Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsrätt

Vanliga frågor till Datainspektionen om kontroll av e-post

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.
Anita Täpp Publicerad

Vanliga frågor från arbetsgivare till Datainspektionen (DI) angående kontroll av e-post.

Arbetsgivare:
Jag som arbetsgivare äger utrustningen. Då har jag väl också rätt att ta del av all information som finns sparad på datorerna?

DI:
Nej. Även om man har rätt att sätta upp regler för hur utrustningen får användas och då också tydligt informerar om vilka regler som gäller, vilka kontroller som kan ske och syftet med dessa så får man som huvudregel inte ta del av en anställds privata e-post eller privata filer. Det är bara tillåtet i undantagsfall, som vid en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende eller att en anställd använder IT-utrustningen i strid med arbetsgivarens regler och riktlinjer. En kontroll får heller aldrig göras godtyckligt eller vara mer ingripande än nödvändigt.

 

Arbetsgivare:
En tidigare anställd har slutat. Eftersom det kan komma in viktiga arbetsrelaterade mejl till dennes e-post vill jag ha åtkomst dit och fortsätta ha kontot öppet. Är det ok?

DI:
Man får inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. När en anställning upphör finns det oftast ingen grund för att spara e-postkontot. Det ska då tas bort inom rimlig tid, normalt inom en månad. Man bör ha rutiner för hur e-postkontot ska hanteras då någon slutar. Exempelvis att den anställde själv rensar sin e-post och då avskiljer det som är privat för att överlämna annan relevant information till en chef eller en kollega. I vissa fall kan det vara motiverat att exempelvis en chef får den anställdes samtycke till att kunna gå in på e-postkontot under en övergångsperiod.

 

Arbetsgivare:
Jag misstänker starkt att en anställd använder e-posten på ett sätt som inte är ok och som är i strid med våra riktlinjer på arbetsplatsen. Får jag kontrollera detta?

DI:
Om man har lämnat tydlig information om vilka regler som finns för e-posten på arbetsplatsen och vilka kontroller som kan komma att ske så kan det vara tillåtet att utföra en sådan kontroll förutsatt att man har en allvarlig misstanke om att en anställd använder utrustningen i strid med riktlinjerna. Men då får ändå inte kontrollen vara för ingripande. Att den är proportionerlig i förhållande till den anställdes skydd av sin personliga integritet är en bedömning som arbetsgivaren har ansvar för att göra.

 

Några typiska frågor som Datainspektionen (DI) tar emot från fackförbund och anställda angående kontroll av e-post.

Fackförbund/anställd:
En arbetsgivare har information om en anställd som arbetsgivaren bara kan ha fått genom den anställdes e-post. Kan arbetsgivaren ha kollat den anställdes e-post och är det i så fall ok?

DI:
För att en arbetsgivare ska få utföra kontroller måste de anställda först ha fått information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen när det gäller e-posten och internetanvändningen. Personalen ska då också ha informerats om vilka kontroller som kan göras och varför de görs i så fall. Arbetsgivaren måste också alltid ha ett berättigat syfte med kontrollen. Den får inte vara godtycklig eller mer ingripande än nödvändigt.

 

Fackförbund/anställd:
Trots att den anställde nu har slutat så är den tidigare anställdes e-postkonto fortfarande aktivt. Är det tillåtet för arbetsgivaren att fortsätta ha det aktivt? Då finns ju en risk att privata mejl kommer in som arbetsgivaren läser.

DI:
Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, i normalfallet inom en månad. En arbetsgivare har normalt sett inte heller rätt att ta del av privat information i den anställdes e-post. Bara i undantagsfall kan det vara tillåtet, som om det finns en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende.

Om man ska sluta på en arbetsplats är det bra att att gå igenom sin e-post och då radera eller flytta sina privata mejl och sedan överlämna det som behövs i den fortsatta verksamheten till en någon annan på arbetsplatsen.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
C&K 2-25

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsrätt

7 saker att påminna ditt barn om – inför sommarjobbet

Ska din tonåring jobba i sommar? För många är sommarjobbet första kontakten med arbetslivet. Här är några saker du som förälder kan påminna om.
Lina Björk Publicerad 22 maj 2025, kl 06:02
barn som klipper gräsmatta
Ett sommarjobb är ett bra första steg in i arbetslivet. Men har din tonåring koll på sina rättigheter? Foto: Colourbox

1. Anställningsavtal

Har ditt barn ett anställningsavtal? I ett sådant framgår vilka arbetsuppgifter du har och vilken lön du ska få. Där står också vilket datum du börjat och slutar. 

 

2. Skador på jobbet

Om arbetsplatsen har ett kollektivavtal är din tonåring automatiskt försäkrad om något skulle hända på jobbet. Om det inte finns, kan det vara en bra idé att fråga vilka försäkringar som skulle täcka en skada.  

 

3. Åldersgräns på arbetsuppgifter

Barn under 13 år får inte arbeta, men det finns vissa undantag. Exempel på det kan vara trädgårdsarbete, frukt och bärplockning och att mata djur. Är ditt barn mellan 13 till 15 får hen ha ett enklare och riskfritt arbete som att stå i kiosk eller affär, men inte jobba ensam. Chefen måste också ha ett intyg från dig som förälder att du godkänner att ditt barn arbetar. Barn som är äldre än 15 år får ha ett ”normalt och ofarligt arbete”. Några saker som dock är helt förbjudna är: arbete med asbest, dykning, transport av pengar eller riskfyllda arbetsuppgifter som utförs ensam. 

 

4. Provjobba gratis

Att provjobba några pass eller dagar är ett bra sätt att känna efter om jobbet passar. Men din tonåring ska inte jobba gratis. Om företaget har kollektivavtal är arbetsgivaren skyldig att erbjuda den lägsta lön som avtalet säger. Finns inget kollektivavtal finns inte det kravet. Det kan också hända att arbetsgivaren ber din tonåring att gå hem för att det är dåligt väder eller för få kunder. Sådana ”regnavtal” är inte tillåtna. Har du ett schema så ska du jobba de timmarna. 

 

5. Jobba svart

Visst kan det vara frestande med några extra tusenlappar på kontot om varken din tonåring eller arbetsgivaren betalar skatt. Men förutom att det är olagligt är det flera saker som kan hända: Ditt barn får ingen hjälp om chefen vägrar betala ut lön, det finns inga försäkringar under arbetstid, man går miste om semesterersättning, övertidsersättning och sjukersättning med mera. 

 

6. Betala skatt

 Om ditt barn tjänar mindre än 24 873 kronor per år så behöver hen inte betala någon skatt. Om man redan innan jobbet påbörjas vet att man inte kommer att tjäna mer så går det att fylla i en blankett som ska lämnas till arbetsgivaren. Då kommer arbetsgivaren inte att dra någon skatt på lönen. I annat fall får man tillbaka pengarna i samband med deklarationen. 

 

7. Ringa sig sjuk och sjuklön

 Vanligtvis räcker det att skicka ett sms, eller ringa chefen och säga att du inte kan komma. För att få pengar från arbetsgivaren (sjuklön) ska anställningen vara mer än en månad.

Källa: Arbetsmiljöverket, Unionen, LO, Skatteverket.