Det finns konsultföretag som hävdar att vi i snitt ägnar en fjärdedel av vår arbetstid till att sitta i interna möten. Möteshysterin kostar ett företag med drygt 100 anställda 15 miljoner om året. Och många av dem är för långa, för tråkiga och helt onödiga.
- Jag är en förespråkare av korta möten. Hellre många korta än få långa, säger Peter Wiklund, som skrivit en handbok för smartare möten, där han ger tips och råd, inte bara utifrån egna erfarenheter utan också organisationsexperter han intervjuat.
- Jag har jobbat som gruppledare med uppgift att arrangera möten och insåg snabbt att det går att påverka kvaliteten och effekten av mötena med rätt verktyg. Min bok är som en verktygslåda med verktyg man kan plocka upp och använda vid behov.
Ett av verktygen är skratt. Möten ska vara roliga, anser Peter Wiklund, eftersom det är bevisat att det är lättare att ta till sig information när man har roligt. Men hur roligt beror mycket på vilken företagskultur som finns och vilket syfte mötet har.
- Många möten är en mix av olika syften vilket kan vara förödande, säger Peter Wiklund, och rekommenderar ett syfte per möte.
För den vanlige mötesdeltagaren kan det dock vara svårt att använda verktygen, som är anpassade för mötesarrangören, men Peter Wiklund menar att man kan ställa krav på sin chef (förutsatt att det är denne som kallar till mötet).
- Ifrågasätt om du verkligen behöver vara med på mötet - du kanske lika gärna kan läsa protokollet. Se bara till att det verkligen kommer ut ett protokoll.
Fakta
*Se till att kalla rätt urval deltagare. Känns ett möte meningslöst blir det lätt en ond cirkel där förväntningarna på nästa möte är låga.
*Ha gärna ett möte om möten. Gå igenom vilka regler som gäller, t ex att alla måste komma i tid och slå av mobilen.
* Byt lokal. Att ha möten på samma ställe jämt gör att man lätt faller in i samma gamla mönster.
* Använd isbrytare - någon liten gruppövning för att få deltagarna att slappna av.
*Använd äggklocka för att inte riskera långa drapor från kontorets långpratare.
