Informationsmängden ökar ständigt och anställda överöses med mejl och sms. Många timmar går åt varje dag till att leta efter information enligt en ny undersökning gjord av YouGov på uppdrag av Canon. Nästan hälften av svenskarna uppger att de lägger minst tio timmar i månaden på att leta. I undersökningen pekas förlegad teknik ut som en orsak till problemen. Gamla datorer, mobiltelefoner och programvaror försvårar letandet för över hälften av de 1 075 personer som deltagit i undersökningen.

Det finns några knep att ta till för att få mer ordning och reda i mejlhärvan när man känner att den översvämmade inkorgen börjar bli ohanterlig. Det gäller att få ett effektivt flöde i mejl och pappershögar. Ett sätt är att göra i ordning mappar och undermappar där man kan förvara sina mejl. Då får man överblick över informationen. Sen ska man självklart rensa bort mejl allt eftersom. Börja eller sluta dagen med att gå igenom inkorgen och rensa.

Försök ha en genomtänkt strategi för när mobilen ska vara på och av och hur ofta mejlen ska kollas. Ett annat sätt att försöka få kontroll är att automatiskt sortera inkommande post med hjälp av outlooks regler. Du kan till exempel med hjälp av en regel se till att alla mejl från en viss person eller rörande ett visst ämne ska hamna i en speciell mapp. Skapa en regel genom att högerklicka på ett mejl och välj Skapa mapp.

Sökmappar finns bland dina epostmappar. Där kan man skapa en ny sökmapp för till exempel viktiga mejl. Då får du en mapp som samlar alla mejl du har fått med röd flagga, det vill säga hög prioritet. Observera att denna mapp inte finns på riktigt, dina mejl ligger fortfarande i de mappar (eller inkorg) som du placerat dem i.

Istället för att sprida ut anteckningar hur som helst försök skapa så få system som möjligt där du lagrar dokument och information. En väl genomtänkt mappstruktur i datorn för digitala filer kan spara många timmar av din arbetstid.