Svenska forskare har studerat hur ledarskapet förändrades när 33 chefer började arbeta i aktivitetsbaserade kontor, utan fasta platser. Resultatet visar att de nya kontoren förändrar ledarskapet och kan skapa stress.
– Chefer riskerar att blotta känsliga ärenden och att bli störda hela tiden, säger Anita Pettersson-Strömbäck, lektor vid institutionen för psykologi vid Umeå universitet och en av forskarna i studien.
Öppna flexkontor gör chefens svåra samtal synliga
Många chefer hon studerat tycker att bristen på diskretion är ett stort problem. De kände att de ledde som ”på en scen” i det öppna flexkontoret.
– Om chefen Julia behöver prata med Romeo om något konfidentiellt ärende syns det när chefen hämtar honom. Att bara stänga dörren om sig går inte längre, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
Strategierna: annan våning – eller jobba ikapp hemma
Synligheten i ett öppet landskap gör det också svårt att jobba med medarbetarärenden på datorn bredvid dem det gäller. För att lösa problemet hade cheferna olika strategier. Vissa gömde sig längst bort på ett annat våningsplan. Andra brukade jobba över hemma på kvällen.
– Då finns det en risk att det blir väldigt gränslöst arbete, säger Anita Pettersson-Strömbäck
Svårare stötta anställda med särskilda behov
Cheferna uttryckte att de hade fått svårare att stötta medarbetare med särskilt behov av mer avskildhet, eftersom de inte hade mandat att ordna enskilda rum.
De berättade också om svårigheter att lyfta sina problem med sina överordnande.
Chefer pressas att vara lojala med beslut som skaver
– Man upplevde krav på att vara lojal med beslut från arbetsgivaren. De var tvungna att försvara ett organisatoriskt beslut som de egentligen inte stod för. Det blev ett skav och ett moraliskt dilemma.
Vad behöver chefer få för stöd när de ska börja jobba aktivitetsbaserat?
– De måste kanske köpa konceptet, men de behöver få lyfta vad som inte blir bra utan att betraktas som illojala. Det är inte bara ett fastighetsprojekt. Du måste ha ett jättebra teknikstöd, digitala rutiner och prata spelregler. Man måste verkligen tänka sig för och stödja cheferna i det här.
Forskaren: Egna platser i flexkontor är inget problem
De flesta på aktivitetsbaserade kontor hittar ”egna” platser och sitter gärna ihop med sina team. Det tycker Anita Pettersson-Strömbäck inte är ett problem.
– Vi är sociala djur och vi behöver ha trygga, pålitliga relationer till andra. I de fall man inte sitter ihop finns det en risk att man känner mindre gemenskap.
Cheferna får jobba mer för gemenskapen
En del chefer ser till att ha incheckning varje måndag och utcheckning med fika varje fredag.
På samma sätt som distansarbete kan flexkontor göra det knepigare som chef att se alla i gruppen. Det är svårare att upptäcka medarbetare som mår dåligt eller inte levererar.
Samtidigt tycker Anita Pettersson-Strömbäck inte man ska döma ut metoden. Flexkontor behövs för att spara på resurser och stora kontorslandskap med fasta platser är ännu sämre för arbetsmiljön, enligt studier.
Forskarna: Risker med flexkontor
1. Svårare att sköta diskreta personalärenden.
2. Risk att blotta konfidentiella uppgifter vid datorn.
3. Hög risk att bli störd, svårare att göra uppgifter som kräver fokus.
4. Svårt att hjälpa medarbetare med särskilt behov av eget rum.
5. Risk för diskriminering av personer med särskilda behov vid rekryteringar – om miljön inte kan anpassas.
6. Att ge vissa eget rum kan peka ut dem och skapa avundsjuka.
7. Svårt att få gehör för utmaningar hos chefer högre upp. Upplevda krav på att av kostnadsskäl vara lojal uppåt och inte lyfta problem.
8. Ökad stress om arbetet flyttar till hemmet och görs på övertid.
Källa: Anita Pettersson-Strömbäck och studien Navigating productivity dilemmas and conflicting loyalties in activity-based flexible offices - A qualitative study of managers' perspectives and coping strategies
ENKÄT: Har flexkontor lett till problem?
Mohsen Asgari, säljchef Simployer.
– Jag är ett stort fan av öppna kontorsytor, det passar hybridarbete. Men jag önskar att vi hade fasta platser för då skulle mitt team kunna sitta tillsammans. Nu kan vi hamna på olika ställen i huset. Kommer man sent får man sitta med folk från andra avdelningar, vilket i och för sig också kan vara bra. Men för vissa uppgifter och funktioner vill man bygga gemenskap.
– Det största problemet är att man blir avbruten hela tiden, men man kan ju ta på sig hörlurar. Jag saknar inte eget rum. För 20 år sedan satt jag i en glasbox mitt på kontoret, det var en sorglig tillvaro.
Anna Lennmark, HR-ansvarig Great Place to Work.
– Jag trivs väldigt bra med aktivitetsbaserat. Vissa dagar blir det fullt på kontoret och då kan man sätta sig på andra ställen i huset. Det finns tysta zoner och ska jag som chef ha ett känsligt samtal bokar jag ett rum.
– När någon verkligen måste fokusera på en uppgift jobbar den oftast hemifrån. Men vårt företag är inriktat på arbetsplatskultur och ibland man måste ju ses också.
– Förr, med egna platser i öppet landskap, kunde man sätta sin prägel på skrivbordet med foton, det kan jag sakna. Men fördelarna överväger.
Stefan Fredrikson, affärsområdeschef HR-Nytt.
– Konceptet är bra, men det blir lätt att alla sätter sig på samma plats ändå. Ibland skulle jag vilja röra om lite i grytan. Samtidigt är jag själv kluven – 60 procent av min arbetstid önskar jag att jag hade en fast plats och alltid kunde ha mina saker framme och inte behöva ta in och ut dem varje dag. Men det beror lite på arbetsuppgifterna.
– Som jag ser det behöver man sitta ihop med dem man jobbar med för att komma framåt i projekt.
