Hur du använder ditt e-postkonto och vad du gör med dina mejl är kanske självklart för dig, men precis som med all annan kommunikation är det ofta personligt. Såväl ditt sätt att läsa, hantera och skicka mejl är ofta en blandning av gammal vana och preferenser. Vissa missar är vanligare än andra, här får du hjälp att lösa de mest frekventa.
Misstag 1: Spara alla mejl i inkorgen
De flesta av oss låter förmodligen all e-post vara kvar i inkorgen, utan att vare sig radera eller arkivera dem i olika filer. Du kanske inte tycker att det spelar någon roll om du lämnar kvar gamla onödiga mejl, men din hjärna håller inte med. Forskning från Princetons neurovetenskapliga institut visar att "en rörig och kaotisk omgivning gör det svårare att fokusera". Detsamma gäller för din virituella miljö, ju fler mejl du ser desto mer tid spenderar hjärnan åt att undermedvetet tänka på dem. Även de där onödiga mejlen som du inte ens läste.
I forskningsstudien föreslås att du genom att minska virrvarret i inkorgen blir mindre distraherad, mer produktiv och bättre på att ta in information. En anledning så god som någon att rensa lite bland dina 9 456 gamla mejl.
Lösning:
Använda bara inkorgen för nya mejl. Är du färdig med ett mejl så arkivera, registrera eller radera. Du kan alltid söka efter mejl du behöver senare. (Läs mer nedan om hur du arkiverar på bästa sätt).
Misstag 2: Radera mejl som borde arkiveras (och vice versa)
När du nu lärt dig att bara använda inkorgen för ny e-post, är frågan vad du ska göra med alla andra mejl?
Alternativen är a) radera eller b) arkivera i relevant mapp (eller med hjälp av etikett om du har ett Gmail-konto). Många gör misstaget att dra det ena eller andra alternativet ett steg för långt, genom att antingen radera eller behålla alla mejl. Men den gyllene medelvägen är att föredra. Att rensa bland e-posten gör det enklare att hitta mejl som du letar efter, men att bli allt för ivrig i utplånandet kan så klart leda till att du råkar slänga något viktigt.
Lösning:
När du läst ett mejl, ta ett par sekunder till att bestämma om du behöver ha tillgång till det framöver. Om svaret är nej - radera. Är svaret ja - arkivera.
Misstag 3: Använda inkorgen som en att-göra-lista
För dem som inte älskar att-göra-listor är det lätt hänt att inkorgen får sätta dagordningen. Visst kan det vara ett bra sätt för enklare e-mejlrelaterade göromål som att svara på en kollegas förfrågan om mötestid. Sådant har inte på en att-göra-lista att göra, utan bör snarare tas om hand så fort man får mejlet. Men för uppgifter som att "ta fram förslag till ny kund" eller "betala kontorshyra", är en traditionell att-göra-lista betydligt mer effektivt än att spara gamla mejl som påminnelser. En lista gör det enklare att prioritera och fokusera på vad du behöver göra just i dag. Inkorgen gör att din tid läggs i andra människors händer, för varje nytt mejl kommer ett nytt "att göra", vare sig du vill eller inte.
Lösning:
Gå igenom inkorgen och skriv upp varje görbart "att göra". Följ sedan lösningen på misstag nummer två: radera eller arkivera.
