundemyr fick också uppleva hur annorlunda män som ”drabbas” av missfall behandlas. Han minns att många frågade hur det var med Emma, men inte hur han själv mådde.
– Jag var med om vårdbesök där jag som man knappt fick ögonkontakt. Såklart är det en uppenbar skillnad eftersom kvinnan är själva patienten. Det är hon som upplever allt det kroppsligt jobbiga. Men vi män behöver också få lite omsorg. En dröm har gått sönder och förlusten är ju densamma för oss båda.
Som om missfallen inte var nog råkade Peder Nääs Sundemyr ut för ytterligare en stor kris under samma period.
– Det var en närstående till mig som blev allvarligt psykiskt sjuk och fick sluten vård. Vid två tillfällen behövde jag åka i väg snabbt från jobbet för att leta eftersom hen hade försvunnit och var en fara för sig själv.
En chef förstod inte alls
Han berättar att han under den perioden hade en annan chef som inte alls visade samma förståelse.
– Till slut blev allt för mycket. Både kroppen och psyket stängde ner och jag slutade fungera på alla plan och blev sjukskriven på heltid. Efter det dröjde det många månader innan jag började jobba igen.
Peder Nääs Sundemyr kom aldrig tillbaka till sin gamla arbetsplats. Han fick ett nytt arbete där han arbetar än i dag. Och så äntligen – 2020 fick han och Emma en efterlängtad liten Bruno.
– Det var som om en förbannelse som lyftes. In i det sista vågade jag inte hoppas. Men så kom han till slut, det kändes overkligt. Eftersom vi i så många år varit inställda på att det var det här vi ville var det som att livet fortsatte efter att tiden frusit. I april 2022 fick Bruno en lillasyster, Iris. Henne vågade vi hoppas på.
Text: KATARINA MARKIEWICZ
Peders råd till andra
➧ Sök vård. En kris är inte samma sak som dåligt mående och kan vara svår att klara av själv.
➧ Låtsas inte att allt är som vanligt på jobbet. Det tar för mycket kraft och fungerar inte i längden.
➧ Var öppen. Att hålla isär arbetslivet och det privata – särskilt vid en kris – är omöjligt. Livet kan inte segmenteras, det är ett och samma.
➧ Var öppen med vad du klarar av. Kanske behöver du vara deltidssjukskriven eller slippa vissa arbetsuppgifter.
➧ Lova inte för mycket. Det blir en ond spiral av stress som går ut över krishanteringen.
➧ När du pratar med chefen stanna inte vid ”det här har hänt och är jobbigt”. Berätta hur du mår, hur det påverkar dig, vad du klarar av och vilken hjälp du behöver av chef och kollegor.
Psykologen: ”Att dölja förvärrar”
Det är bättre att berätta hur man mår för dem man litar på, menar psykologen Alexandra Thomas.
Var går egentligen gränsen mellan jobb och det privata? Alexandra Thomas, psykolog och specialist i organisationspsykologi, tycker att gränsen i Peders och Emmas fall är väldigt tydlig, när Peder beskriver hur han först stänger av, börjar uppfattas som arrogant och till slut får allt svårare att fungera.
– Här genomsyras jobbet alltmer av de extrema påfrestningarna som paret går igenom. Men generellt är det svårt att säga var gränsen går, då det finns olika grader av både kris och psykisk ohälsa. I vissa fall kanske man själv inte märker, eller vill märka, hur långt det har gått.
– I sådana lägen blir relationen till en uppmärksam chef och omtänksamma kollegor, som kan ställa frågor och beskriva vad de ser, särskilt viktig. Ibland kanske inte tilliten är den bästa till den närmaste chefen, men att dölja sitt mående förvärrar bara situationen. Bättre då att sakligt berätta hur det ligger till och öppna upp mer för dem man litar på.
Alexandra Thomas menar att chef och arbetsgivare har skyldighet att anpassa arbetet till medarbetarens behov.
– Att som ledare visa förståelse och anpassa arbetsbördan efter förmåga ökar sannolikheten för att medarbetaren kommer tillbaka och börjar fungera som vanligt. Utöver att det signalerar ett människovänligt ledarskap skapar det lojala medarbetare och en arbetsplats där den anställda tillåts vara på jobbet med hela sig själv och sin livssituation.
Alexandra Thomas förespråkar ett så kallat compassion-fokuserat ledarskap.
– Det delas in i fyra steg, där både ledare och medarbetare uppmärksammar om en kollega inte verkar må bra. Därefter försöker man förstå orsaken och visar empati. Men det viktigaste är att inte fastna vid den empatiska reaktionen, utan även agera så att den andras situation förändras till det bättre.
Hennes råd till kollegor som märker att en medarbetare inte mår bra är att visa att man finns när kollegan är redo att öppna upp.
– Håll dig lugn och lyssna hellre än att prata. Ställ frågor, inte av nyfikenhet utan för att förstå så att du kan avlasta och stötta. Ta egna initiativ. Det räcker ofta med små handlingar, som att köpa lunch, hjälpa till med en trasslig utskrift eller bara ta en kaffe och lyssna.
