För många tjänstemän har videosamtalen tagit över de fysiska mötena helt och hållet. De kan vara både effektiva och produktiva. Men de kan också vara röriga och utmattande.
– Jag ser flera utmaningar med att mötas digitalt som vi gör till vardags nu. Det första är att vi har svårare att förstå och tolka varandra. Våra ögon möts aldrig, då antingen den ena eller den andra tittar på skärmen eller i kameran. Det blir en väldigt märklig relation då ena parten alltid tittar ut i rymden, säger Antoni Lacinai, kommunikationsexpert.
Dåligt ljud och ljus gör även att de subtila signalerna som vi annars alltid tolkar in försvinner. Ditt skratt kan tolkas hånfullt eller hjärtligt, en blinkning kan vara förtrolig eller skämtsam, en avstängd kamera förenad med misstänksamhet.
Läs mer: Videomöten leder till grupptänkande
– Reptilhjärnan slår till när vi ska tolka varandra med svaga signaler. Då blir vi oftare misstänksamma snarare än positivt inställda. Det har med biologi att göra. Om jag möter en tiger vid vattenhålet på savannen så backar jag hellre än tänker att det är ett vänligt sinnat djur.
En annan utmaning med videomöten är att vi blir väldigt trötta av att scanna sinnesintryck och tolka signaler. Vi konkurrerar dessutom om uppmärksamhet på samma verktyg. I ett videomöte finns det möjlighet att vara inloggad på många ställen samtidigt, något som är svårare i det fysiska mötet.
Läs mer: Därför blir du trött av videomöten
– För 25 år sedan pratade forskare om att vi mäktade med att koncentrera oss i cirka 20 minuter innan det måste hända något och vår uppmärksamhet vandrade i väg. I dag säger man att det spannet ligger på tre minuter innan det börjar klia i fingrarna och vi tar upp vår mobil.
Skulle de digitala mötena överta de fysiska helt och hållet tror Antoni Lacinai att det kommer att påverka vår sociala förmåga på sikt.
Läs mer: "Inte bara videomötenas fel"
– Ju mer vi övar oss att mötas i det digitala rummet, desto mindre övning får vi i att mötas i det fysiska rummet och det kan göra att vi får svårare att tyda varandra och sätta oss in i varandras känslor. På sikt kan det leda till minskad empati. Så i den mån det går är det viktigt att också ses ansikte mot ansikte.
Minska tröttheten på videomötet
- Jobba med kulturen på videomötena, försök att starta med en fråga som gör deltagarna på gott humör. På det sättet kommer medarbetarna i rätt sinnesstämning.
- Undvik rena informationsmöten där endast en pratar.
- Ha en tydlig agenda med mötet. Ställ frågor och involvera de andra deltagarna.
- Ha aldrig ett möte som är längre än 45 minuter. Om du måste ha långa möten, lägg in många pauser.
- Var noga med ljus och ljud. Om du sitter i dunkel så kommer dina medarbetare ha svårare att tolka dig.
- Om de tekniska förutsättningarna finns, samlas i mindre grupprum i videomötena, där alla kan komma till tals och vara kreativa och produktiva.
- Fyll inte agendan till sista minut.
- Lägg in pauser mellan mötena där du kan ordna kaffe, gå på toaletten eller reflektera.
- Fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl din uppmärksamhet.
