Har du någon gång kikat i Teams för att kolla om Anna och Peter är tillgängliga? Eller har du bett systemet att sammanställa hur ofta Ahmed deltar i en gruppchatt? I så fall är du inte ensam. En majoritet av cheferna använder digitala verktyg för att övervaka medarbetare, enligt ett pågående forskningsprojekt vid Linköpings universitet.
Av 1 000 tillfrågade chefer svarar 63 procent att de övervakar sina medarbetare på något sätt. 40 procent av medarbetarna känner till att de blir övervakade eller tror sig bli det.
Många chefer kollar chattar
Studien visare att ”mjukare” former av övervakning är vanligast. Det handlar till exempel om att kolla om någon är inloggad i ett visst program. Men det finns också mer avancerade program för övervakning. Mellan 20 och 25 procent av cheferna använder program som kan analysera hur medarbetarna uttrycker sig i chattar och vilka fraser de använder sig av.
– Det finns också program som med hjälp av biometri kan läsa exempelvis koncentrations- och stressnivåer. Det är inte vanligt, men förekommer. Runt sju procent av cheferna svarar att de använder biometri. Under en procent av medarbetarna känner till att deras chefer gör det, säger Daniel Lundqvist, professor och den som leder studien.
Han ser i huvudsak två anledningar till att övervakningen blivit vanlig. En är att distansarbete blivit vardag, en annan att tekniken utvecklats.
– I chefsrollen finns ett kontrollbehov. Nu har tekniken nått så långt att det är otroligt lätt att genomföra kontrollen. Skulle vi ha gjort den här undersökningen innan pandemin tror jag inte alls att kontrollen hade varit lika utbredd. Chefsrollen förändrades när arbetsplatserna förändrades så att cheferna nu inte kan se sina medarbetare på samma sätt som tidigare, säger han.
Medarbetare stressas av övervakning
Ett syfte med projektet är att ta reda på hur digital övervakning påverkar arbetsmiljön. Redan nu kan vissa tendenser skönjas. En är att chefer är mer positiva än medarbetarna.
– De anser att det finns organisatoriska fördelar, som bättre prestationsutfall och bättre arbetsfördelning inom gruppen. Medarbetarna är mer kritiska och anser att övervakning kan leda till negativa effekter som ökad stress eller fler konflikter i arbetsgruppen. De ser oftare den potentiella integritetskränkningen.
När får arbetsgivaren övervaka anställda?
Huruvida det är tillåtet att övervaka sina anställda eller inte styrs i hög grad av dataskyddsförordningen GDPR, enligt Victor Bernhardtz, utredare på Unionen och expert på övervakning i arbetslivet.
– Övervakning som innebär behandling av personuppgifter – och det rör nästan all övervakning – måste följa GDPR. För att övervakningen ska vara tillåten krävs dels att den är nödvändig, dels att chefen använder den metod som är minst ingripande för den personliga integriteten, säger han.
Att exempelvis övervaka en medarbetare i realtid är oftast inte tillåtet eftersom det finns andra, mindre ingripande sätt, att kontrollera om en medarbetare gör sitt jobb.
Anställda har dessutom rätt att i förväg få tydlig information om vilka kontroller som arbetsgiven gör av dem.
Får arbetsgivaren övervaka anställda?
- Ja, men bara under vissa förutsättningar. Arbetsgivaren måste ha ett sakligt och berättigat syfte, till exempel säkerhet eller skydd av verksamheten.
- GDPR gäller vid behandling av personuppgifter. Övervakningen måste ha rättslig grund, vara nödvändig för ändamålet och genomföras med en så lite ingripande metod som möjligt.
- Anställda ska informeras. Arbetsgivaren ska i förväg berätta vilka kontroller som görs och varför.
Löpande övervakning är normalt inte tillåten. Det kan exempelvis handla om system som kontinuerligt följer hur anställda arbetar eller när de tar raster.
Källa: Unionen
Övervakar du medarbetarna digitalt?
Christer Johansson Wredenborg, Head of supply product integrity & SCD business architect, Ericsson.
– Digitala verktyg kan ge chefer värdefulla insikter om verksamheten och hjälpa till att förbättra processer och resultat. Men ledarskap handlar i grunden om tillit, inte kontroll.
– Jag ser gärna att digitala verktyg används för att förstå verksamheten bättre, men aldrig på ett sätt som riskerar att skada förtroendet mellan chef och medarbetare. Om ökad insyn sker på bekostnad av tilliten är priset för högt. Tillit är grunden för både engagemang och långsiktig prestation.
Antti Yliselä, Avdelningschef Studieförbundet vuxenskolan Göteborg.
– Under mina 15 år som chef har jag aldrig använt digitala verktyg för att ta reda på vad mina medarbetare gör. Däremot leder jag själv organisationen med en stor öppenhet och fokus på verksamheten i mina sociala medier.
– Jag använder inte sociala medier för att kartlägga medarbetare. Det känns integritetskränkande. Vi är en liten organisation så hur våra medarbetare presterar i sitt arbete kommer tydligt fram ändå. Det behövs inga sociala medier för det.
Anette Senke, Vd Magasin Friend of brands.
– Vi använder inga digitala verktyg alls för att få insyn i vad medarbetarna gör. Hela verksamheten bygger på att alla tar sitt ansvar, gör det man ska och att vi kan lita på varandra. Jag tror att om man hela tiden känner sig kontrollerad så blir man sämre på sitt jobb – så funkar jag själv i alla fall.
