Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Så får du alla delaktiga på konferensen

Nu stundar konferensernas högsäsong. För den som håller i trådarna är det mycket att tänka på – såväl före som under och efter arrangemanget.
Publicerad 19 september 2017, kl 08:00
Gallery Stock
En bra mötesdag ska ha ett tydligt mål och syfte. Trenden går mot mindre galna aktiviteter och mer kunskapsorienterade övningar på konferenserna. Gallery Stock

Att planera kick-off, boka konferensresa eller ordna heldagsseminarium för sina medarbetare görs inte i en handvändning. Åtminstone inte för den som vill att arrangemanget ska fylla ett visst syfte. En bra början är att dela in planeringen i tre sjok: före, under och efter konferensen. Det menar Sylvia Nylin, vd på medlemsorganisationen Svenska Möten.

– Det allra första man bör göra är att ge alla ett ”skriv in detta datum i almanackan” i god tid. Det gäller särskilt om man ska åka i väg och om övernattning ingår. Det är ett sätt att visa respekt för medarbetarnas liv och fritid.

När datum har reserverats är det dags att kommunicera syfte, mål och förväntningar med mötet, liksom om medarbetarna behöver förbereda sig. Varför träffas vi? Är det för att vi har många nya anställda? Är det en kick-off? Eller ett möte som ska generera nya affärsidéer? Vad förväntas vi kunna och göra efteråt?

Få vill sitta tillbakalutade och matas med powerpointbilder

– Har man ett tydligt syfte och mål, vilket vi ser börjar bli allt vanligare, blir det så mycket enklare att planera resten av konferensen – till exempel var man ska vara. Platsen har stor betydelse för känslan på mötet. Är tanken att det ska vara energifyllt väljer man en viss typ av plats och inramning, ska det vara reflekterande väljer man en annan.

Sylvia Nylin menar att den konferensplanerande chefen bör gå efter ledorden kultur och struktur. Kulturen står för känslan som mötet ska generera, vad deltagarna ska kunna, känna eller göra efter mötet.

– När det gäller strukturen bör man göra checklistor och detaljplanering – vem är mötesledare, vem dokumenterar – och hur ska det dokumenteras? Viktigt är hur deltagarna kan involveras. De allra flesta vill inte sitta helt tillbakalutade och matas med powerpointpresentationer som man lika gärna kan läsa sig till. Deltagarna måste känna meningsfullhet och som chef gäller det att våga testa nytt, annars blir det lätt samma resultat som alltid.

Ett förhållandevis nytt inslag i många av dagens konferensrum är interaktiva digitala verktyg, till exempel kan man använda mobiltelefonen som en omröstningsmentometer. Det finns också mötesappar som tar hand om planeringen, med allt från att ta emot anmälningar till att skicka ut sms inför konferensens start.

Hur ska det då gå till under själva konferensen? Enligt Sylvia Nylin är det en god idé att inleda med en minimeditation, spela musik eller göra något annat som får deltagarna att landa fysiskt och mentalt – det tar oftast inte mer än 5–10 minuter. Under dagen kan man sedan spränga in kortare yogapass för att hålla energin uppe.

– I dag är det mycket som konkurrerar om uppmärksamheten, inte bara ens egna tankar. Till exempel mobiler och Facebook. En idé är att inrätta ett telefondagis där deltagarna helt enkelt lägger ifrån sig telefonerna i en korg. Sedan lägger man in korta pauser då man kan ringa barnen eller snabbkolla mejl. Men det ska vara pauser som ligger utanför de ordinarie – dem ska man ägna åt social interaktion.

Enligt Sylvia Nylin blir det allt vanligare att man ordnar aktiviteter som hänger ihop med syfte och mål.

– Det är också ett trendbrott. Tidigare avslutade man ofta med en aktivitet som inte hade ett dugg med resten av dagen att göra. I dag finns det oftast en röd tråd som genomsyrar hela konferensen, säger hon och ger exempel:

– Om syftet är att förbättra samarbetet i en grupp kan man till exempel bygga lego med hjälp av instruktioner från en processledare. En annan variant är att måla, även här med en processledare som guidar. Även om man inte tycker att man kan så upptäcker många att det går, bara man får rätt vägledning.

När det gäller aktiviteter är det viktigt att se till hela gruppen. Ingen får känna sig obekväm och alla ska kunna delta på lika villkor. Det kan vara bra att tänka på även när det gäller alkoholservering, att det alltid finns ett alkoholfritt alternativ så att ingen känner sig exkluderad.

Text: Hanna Johansson

5 TRENDER

  • Mötet ska ha ett tydligt syfte som känns meningsfullt för deltagarna.
  • Koppla inte deltagandet till prestation. Fokusera på lärande och utveckling.
  • Hållbarhet. Det handlar inte bara om miljö utan även om socialt inkluderande. Se till hela arbetsgruppen och få alla att känna sig välkomna.
  • Tänk digitalt. Det finns massor av möjligheter och interaktiva digitala format.
  • Tänk konceptuellt. Det ska finnas en röd tråd som genomsyrar hela konferensen.

 

TIPS PÅ MÖTESAPPAR

  • Run your meeting. Mötesapp med en att göra-lista där man kan pricka för varje avklarad punkt.
  • Interaktiva möten. Mentometerfunktion och andra verktyg som gör att deltagarna kan engagera sig under mötets gång.
  • Guestlogic. Här kan deltagarna checka in och göra omröstningar.
  • Meetappevent. En app där allt om konferensen samlas på samma ställe. Funktion där man kan dela ny dokumentation under konferensens gång.
  • Ombea & Quickvotes. Mentometerappar som underlättar omröstningar via mobiltelefonen.
Ledarskap

Ta kontroll över ditt kontrollbehov

En överdrivet detaljstyrande chef riskerar att göra medarbetarna passiva. Känner du dig träffad? Det går att få problemet under kontroll.
Publicerad 25 maj 2023, kl 06:00
Illustration där en hand styr medarbetare framför datorerna som en dockspelare.
Chefer är ofta samvetsgranna. När hjulen börjar snurra allt fortare kan dock ledarskapet övergå i kontrollbehov och detaljstyrning. Illustration: Colourbox.

