Att planera kick-off, boka konferensresa eller ordna heldagsseminarium för sina medarbetare görs inte i en handvändning. Åtminstone inte för den som vill att arrangemanget ska fylla ett visst syfte. En bra början är att dela in planeringen i tre sjok: före, under och efter konferensen. Det menar Sylvia Nylin, vd på medlemsorganisationen Svenska Möten.

– Det allra första man bör göra är att ge alla ett ”skriv in detta datum i almanackan” i god tid. Det gäller särskilt om man ska åka i väg och om övernattning ingår. Det är ett sätt att visa respekt för medarbetarnas liv och fritid.

När datum har reserverats är det dags att kommunicera syfte, mål och förväntningar med mötet, liksom om medarbetarna behöver förbereda sig. Varför träffas vi? Är det för att vi har många nya anställda? Är det en kick-off? Eller ett möte som ska generera nya affärsidéer? Vad förväntas vi kunna och göra efteråt?

Få vill sitta tillbakalutade och matas med powerpointbilder

– Har man ett tydligt syfte och mål, vilket vi ser börjar bli allt vanligare, blir det så mycket enklare att planera resten av konferensen – till exempel var man ska vara. Platsen har stor betydelse för känslan på mötet. Är tanken att det ska vara energifyllt väljer man en viss typ av plats och inramning, ska det vara reflekterande väljer man en annan.

Sylvia Nylin menar att den konferensplanerande chefen bör gå efter ledorden kultur och struktur. Kulturen står för känslan som mötet ska generera, vad deltagarna ska kunna, känna eller göra efter mötet.

– När det gäller strukturen bör man göra checklistor och detaljplanering – vem är mötesledare, vem dokumenterar – och hur ska det dokumenteras? Viktigt är hur deltagarna kan involveras. De allra flesta vill inte sitta helt tillbakalutade och matas med powerpointpresentationer som man lika gärna kan läsa sig till. Deltagarna måste känna meningsfullhet och som chef gäller det att våga testa nytt, annars blir det lätt samma resultat som alltid.

Ett förhållandevis nytt inslag i många av dagens konferensrum är interaktiva digitala verktyg, till exempel kan man använda mobiltelefonen som en omröstningsmentometer. Det finns också mötesappar som tar hand om planeringen, med allt från att ta emot anmälningar till att skicka ut sms inför konferensens start.

Hur ska det då gå till under själva konferensen? Enligt Sylvia Nylin är det en god idé att inleda med en minimeditation, spela musik eller göra något annat som får deltagarna att landa fysiskt och mentalt – det tar oftast inte mer än 5–10 minuter. Under dagen kan man sedan spränga in kortare yogapass för att hålla energin uppe.

– I dag är det mycket som konkurrerar om uppmärksamheten, inte bara ens egna tankar. Till exempel mobiler och Facebook. En idé är att inrätta ett telefondagis där deltagarna helt enkelt lägger ifrån sig telefonerna i en korg. Sedan lägger man in korta pauser då man kan ringa barnen eller snabbkolla mejl. Men det ska vara pauser som ligger utanför de ordinarie – dem ska man ägna åt social interaktion.

Enligt Sylvia Nylin blir det allt vanligare att man ordnar aktiviteter som hänger ihop med syfte och mål.

– Det är också ett trendbrott. Tidigare avslutade man ofta med en aktivitet som inte hade ett dugg med resten av dagen att göra. I dag finns det oftast en röd tråd som genomsyrar hela konferensen, säger hon och ger exempel:

– Om syftet är att förbättra samarbetet i en grupp kan man till exempel bygga lego med hjälp av instruktioner från en processledare. En annan variant är att måla, även här med en processledare som guidar. Även om man inte tycker att man kan så upptäcker många att det går, bara man får rätt vägledning.

När det gäller aktiviteter är det viktigt att se till hela gruppen. Ingen får känna sig obekväm och alla ska kunna delta på lika villkor. Det kan vara bra att tänka på även när det gäller alkoholservering, att det alltid finns ett alkoholfritt alternativ så att ingen känner sig exkluderad.

Text: Hanna Johansson