Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så får du alla delaktiga på konferensen

Nu stundar konferensernas högsäsong. För den som håller i trådarna är det mycket att tänka på – såväl före som under och efter arrangemanget.
Publicerad
Gallery Stock
En bra mötesdag ska ha ett tydligt mål och syfte. Trenden går mot mindre galna aktiviteter och mer kunskapsorienterade övningar på konferenserna. Gallery Stock

Att planera kick-off, boka konferensresa eller ordna heldagsseminarium för sina medarbetare görs inte i en handvändning. Åtminstone inte för den som vill att arrangemanget ska fylla ett visst syfte. En bra början är att dela in planeringen i tre sjok: före, under och efter konferensen. Det menar Sylvia Nylin, vd på medlemsorganisationen Svenska Möten.

– Det allra första man bör göra är att ge alla ett ”skriv in detta datum i almanackan” i god tid. Det gäller särskilt om man ska åka i väg och om övernattning ingår. Det är ett sätt att visa respekt för medarbetarnas liv och fritid.

När datum har reserverats är det dags att kommunicera syfte, mål och förväntningar med mötet, liksom om medarbetarna behöver förbereda sig. Varför träffas vi? Är det för att vi har många nya anställda? Är det en kick-off? Eller ett möte som ska generera nya affärsidéer? Vad förväntas vi kunna och göra efteråt?

Få vill sitta tillbakalutade och matas med powerpointbilder

– Har man ett tydligt syfte och mål, vilket vi ser börjar bli allt vanligare, blir det så mycket enklare att planera resten av konferensen – till exempel var man ska vara. Platsen har stor betydelse för känslan på mötet. Är tanken att det ska vara energifyllt väljer man en viss typ av plats och inramning, ska det vara reflekterande väljer man en annan.

Sylvia Nylin menar att den konferensplanerande chefen bör gå efter ledorden kultur och struktur. Kulturen står för känslan som mötet ska generera, vad deltagarna ska kunna, känna eller göra efter mötet.

– När det gäller strukturen bör man göra checklistor och detaljplanering – vem är mötesledare, vem dokumenterar – och hur ska det dokumenteras? Viktigt är hur deltagarna kan involveras. De allra flesta vill inte sitta helt tillbakalutade och matas med powerpointpresentationer som man lika gärna kan läsa sig till. Deltagarna måste känna meningsfullhet och som chef gäller det att våga testa nytt, annars blir det lätt samma resultat som alltid.

Ett förhållandevis nytt inslag i många av dagens konferensrum är interaktiva digitala verktyg, till exempel kan man använda mobiltelefonen som en omröstningsmentometer. Det finns också mötesappar som tar hand om planeringen, med allt från att ta emot anmälningar till att skicka ut sms inför konferensens start.

Hur ska det då gå till under själva konferensen? Enligt Sylvia Nylin är det en god idé att inleda med en minimeditation, spela musik eller göra något annat som får deltagarna att landa fysiskt och mentalt – det tar oftast inte mer än 5–10 minuter. Under dagen kan man sedan spränga in kortare yogapass för att hålla energin uppe.

– I dag är det mycket som konkurrerar om uppmärksamheten, inte bara ens egna tankar. Till exempel mobiler och Facebook. En idé är att inrätta ett telefondagis där deltagarna helt enkelt lägger ifrån sig telefonerna i en korg. Sedan lägger man in korta pauser då man kan ringa barnen eller snabbkolla mejl. Men det ska vara pauser som ligger utanför de ordinarie – dem ska man ägna åt social interaktion.

Enligt Sylvia Nylin blir det allt vanligare att man ordnar aktiviteter som hänger ihop med syfte och mål.

– Det är också ett trendbrott. Tidigare avslutade man ofta med en aktivitet som inte hade ett dugg med resten av dagen att göra. I dag finns det oftast en röd tråd som genomsyrar hela konferensen, säger hon och ger exempel:

– Om syftet är att förbättra samarbetet i en grupp kan man till exempel bygga lego med hjälp av instruktioner från en processledare. En annan variant är att måla, även här med en processledare som guidar. Även om man inte tycker att man kan så upptäcker många att det går, bara man får rätt vägledning.

När det gäller aktiviteter är det viktigt att se till hela gruppen. Ingen får känna sig obekväm och alla ska kunna delta på lika villkor. Det kan vara bra att tänka på även när det gäller alkoholservering, att det alltid finns ett alkoholfritt alternativ så att ingen känner sig exkluderad.

