Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Så leder du medarbetare i kriser
Kristider ställer krav på dig som chef. Du måste både hantera oroliga medarbetare och att företaget påverkas. Men det finns mycket du kan göra för att greppa situationen.
Den som har förberett sig inför sämre tider klarar kriser bättre. Det gäller även den som är chef. Mats Bohman är seniorkonsult på Murphy Solution som bland annat hjälper företag med krisledning. Med en bakgrund som utbildningschef för Nationella insatsstyrkan är han van vid att hjälpa människor att klara tuffa situationer.
– Jag skulle inte säga att Sverige är i kris just nu, men det är långtifrån otänkbart att vi hamnar i det läget. Jag tror att vi måste våga tänka tanken att det kan bli värre och förbereda oss för en negativ utveckling. Vi kan lära mycket av pandemin. Många företag klarade den bra, men det tog ganska lång tid innan vi insåg att det var en kris, säger han.
Så vad behöver den som är chef göra? Första steget, enligt Mats Bohman, är att skaffa sig koll på omvärlden.
– Det innebär inte att man ska hålla koll på var de ryska styrkorna befinner sig, utan om att bevaka det som har betydelse för den egna verksamheten. Det kan till exempel handla om påverkan på oljepriset eller logistikkedjor.
Ta oron på allvar
Nästa steg är att bedöma hur ens företag mår. Här ingår bland annat att ta reda på hur medarbetarna påverkas.
– Som chef måste man hantera medarbetarnas oro. Det betyder inte att man ska dra på sig terapeutkoftan, men man kanske kan avsätta en halvtimme på en arbetsplatsträff då och då. Om många känner olust och oro påverkar det arbetsförmågan och därmed företaget.
Hur öppen ska man vara med sin egen oro?
– Ledare är också människor och måste också få uttrycka oro. Men ibland kan man bli tvungen att lägga band på sig och visa att man kan manövrera i situationen och inge mod och hopp. Det är som med poliser som kan känna rädsla och olust i vissa situationer, men kanske inte alltid kan visa det.
Steg tre är att försöka bedöma vart krisen kan ta vägen. Inte heller nu handlar det om att analysera kriget i Ukraina.
– Det kan räcka att bygga tre scenarier och dela in dem i ”det blir lite bättre”, ”det fortsätter som nu” eller ”det blir värre”.
Mats Bohman tycker också att man som chef ska fundera över företagets målbild. Under en kris kan man inte förvänta sig att allt rullar på som vanligt och därför kan målen behöva justeras.
Fatta beslut i kriser
När de här fyra stegen är avklarade är det dags att fatta beslut om vad som behöver göras – och vad som inte behöver göras.
– I en kris är det lätt att rusa iväg och göra saker ogenomtänkt i stället för att göra det mest vettiga.
Kan man ha en och samma krisplan för alla slags kriser? Från krig i omvärlden till att kontoret brinner ner?
– Om planen bygger på vilka strukturer man behöver vid en kris går det utmärkt. Men det är väldigt bra att öva sig på att använda krisplanen. Då upptäcker man om planen håller och om det finns några svagheter. Det vill man inte upptäcka under pågående kris. Och ta gärna hjälp utifrån, det finns mycket stöd att få.
Så får du koll på krisen
- Skaffa dig koll på omvärlden.
- Ta reda på hur företaget mår.
- Fundera över vart krisen kan ta vägen.
- Se över företagets målbild.
- Fatta beslut.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
