1. RENSA
Se över vilka digitala verktyg du har och fundera över vilka du verkligen behöver. Ta bort allt onödigt som distraherar och riskerar att störa dig i ditt arbete. Det kan exempelvis handla om gamla filer som ligger och skräpar eller notifieringar som poppar upp på skrivbordet. Stäng också av ljudeffekter på datorn. På så vis undviker du att störas och stressas över nya mejl som trillar in och personer som söker dig på chatten.
2. ANVÄND MÖJLIGHETERNA
Det finns ett antal standardprogram som underlättar det vardagliga IT-livet. Exempelvis digitala post-it-lappar på vilka du snabbt kan skriva ned en kom ihåg-lista eller något annat som plötsligt dyker upp. Eller mejl- och kalenderprogram som Outlook. Rätt utnyttjad kan kalendern bli en stor hjälp för den som har många järn i elden.
3. EFFEKTIVISERA
Lägg inte tid på rutinuppgifter som du utför återkommande, exempelvis att besvara liknande frågor om och om igen. Här finns smarta digitala tjänster att ta hjälp av. En sådan är textbanken Textexpander där du kan samla texter som du skickar återkommande.
4. PRIORITERA
Vissa saker bör vara mer lättillgängliga än andra. Sådant som du arbetar med dagligen kan med fördel ha en genväg på skrivbordet. Andra saker, som avslutade projekt och annat som du inte behöver lika ofta, kan lämpligen placeras i en molntjänst. Då kan du komma åt dem var du än befinner dig och riskerar heller inte bli av med dina filer.
5. ORGANISERA
Se till att din mejlbox inte bara blir ett lagringsutrymme. Det kan du göra genom att skapa ett mappsystem för olika områden eller projekt, så att du enkelt kan placera inkommande mejl på rätt plats. Ett sätt att tänka när du skapar dina mappar kan vara att utgå från det system du skulle använda om det hade handlat om ett fysiskt mappsystem. Se bara till att det inte blir svåröverskådligt på grund av för många mappar. Det går ofta även att ställa in mejlboxen så att man aktivt måste markera ett mejl som läst, annars förblir det oläst. Det gör att man inte glömmer bort att svara och följa upp mejl lika lätt.
Fotnot: Tipsen är inspirerade av bland annat minimalisterna.se och David Stiernholm.