Text: Hanna Johansson

5 TRENDER

  • Mötet ska ha ett tydligt syfte som känns meningsfullt för deltagarna.
  • Koppla inte deltagandet till prestation. Fokusera på lärande och utveckling.
  • Hållbarhet. Det handlar inte bara om miljö utan även om socialt inkluderande. Se till hela arbetsgruppen och få alla att känna sig välkomna.
  • Tänk digitalt. Det finns massor av möjligheter och interaktiva digitala format.
  • Tänk konceptuellt. Det ska finnas en röd tråd som genomsyrar hela konferensen.

 

TIPS PÅ MÖTESAPPAR

  • Run your meeting. Mötesapp med en att göra-lista där man kan pricka för varje avklarad punkt.
  • Interaktiva möten. Mentometerfunktion och andra verktyg som gör att deltagarna kan engagera sig under mötets gång.
  • Guestlogic. Här kan deltagarna checka in och göra omröstningar.
  • Meetappevent. En app där allt om konferensen samlas på samma ställe. Funktion där man kan dela ny dokumentation under konferensens gång.
  • Ombea & Quickvotes. Mentometerappar som underlättar omröstningar via mobiltelefonen.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning
C&K 2-25

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Ledarskap

11 fakta om Monica Lingegård

SJ:s vd Monica Lingegårds karriär har verkligen inte gått som på räls på det statliga bolaget. Nu tvingas hon avgå och får en fallskärm på 6,6 miljoner kronor. Här är elva fakta som du inte visste om den snart 63-åriga ledaren.
Anita Täpp Publicerad 25 augusti 2025, kl 05:58
Monica Lingegård har varit vd på SJ sedan 2020. Nu tvingas hon sluta. Jonas Ekströmer/TT

9

… år. Så länge var Monica Lingegård vd för Samhall, innan hon började på SJ i augusti 2020. Innan dess var hon vd på Prenax och säkerhetsbolaget G4S. Som nyexaminerad civilekonom arbetade hon på Capgemini, SEB och Spray. 

 

2 200 

… kronor kostar en tur-och returbiljett mellan Stockholm och Malmö till följd av SJ:s nya biljettsystem där efterfrågan styr priset. Hennes kommentar: ”Pris är också en upplevelse” fick hård kritik.
 

25

… år ung seglade hon över Atlanten och hade en nära döden-upplevelse när hon i storm hissades upp i masten för att fixa en flagga som trasslat in sig i radioantennen. Under resan kom hon fram till vad hon ville göra i livet.
 

551 000… 

kronor var hennes månadslön under 2024. Därmed hade hon fått en löneökning på 4,6 procent och var den tolfte mest välavlönade av 35 statliga bolagschefer, enligt tidningen Arbetet. Hennes sista dag på posten blir 1 mars nästa år, därefter kommer hon att få en fallskärm på 6,6 miljoner kronor.
 

63

…år fyller Monica Lingegård den 22 december. Enligt SJ:s styrelseordförande Kenneth Bengtsson är hennes ålder en orsak till att hon nu tvingas bort:
”Vi behöver en vd som kan ha ett perspektiv på 5–7 år, och då räcker det att titta på födelsebeviset för Monica så inser man att då kommer ett vd-skifte under den här perioden”, sade Bengtsson till Dagens Industri med anledningen av styrelsens beslut.


5

 … år dröjer det tills tågstrulet är löst, enligt Monica Lingegård. En orsak är brist på personal, främst därför att många lokförare sagt upp sig. Hon har bett om ursäkt, lovat bättre framförhållning och färre slimmade scheman. 

 

3

.. tre barn har hon och bor tillsammans med sin man i en villa i Danderyd strax utanför Stockholm.

 

5 400 

...medarbetare i Sverige och Norge basar hon över som SJ:s vd och koncernchef. Högst i rang på SJ.

2001

… var hon i kris då it-kraschen tvingade henne att säga upp alla medarbetare i ett företag där hon var delägare. På kort tid gick hon från att vara mångmiljonär till arbetslös.


..höghastighetståg – lika snabb, rak, strukturerad, effektiv och pålitlig. Så skulle hon beskriva sig själv i en kontaktannons.

 

2015

… blev hon utsedd till årets vd i kategorien ”Stora Företag” av ledarskapssajten Motvation.