Pandemin lärde oss att jobba hemifrån. Visst har det ibland varit bökigt att jobba på distans: alla videomöten, mejl, chattar och telefonsamtal. Men det underlättade att alla på kontoret jobbade på distans.
Hybridkontor ställer andra krav
Nu är läget ett annat. Några vill gärna fortsätta jobba på distans, andra vill kanske tillbaka till kontoret. Olika medarbetare kan dessutom ha olika önskemål om hur de vill jobba. Den här formen av hybridkontor ställer nya krav på medarbetarna – och på cheferna.
Oscar Berg är oberoende konsult och expert på digitalt samarbete och hjälper företag att ta till sig digitaliseringens möjligheter. Han är övertygad om att distansarbetet är här för att stanna.
– Nu handlar det om att fortsätta på den inslagna vägen. Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg. Folk har tillåtits ödsla en massa tid på resor och möten för att ingen har sett alternativen. Nu har vi gjort det. Det handlar inte om två dagar hemifrån och tre dagar på kontoret, det handlar om att det är medarbetarnas behov som ska styra. Vad du ska göra och med vem avgör varifrån du arbetar, säger han.
Ju förr vi inser att arbetssätten kommer att digitaliseras, desto bättre, enligt Oscar Berg. Och du som chef behöver fundera på hur du vill leda i en digital miljö.
– Ledarna måste bli mer stöttande, lyssna mer, ge förutsättningar. Det är en fortsättning på paradigmskiftet från hierarkiska organisationer till självledande organisationer. Medarbetarna måste kunna fatta sina egna beslut, organisationerna måste decentraliseras. Ledaren blir den som visar vägen och som har en vision om vart företaget ska.
Det är medarbetarnas behov som ska styra
Konkret innebär ett digitalt arbetssätt att se till att all dokumentation finns digitalt och att alla möten är digitala – oavsett om medarbetarna är på kontoret eller inte.
– Även det som händer på kontoret måste vara digitalt. Innan pandemin hände det att någon ringde in via Skype, men den personen var aldrig riktigt med på mötet: det egentliga mötet hölls på kontoret. Men även möten på kontoret måste vara digitala. När verktygen utvecklas kan vi göra allt det vi gör vid ett fysiskt möte vid ett digitalt möte, säger Oscar Berg.
Även Johanna Olsson, grundare av The Hows, som coachar chefer i distansarbete, betonar vikten av att tänka ”digitalt först”.
– Självklart ska man inte förbjuda folk att äta lunch på kontoret. Man kan fortfarande ha fysiska möten, men då ska alla ha en dator framför sig så att den som är med på distans också kan se ansiktsuttryck och känna sig delaktig. Vi måste designa arbetssituationen så att den passar ett digitalt arbetsliv, säger hon.
Hon anser att man som chef ska ta tillvara på det medarbetarna har lärt sig under pandemiåret.
– Som chef måste man vara tydlig med hur man vill ha det. Och det är en bra idé att inkludera medarbetarna när man ska bestämma hur arbetet ska utföras. Vi behöver få vara med och bestämma hur vi vill ha det i våra liv. Nu har vi ju över ett års erfarenhet av hur det är att arbeta på distans och för företagen är det dags att skörda frukten av de erfarenheterna.
Sämre kreativitet på distans
Leif Denti är professor i psykologi vid Göteborgs universitet. Han håller med om att det finns flera positiva aspekter av distansarbetet, men ser flera fallgropar för företag som helt slopar kontorsarbetet. Avancerade processer, som beslutsfattande och problemlösning, klarar vi bättre när vi träffas fysiskt, enligt Leif Denti. Det beror bland annat på att interaktionen blir fattigare på distans.
Arbetet kommer att digitaliseras, det finns ingen annan utväg
– Vi ser inte hur andra reagerar på det vi säger i ett videomöte. Det är svårt att avläsa om någon är entusiastisk eller skeptisk, alla nyanser är som bortblåsta. För att väga upp det måste vi vara mer verbala, men i ett videomöte är vi mindre verbala än i ett fysiskt. Det är lättare att bli passiv och prata mindre.
Distansarbetare kan också drabbas av social och professionell isolering. Det innebär att vi får svårare att känna gemenskap med kollegor och att veta vår plats i organisationen. Dessutom blir kreativiteten lidande, enligt Leif Denti.
– Jag tror att företagen behöver hitta en modell där medarbetarna arbetar hemma mellan en och tre dagar i veckan. Då kan man till exempel bestämma att alla kommer in till kontoret på måndagar eller tisdagar för att klara av avancerade samtal och det sociala.
"Företag är ofta skapade av nördar"
Oscar Berg är av en delvis annan åsikt. Han håller med om att vi behöver platser att träffas på, men tror inte att kreativiteten blir lidande av distansarbete.
– Kreativa teknikföretag är ju ofta skapade av nördar som har suttit i sina källare och chattat med varandra. Många kreativa människor är introverta och är betydligt kreativare när de inte behöver vara på ett kontor. När vi inte behöver vara på kontoren kan vi ha mer fokus på det vi skapar. Varför skulle det vara mer kreativt att prata med samma människor på ett kontor än att inspireras av resten av världen?
5 tips för hybridkontoret
- Prata med din chef och dina kollegor. Hur vill ni arbeta? Vad har ni lärt er av att arbeta på distans? Vilka arbetsuppgifter är bäst att göra på distans respektive på kontoret? Kom överens om gemensamma arbetssätt.
- Se till att all dokumentation finns digitalt. Då ökar möjligheten att distansarbetare och kontorsarbetare får ta del av samma information. Om något bestäms på lunchrasten eller vid kaffemaskinen måste alla kunna ta del av det.
- Gör alla möten digitala, även om delar av arbetsstyrkan är på kontoret. Den som är med på mötet på distans ska känna sig lika delaktig som övriga.
- Använd de digitala verktygen. Med digitala anslagstavlor, digitala post-it-lappar, digitala anteckningsböcker, chattar, videomöten, projektledningsverktyg och liknande blir skillnaderna mellan kontors- och distansarbete små.
- Låt arbetsuppgifterna styra varifrån arbetet ska utföras.
