Delegering får aldrig handla om att du som chef bara ska bli av med tråkiga saker på din ”att-göra-lista” eller att du endast lämnar över uppgifter till medarbetarna när du sitter i en pressad situation. Det menar ledarskapsexperten Malin Trossing.
– Ska det bli bra måste du se delegerandet som en investering på längre sikt där det först gäller att lära känna och träna upp folk i din omgivning så att ett antal medarbeta kan avlasta dig när det behövs.
– Chefen måste inse att arbetsgruppen är kärnan i verksamheten och att det därför är bra att medarbetarna klarar så mycket som möjligt själva. Att delegera är ett jättebra tillfälle för dem som vill ha nya utmaningar, växa och pröva nya uppgifter utan att byta tjänst. Vilket är bra både för gruppen och för en själv som chef.
För att få med sig medarbetarna på tåget gäller att de själva ser det som värdefull kompetensutveckling där de får stöd av en peppande, utvecklande och tålmodig chef som inte heller kräver att allt genast blir perfekt.
– Vilken attityd du har som chef är alltid viktigt. Att du har förstått att ditt enda existensberättigande är medarbetarna och att din uppgift är att se till att de mår bra och kan göra ett bra jobb. Lyckas du med det och att delegera på rätt sätt får du mindre att göra och kan i stället ta på dig fler och andra arbetsuppgifter av din egen chef, säger Malin Trossing.
För att få till ett lyckat delegrande gäller också att presentera det på ett bra sätt för arbetsgruppen.
– Förklara att tanken är att ni ska jobba på ett smartare sätt, där alla hjälps åt samtidigt som alla kan bli mer självständiga. Att ni ska växa som grupp. Då blir det viktigt även för medarbetarna.
Om du som chef har stort kontrollbehov och inte kan låta bli att pilla i detaljer är det ingen mening med att delegera, menar Malin Trossing.
– Ofta handlar det om att du själv är så stressad att du inte vågar låta dina medarbetare pröva att göra på ett annat sätt än du själv är van vid. Din första uppgift är då att lära dig säga nej till för många arbetsuppgifter från din egen chef. Sedan kan du bli en lugnare chef som vågar låta medarbetarna pröva att lösa uppgifter på sitt eget sätt med målet att ta mer eget ansvar. Vilket alla tjänar på, säger Malin Trossing.
Så kommer du igång med delegerandet
Om du inte har börjat delegera därför att du inte vet hur du ska göra? Här är en lista som kan ge hjälp på traven. Ett tips är att sedan gå igenom den regelbundet samtidigt som du frågar dig vad bara du själv kan göra och hur du kan delegerar resten. Sannolikt hittar du då allt mer som kan delegeras.
Små uppgifter:
Att boka hotell och flygresor eller anmäla dig till en konferens och lägga in det i din kalender tar normalt inte så lång tid. Men det kan ändå göra att du tappar fokus på dina övriga arbetsuppgifter. Kanske är en medarbetare villig att ta hand om den här sortens uppgifter när du hamnar i ett pressat läge framöver?
Tråkiga uppgifter:
I ditt jobb ingår säkert också arbetsuppgifter som är mindre roliga, då du känner att du inte får använda din tid på bästa sätt. Kanske avskyr du exempelvis att göra kalkylark på datorn? Tänk då på att det kan finnas Excelfrälsta medarbetare.
Tidskrävande uppgifter:
Även om det handlar om en uppgift som du själv måste ta ansvar för är det inte säkert att du behöver göra hela jobbet själv. Kanske kan en medarbetare göra den första och största delen av researchen innan du sedan godkänner och slutför den, eller ger instruktioner för nästa steg?
Läraktiga uppgifter:
Även uppgifter som till en början kan verka komplicerade att delegera, eftersom de ändå ska innehålla fakta som du själv måste bistå med, kan ofta delegeras om du bidrar med kvalitetssäkring och ett slutligt godkännande. Det kan exemelvis handla om underlaget till den uppdatering som hela arbetsgruppen får på kontorets månadsmöte.
Uppgifter du själv är dålig på:
Om varken du eller dina medarbetare är särskilt bra på en uppgift kan det vara bättre att delegera den till en extern expert. Ska du exempevis hålla ett anförande utanför din egen organisation kan en professionell designer hjälpa dig att göra en visuellt snygg PowerPoint-presentation.
Oväntade akuta uppgifter:
Ibland händer något oväntat som gör dig ännu mer stressad inför en deadline på jobbet. Kanske har du glömt din laptop på ett flygplan och måste därför ringa till flygplatsen för att kontrollera om laptopen har hittats? Då är det bra om du redan har gjort upp med en medarbetare om att denne kan avlasta dig i en liknande situation.
Tipsen i listan är hämtade från Harvard Business Review.
