Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så lyckas du med julschemat
Julhelgerna närmar sig med väldig fart, nu gäller att bemanna både snart och smart. HR-proffset Lisen Agnevik vet hur man ska tänka, för att få medarbetarnas ögon att av tacksamhet blänka.
Under den långa mörka vintern är jul- och nyårshelgerna ett efterlängtat avbrott för många av oss. Men långtifrån alla verksamheter ligger nere under denna period. Inte bara röda dagar måste bemannas, inom handeln ökar till exempel trycket i mellandagarna.
För chefens del är julens bemanningspussel en utmaning. Det gäller att balansera mellan både kunders, samarbetspartners och medarbetares behov. Många arbetar också på en global marknad där man inte har samma, och i många länder inte lika mycket, ledighet som vi.
Läs hur andra chefer gör, längre ner på sidan!
Lisen Agnevik är affärsområdeschef på Wise Consulting och har många års erfarenhet som HR-chef på medtech-företag, apotek och flygbolag där hon bland annat har haft hand om resursfrågor.
– Viktigast av allt är att planera i god tid, sedan beror det ju på verksamheten exakt hur lång eller kort planeringshorisont man har, säger hon.
Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.
– Många vill vara lediga och det är därför lätt att tro att alla vill det. Men så behöver det inte alls vara. Därför ska man alltid ha en dialog med medarbetarna. Jag har också lärt mig att man inte med kort varsel ska ge någon ledigt som inte har bett om det. Det behöver inte vara positivt att plötsligt få ledigt.
Det kan finns många skäl till att vilja jobba under julen, menar hon. Man kanske är ensam, eller separerad och inte har barnen, det kan handla om ekonomin eller så firar man helt enkelt inte jul. För många muslimer är exempelvis Eid-al-Fitr som avslutar fastemånaden Ramadan viktigare. Därför vill Lisen Agnevik att man tänker till innan man och beviljar ledighet som någon inte har bett om.
– Det är mycket känslor kring julen och det finns många olika aspekter. Det får man tänka på som arbetsgivare, säger hon.
Förutom vikten av att hålla en dialog med både kunder och medarbetare och lyssna in samtligas behov så vill Lisen Agnevik också lyfta fram rättviseperspektivet. Det ska vara rättvist sinsemellan medarbetarna. Var man ledig förra julen kanske man får jobba denna. Eller jobbar man på julen så kan man få vara ledig på midsommar.
När det gäller föräldraledighet så regleras framförhållningen av sig själv. Den måste man ju ansöka om två månader i förväg.
– Det är också bra att prata med medarbetarna och resonera med dem kring planeringen. Ju mer de kan påverka själva, desto bättre brukar det bli. Däremot får inte chefen lägga ansvaret för planeringen på medarbetarna - det öppnar för motsättningar, säger Lisen Agnevik.
Hon påpekar också att även den bästa planering kan falla, till exempel på grund av sjukdom. Och då gäller det att ha en plan B, till exempel att det finns en chef som kan ta över ansvaret eller att det finns vikarier att ringa.
Man får inte lägga det i knäet på medarbetarna.
Hur får du till julplaneringen?
Vi börjar julplaneringen i september
Andreas Bengtsson, butikschef, Systembolaget, Robertsfors:
– Planering och samverkan är a och o. Vi har en ganska lång erfarenhet av julen och vet att ett välfungerande schema som gynnar kundbemötandet är viktigast. Topparna är två dagar före jul och i mellandagarna. Kring nyårsafton kan det variera beroende på vilken dag den infaller. Vi klarar helgerna med ordinarie personal.
– Jag brukar dra ut ett julschema i september som vi samverkar kring ända tills det spikas i november. Då har vi stött och blött schemat och rätat ut alla frågetecken. Det är inte så vanligt att medarbetarna begär ledigt under den här tiden. Men för den som vill vara ledig brukar det sällan vara ett problem.
– En lärdom är att det är bättre att vara för många än för få. Det gäller att ha alla varor på plats så att vi kan fokusera på att hjälpa kunderna. Det är en jätterolig tid att jobba med många som ställer spännande och intressanta frågor, till exempel om speciella viner och presenter.
Vi har rullande schema för största rättvisa
Tord Eriksson, servicechef, IBM:
– Vi har många kunder som har samma behov av service och support oavsett om det är helg eller inte. Det ställer stora krav på planering och flexibilitet hos vår personal. Den största utmaningen är att det kring jul är många helgdagar i rad och att det därmed kan vara svårt att få tag i ersättare vid sjukdom. Eller om vi behöver avlasta dem som eventuellt får jobba mycket under sin beredskap.
