Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsrätt

Vanliga frågor till Datainspektionen om kontroll av e-post

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Anita Täpp Publicerad 5 december 2017, kl 16:30

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.

Arbetsgivare:
Jag som arbetsgivare äger utrustningen. Då har jag väl också rätt att ta del av all information som finns sparad på datorerna?

DI:
Nej. Även om man har rätt att sätta upp regler för hur utrustningen får användas och då också tydligt informerar om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan ske och syftet med dessa så får man som huvudregel inte ta del av en anställds privata e-post eller privata filer. Det är bara tillåtet i undantagsfall, som vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller att en anställd använder IT-utrustningen i strid med arbetsgivarens regler och riktlinjer. En kontroll får heller aldrig göras godtyckligt eller vara mer ingripande än nödvändigt.

 

Arbetsgivare:
En tidigare anställd har slutat. Eftersom det kan komma in viktiga arbetsrelaterade mejl till dennes e-post vill jag ha åtkomst dit och fortsätta ha kontot öppet. Är det ok?

DI:
Man får inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. När en anställning upphör finns det oftast ingen grund för att spara e-postkontot. Det ska då tas bort inom rimlig tid, normalt inom en månad. Man bör ha rutiner för hur e-postkontot ska hanteras då någon slutar. Exempelvis att den anställde själv rensar sin e-post och då avskiljer det som är privat för att överlämna annan relevant information till en chef eller en kollega. I vissa fall kan det vara motiverat att exempelvis en chef får den anställdes samtycke till att kunna gå in på e-postkontot under en övergångsperiod.

 

Arbetsgivare:
Jag misstänker starkt att en anställd använder e-posten på ett sätt som inte är ok och som är i strid med våra riktlinjer på arbetsplatsen. Får jag kontrollera detta?

DI:
Om man har lämnat tydlig information om vilka regler som finns för e-posten på arbetsplatsen och vilka kontroller som kan komma att ske så kan det vara tillåtet att utföra en sådan kontroll förutsatt att man har en allvarlig misstanke om att en anställd använder utrustningen i strid med riktlinjerna. Men då får ändå inte kontrollen vara för ingripande. Att den är proportionerlig i förhållande till den anställdes skydd av sin personliga integritet är en bedömning som arbetsgivaren har ansvar för att göra.

 

Några typiska frågor som Datainspektionen (DI) tar emot från fackförbund och anställda angående kontroll av e-post.

Fackförbund/anställd:
En arbetsgivare har information om en anställd som arbetsgivaren bara kan ha fått genom den anställdes e-post. Kan arbetsgivaren ha kollat den anställdes e-post och är det i så fall ok?

DI:
För att en arbetsgivare ska få utföra kontroller måste de anställda först ha fått information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen när det gäller e-posten och internetanvändningen. Personalen ska då också ha informerats om vilka kontroller som kan göras och varför de görs i så fall. Arbetsgivaren måste också alltid ha ett berättigat syfte med kontrollen. Den får inte vara godtycklig eller mer ingripande än nödvändigt.

 

Fackförbund/anställd:
Trots att den anställde nu har slutat så är den tidigare anställdes e-postkonto fortfarande aktivt. Är det tillåtet för arbetsgivaren att fortsätta ha det aktivt? Då finns ju en risk att privata mejl kommer in som arbetsgivaren läser.

DI:
Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, i normalfallet inom en månad. En arbetsgivare har normalt sett inte heller rätt att ta del av privat information i den anställdes e-post. Bara i undantagsfall kan det vara tillåtet, som om det finns en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende.

Om man ska sluta på en arbetsplats är det bra att att gå igenom sin e-post och då radera eller flytta sina privata mejl och sedan överlämna det som behövs i den fortsatta verksamheten till en någon annan på arbetsplatsen.

Arbetsrätt

Sjuk blev uppsagd via sms

När kvinnan informerat chefen om sin förlängda sjukskrivning fick hon ett sms att hon blivit uppsagd. Nu stämmer Unionen arbetsgivaren i Arbetsdomstolen.
Anita Täpp Publicerad 1 februari 2023, kl 15:32
  Ett tomt kontorsskrivbord med dator. Infällt i bilden en kopia på arbetsgivarens sms till den uppsagda kvinnan.
Chefen sade upp kvinnan - via sms. "På skoj", enligt arbetsgivaren som nu stäms i AD.
OBS: sms.et i bild har rekonstruerats av Kollegas redaktion.
Foto: Staffan Löwstedt/SvD/TT och Kollega-redaktionen.

Kvinnan var anställd som receptionist på en tandläkarmottagning i södra Sverige när hon blev sjuk i augusti förra året. När en läkare förlängde hennes sjukskrivning fram till den 28 oktober skickade hon ett sms till sin chef om det.

I svaret från chefen stod: ”Sjukskriven fram till 2022-10-18?? Då vill du inte jobba längre Vi kan inte vara utan receptionist till slutet av oktober Jag säger upp dig från och med i dag Tack.”

Sedan kvinnan tagit kontakt med Unionen kallade förbundet arbetsgivaren till en förhandling som hölls den 29 september.

Var bara "på skoj"

Då påpekade Unionens förhandlare att arbetsgivarens uppsägning med omedelbar verkan kan jämställas med ett avskedande och att bolaget inte heller följt de regler som då ska följas. Som att kvinnan skulle ha underrättats och att Unionen skulle ha varslats om avskedandet.

Men vid förhandlingen framhöll arbetsgivaren att textmeddelandet hade skickats ”på skoj”.

I stämningsansökan till AD påpekar Unionen att kvinnan inte uppfattade meddelandet som ett skämt och att det inte heller finns något i det som antyder att det inte skulle vara allvarligt menat. Därför är påståendet att det bara rörde sig om ett skämt en uppenbar efterhandskonstruktion, menar förbundet.

Kräver 150 000 i skadestånd

Unionen framhåller också att även om arbetsgivaren efter avskedandet till viss del har agerat som om kvinnan åter varit anställd, liksom att man under förhandlingen också välkomnat kvinnan tillbaka till arbetsplatsen, inte förtar brottet mot anställningsskyddet.

Därför har nu förbundet, efter en resultatlös central förhandling, beslutat driva saken till AD. Om domstolen finner att kvinnan har avskedats utan laga skäl för avskedandet yrkar Unionen på att hon ska få ett skadestånd på 150 000 kronor.

Om AD i stället anser att kvinnan har sagts upp utan sakligt grund är skadeståndskravet 120 000 kronor.