Den som leder en arbetsgrupp märker snart om det finns medarbetare som inte klarar av sitt jobb eller arbetar för långsamt. Gruppens snabba och effektiva medarbetare betraktas som okomplicerade och som förebilder – men det är inte alltid hela sanningen. Risken finns att den som alltid har bråttom bara vill lägga arbetsuppgifter bakom sig och därför slarvar på vägen dit.
Den som är chef för en effektiv slarver måste gå försiktigt fram, enligt ledarskapskonsulten Malin Trossing.
– Att gå till en sådan medarbetare och säga ”det vore bra om du arbetade lite långsammare” är förödande. Självklart ska man ta till vara på medarbetare med driv och energi, men om arbetet utförs fort och fel finns ett problem som man måste göra något åt, säger hon.
En möjlig lösning är att vara väldigt tydlig när en arbetsuppgift läggs ut. Om en medarbetare förstår varför det är viktigt att prioritera noggrannhet framför snabbhet ökar chansen att det också blir så, tror Malin Trossing.
– Om det är väldigt viktigt att det inte blir fel måste man vara tydlig med det. Och dessutom förklara varför det inte får bli fel och vilka konsekvenser felet skulle få. Annars blir instruktionerna lätt abstrakta.
En bra ledare måste dessutom fråga sig varför en medarbetare alltid har bråttom – trots att det egentligen inte brådskar.
– Om man har en specifik medarbetare som alltid gör saker fort men slarvigt måste man ta sig tid med den personen för att förstå bakgrunden till det. Är Kalle stressad över något, har han inte förstått arbetsuppgiften, har han tråkigt på jobbet? Där slarvar många chefer i dag. De tar sig inte tiden, känner att de är för stressade. Men ibland kan det räcka att lägga 20 minuter för att hitta lösningar. Och lyckas man med det kan man ju få en medarbetare som både är driven, effektiv och noggrann. Den viktigaste uppgiften för en chef är att se till att medarbetarna har rätt förutsättningar att göra ett bra jobb. Det är en chefs hela existensberättigande, säger Malin Trossing.
Om det finns flera fort-men-fel-människor på en arbetsplats är det troligare att orsaken finns i företagskulturen. Alltför många chefer tror felaktigt att medarbetarna arbetar effektivare om de ständigt arbetar under press, enligt Malin Trossing.
– Många chefer tror att det är bra att medarbetarna känner lite eld i baken eftersom de tror att det får dem att arbeta hårdare. När jag är ute och föreläser på arbetsplatser träffar jag väldigt ofta människor som är oroliga för att bli av med sina jobb, som känner sig otillräckliga. Men om man känner till hur våra hjärnor fungerar så inser man att vi inte är så smarta, förändringsbenägna och modiga när vi är stressade. Därför är jobbet att skapa en lugn och trygg arbetsmiljö A och O för en chef. Jag menar inte att man som chef inte ska ställa krav på prestation, man kan självklart sätta upp deadlines, men säga ”det här fixar ni, det här har ni gjort förut.” Folk kan inte trolla med knäna.
Malin Trossing tycker också att det är viktigt att chefen ser till att rätt person har rätt arbetsuppgifter. På så sätt går det att få ut det bästa både av den som är snabb och slarvig och den som är långsam och noggrann.
– Den som är chef över en arbetsgrupp måste ha klart för sig att alla inte behöver kunna göra allt. Det gäller att anpassa arbetsuppgifterna efter de egenskaper som medarbetarna har och inte tvinga in medarbetare i arbetsuppgifter som de inte passar för.