Är du chefen som gillar att ha koll på detaljerna? Alltid har en minut över för dina medarbetare? Är strukturerad, fokuserad på att prestera, orolig för att det ska bli fel och avskyr att chansa? Då är du sannolikt en samvetsgrann person.
– Personlighetsdraget samvetsgrann är tätt förknippat med framgång och är vanligt hos chefer. Eftersom de här personerna presterar bra blir de ofta befordrade, säger Fredric Bohm, psykolog med fokus på ledarskap, attityder, konflikt- och förändringshantering.

Samvetsgrann inte samma som kontrollbehov

Fredric Bohm

Att vara samvetsgrann behöver i sig inte betyda att du också har ett kontrollbehov. Men om vi adderar en hög nivå av stress eller en dålig självkänsla och ångest och oro över att inte räcka till, då är det lätt att du börjar peta i detaljerna.
– Mixa någon som har en hög grad av samvetsgrannhet med hård press, se till att det går lite för fort, är lite för svårt och att insatserna är höga, att uppgiften handlar om liv eller död – ja, då kommer kontrollbehovet fram.
– Det ironiska är att eftersom de här personerna är noggranna och detaljfokuserade blir arbetet ofta bättre när de går in och rättar till, säger Fredric Bohm.


Sämre prestation med kontrollerande chef

Problemet – om du är chef – är att dina medarbetare upplever att du inte har något förtroende för dem. De blir passiva, slutar att ta egna initiativ och deras sunda förnuft slås ut. Fredric Bohm beskriver one minute-leadarship, eller en-minuts-chefen, där medarbetarna hela tiden vänder sig till chefen med frågan: ”Har du en minut?”

 – Varför gör de det? Jo, för att de inte vill ta besluten själva, och det gäller vilken liten skitfråga som helst, för de vet att chefen ändå kommer att gå in och ändra. Som chef kanske du upplever att du har den där minuten. Men det finns en gräns, du kan ju inte ha en minut hela tiden.

Emma Pihl

Emma Pihl, ledarskapskonsult, är författare till boken Let go! Bli fri från ditt kontrollbehov. Idén till boken var en forskningsstudie som fångade hennes intresse.

– Forskarna visade att alltför kontrollerande chefer gjorde att både medarbetare och organisationer presterade sämre. Och cheferna la tid på fel saker och brände ut sig, berättar hon.

Måttlig kontroll är förstås bra, poängterar Emma Pihl. Det är när behovet av kontroll tar makten och styr som det blir problem.
– En viss koll är positivt och för att få det lägger man sig till med rutiner. Men man måste vara vaksam på om kontrollrutinerna tar över och inte längre fungerar som ett stöd. När rädslan för att förlora kontrollen blir ett större problem än att missa det som man vill ha koll på, säger Emma Pihl.

Ökad stress triggar kontrollbehovet

En högre grad av hemarbete har stressat många chefer till att behöva hitta nya sätt att hålla koll, menar Emma Pihl. Många medarbetare upplever också nya sätt att bli kontrollerade, som att ständigt behöva vara uppkopplade och närvarande på chattar. På frågan om det är vanligare med kontrollerande chefer i dag än tidigare svarar psykolog Fredric Bohm både ja och nej.
– Det är inte vanligare att samvetsgranna personer befordras till chefer. Däremot har stressen och pressen på chefer ökat, vilket ju triggar kontrollbehovet.

En ytterligare komplikation är att ju högre upp i hierarkin du kommer som chef, desto mindre struktur finns det.
Är du hög chef är det mindre viktigt att du är bra på ditt jobb – som ju är anledningen till att du blev chef – och mer viktigt att vara visionär och kunna agera i det större sammanhanget – något som inte direkt är den samvetsgrannes bästa gren. Fredric Bohm betonar att det inte handlar om att dela in människor i bättre och sämre.
 – Samvetsgranna personer är superbra medarbetare, pålitliga, lojala och ansvarstagande. Men det går inte att vara bra på allt hela tiden, det måste man ha förståelse för.

Text: Ulrika Sundström

SÅ SLÄPPER DU TAGET


1. Bli medveten om hur du fungerar och när kontrollen leder till stress för dina medarbetare. Vidta åtgärder aktivt – det går att träna på att bli bra på att släppa kontrollen.

 2. Alternativet till kontroll är inte noll koll. Öva på systematisk desensibilisering – avtrubbning – genom att släppa kontrollen lite grand i taget och öka undan för undan.

3. Använd STOP-tekniken, Stanna, Tänk efter, Orientera, Planera. Leta upp situationer där du känner kontrollbehov och sätt klistermärken eller en notis i mobilen med STOP. Då hinner du tänka efter om du verkligen behöver ringa det där samtalet till it-avdelningen eller kolla säljavdelningens senaste avtal.

 4. Ha förståelse för att du är dålig på det här. Du kan inte vara bäst på allt men med envishet går det att träna bort ditt kontrollbehov.

5. Träna på att känna dig tillräcklig och tycka om dig själv, även vid bakslag, för att stärka din självkänsla.
Källa: Fredric Bohm och Emma Pihl.