– Viktigast för medarbetarna är inte få ledigheten sönderhackad. De vill hellre ha en längre planerad beredskap vissa helger och vara helt lediga de andra. I stället för att till exempel ha beredskap bara en av juldagarna.
– Planeringen görs i största möjliga mån av grupperna själva, av deras teamleder. Vi strävar efter största möjliga rättvisa inom gruppen, särskilt för de större helgerna, med rullande schema. Har man julhelgen i år, så ska det ta lång tid innan man behöver jobba den helgen igen.
Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra
Lena Hesselheim, butikschef, Kappahl, Karlstad
– Viktigast är att börja planera i god tid. I mitten av oktober brukar jag vara klar med julschemat. December är som alltid vår största månad med ett riktigt tryck de två sista veckorna. Jag brukar jämföra planeringen med tidigare år. Vad var bra? Vad var sämre?
– Vi är elva ordinarie medarbetare och tillsammans med extrapersonal så bygger vi ett fantastiskt team. Extrapersonalen ska kunna lika mycket som vi andra, jag vill likna dem vid avbytare på bänken i idrottslaget. För mig är de viktiga avgörare. De är viktiga spelare när det gäller.
– I december har vi längre öppettider och mer öppet på helgerna och de flesta brukar faktiskt vilja jobba mer. När vi har som mest att göra är den allra roligaste tiden. Men om någon har önskemål om att vara ledig, till exempel dagen före julafton, så gör jag så gott det går. Vi brukar hjälpas åt och turas om.
Cajsa Högberg
brev@kollega.se
Gör så här!
- Ta ansvar för schemaläggningen inför helgerna och påbörja den i god tid.
- Ha en pågående dialog med medarbetarna – låt dem vara med och påverka.
- Fördela ledigheterna rättvist och var tydlig med hur du tänker.
- Utnyttja de IT-verktyg du har tillgång till.
- Är du oerfaren, ta hjälp av någon på HR-avdelningen eller annan chef.
- Ha en plan B och prioritera arbetsuppgifter om planeringen faller.
- Följ upp ledigheterna och registrera vem som var ledig när – det är bra inför nästkommande helger.
- Ha koll på eventuella lokala avtal som reglerar ledigheter.
Lisen Agnevik
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
Koll på konferensen
Planerar du en konferens nu i höst? Som chef vill du att så många som möjligt har kul och följer med. Men det finns några fallgropar att se upp med.
Planera aktiviteter som inkluderar
Som chef är det viktigt att du tar i beaktning att alla anställda har olika förutsättningar och planerar utifrån det.
Ska alla övernatta?
Är det nödvändigt för en bra konferens att övernatta så informera i god tid. Ha en dialog med medarbetarna och erbjud alternativ. De som inte kan övernatta kan åka hem på kvällen och komma tillbaka nästa dag och de som tycker att det känns obekvämt att dela rum kanske kan erbjudas ett enkelrum.
Får jag bjuda på Alkohol?
Om företagets policy medger det och du vill bjuda på alkohol är det viktigt att du tar ansvar för det. Ledorden här är måttfullhet och frivillighet. Som chef är det bra att vara tydlig kring att det finns alkoholfria alternativ och att det inte är något tvång att dricka alkohol.
Konferens på en helg
Innan du planerar en konferens är det bra att ställa dig frågan vad som är syftet med konferensen.
Är det viktigt för verksamhetens behov att den ligger på en helg så är det okej, men då måste det kommuniceras ut i god tid så att anställda har möjlighet att planera för det. Är syftet att skapa sammanhållning i gruppen kanske en helgkonferens inte är den bästa idén eftersom allas livssituationer ser olika ut. En helgkonferens kan troligtvis även innebära bortfall.
Hur långt bort kan man förlägga konferensen?
Det finns ingen gräns, men det är fördelaktigt om det finns goda kommunikationsvägar, annars finns det en risk att anställda tackar nej av den orsaken.
Alla ska med!
Om aktiviteterna inte har med anställningen att göra är det rimligt att de är frivilliga. Sedan kan du som chef uppmana till att delta, men alla är inte intresserade av samma saker och vill någon inte vara med så får du respektera det. Be om inspel på aktiviteter innan konferensen. Det är också viktigt att du är tydlig innan konferensen kring vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt och hur eventuell övertid blir kompenserad.
