Om du är medlem i Unionen och inte redan prenumererar på Kollegas populära nyhetsbrev så kan du passa på att registrera dig via länken nedan.
Då får du Kollegas bästa nyheter, avslöjanden och smarta tips om allt som rör arbetsmarknaden direkt i din inkorg varje vecka.
Se över vilka digitala verktyg du har och fundera över vilka du verkligen behöver. Ta bort allt onödigt som distraherar och riskerar att störa dig i ditt arbete. Det kan exempelvis handla om gamla filer som ligger och skräpar eller notifieringar som poppar upp på skrivbordet. Stäng också av ljudeffekter på datorn. På så vis undviker du att störas och stressas över nya mejl som trillar in och personer som söker dig på chatten.
Det finns ett antal standardprogram som underlättar det vardagliga IT-livet. Exempelvis digitala post-it-lappar på vilka du snabbt kan skriva ned en kom ihåg-lista eller något annat som plötsligt dyker upp. Eller mejl- och kalenderprogram som Outlook. Rätt utnyttjad kan kalendern bli en stor hjälp för den som har många järn i elden.
Lägg inte tid på rutinuppgifter som du utför återkommande, exempelvis att besvara liknande frågor om och om igen. Här finns smarta digitala tjänster att ta hjälp av. En sådan är textbanken Textexpander där du kan samla texter som du skickar återkommande.
Vissa saker bör vara mer lättillgängliga än andra. Sådant som du arbetar med dagligen kan med fördel ha en genväg på skrivbordet. Andra saker, som avslutade projekt och annat som du inte behöver lika ofta, kan lämpligen placeras i en molntjänst. Då kan du komma åt dem var du än befinner dig och riskerar heller inte bli av med dina filer.
Se till att din mejlbox inte bara blir ett lagringsutrymme. Det kan du göra genom att skapa ett mappsystem för olika områden eller projekt, så att du enkelt kan placera inkommande mejl på rätt plats. Ett sätt att tänka när du skapar dina mappar kan vara att utgå från det system du skulle använda om det hade handlat om ett fysiskt mappsystem. Se bara till att det inte blir svåröverskådligt på grund av för många mappar. Det går ofta även att ställa in mejlboxen så att man aktivt måste markera ett mejl som läst, annars förblir det oläst. Det gör att man inte glömmer bort att svara och följa upp mejl lika lätt.
Fotnot: Tipsen är inspirerade av bland annat minimalisterna.se och David Stiernholm.
Murat Türk är Unionens klubbordförande på globala kundtjänstkonsulten Concentrix. Han tror att AI-drivna system och det som kallas algoritmisk arbetsledning kan ersätta mer av chefers uppgifter framöver.
– Det finns säkert planer att implementera AI som bestämmer hur grupperna ska schemaläggas. Jag tror även att AI kommer coacha medarbetare i sina prestationer och räkna prognoser och slutresultatet för en klient, säger han.
Men där är branschen inte än. Chefer följer upp resultaten öga mot öga.
Vad skulle du tycka om en AI-chef?
– Jag skulle inte föredra det, en personlig kontakt är bättre för att behålla en genuin relation mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Hur tror du AI kommer påverka er arbetsmiljö?
– Det finns en viss risk att den kan räkna fel och risk att arbetsmiljön påverkas.
Algoritmic management, AM, är automatisering av chefsfunktioner. Digital teknik som kan förstärka eller automatisera ledningens beslutsfattande. Ibland kallas det att jobba datadrivet, eller med datainformerat ledarskap.
Det är system som kan
• Styra, övervaka eller utvärdera arbetet.
• Planera personalstyrkan, schemalägga.
• Anställa, belöna, befordra, disciplinera och avskeda.
Läs mer
Forskare: Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef?
Unionens rapport: Total datakontroll på jobbet?
Om AI börjar kommentera hur anställda når nyckeltalen blir det en stressigare arbetsmiljö, tror Murat Türk. Redan i dag testar företag egna ChatGPT-modeller som gör ärendeloggningar och skriver journal på kundservicesamtal. AI:n lyssnar på samtalet och loggar det. Den sammanfattar kundens ärende och vad lösningen blev.
I callcenterbranschen har det länge varit vanligt med digitala verktyg som ständigt mäter hur de anställda jobbar och om de når sina mål (KPI:er).
– Du kan följa prestationstabeller dagligen. Det finns nyckeltal man ska klara av, säger Ylva Harnesk, facklig klubbordförande för Unionen på kundtjänstföretaget Teleperformance i Stockholm.
Digitala system fördelar samtal och följer upp medarbetarnas resultat i olika kanaler som samtal, chatt och mejl. Arbetsmiljön präglas av ett strikt schema med korta förutbestämda pauser för att exempelvis gå på toaletten. Anställda förväntas följa kundköer och se hur många som är tillgängliga för samtal.
– Allting är schemalagt, som short breaks. Det är en betald paus då du står till arbetsgivarens förfogande. Men har man en orolig mage får man ha en dialog med arbetsgivaren om det, säger Ylva Harnesk.
Ylva Harnesk är själv nöjd med arbetsmiljön och tycker det är normalt med digital kontroll inom kundservice. De flesta telefonsamtal spelas in och det görs stickprovskontroller av cheferna.
Övervakningen av hur anställda jobbar, eller ”handling time”, som det heter internt, krävs också enligt klubbordföranden.
– Det finns alltid parametrar för hur man ska sköta samtal och följa GDPR. Vi måste bibehålla kvaliteten, annars har vi inte jobb, säger hon.
Men hon drar gränsen vid en AI som ersätter chefen.
– Vi har högst mänsklig feedback. Varje månad har du ett enskilt samtal med din chef.
AI kommer stort och spås påverka de flesta Unionen-yrken framöver.
– Vi ett stort globalt företag, jag vet att AI används på vissa områden. Men skulle de få för sig att införa det här utan att förvarna bryter de mot informationsplikten när det gäller arbetsmiljö, säger Ylva Harnesk.
Hon hänvisar till att större förändringar inte får införas över huvudet på personalen utan att riskbedömas enligt arbetsmiljölagen och förhandlas enligt medbestämmandelagen (mbl).
Systemet kan till exempel mäta:
