Hoppa till huvudinnehåll
Digitalisering

Så skapar du meningsfulla videomöten

Att spegla sig i en videoskärm i stället för en människas ansikte riskerar att försämra vår sociala kompetens, tror kommunikationsexperten Antoni Lacinai. Men det finns sätt att göra de digitala mötena meningsfulla.
Lina Björk Publicerad 14 december 2020, kl 14:24
Shutterstock
För att videmötet ska bli bra är det bäst att fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl uppmärksamhet. Shutterstock

För många tjänstemän har videosamtalen tagit över de fysiska mötena helt och hållet. De kan vara både effektiva och produktiva. Men de kan också vara röriga och utmattande.

– Jag ser flera utmaningar med att mötas digitalt som vi gör till vardags nu. Det första är att vi har svårare att förstå och tolka varandra. Våra ögon möts aldrig, då antingen den ena eller den andra tittar på skärmen eller i kameran. Det blir en väldigt märklig relation då ena parten alltid tittar ut i rymden, säger Antoni Lacinai, kommunikationsexpert.

Dåligt ljud och ljus gör även att de subtila signalerna som vi annars alltid tolkar in försvinner. Ditt skratt kan tolkas hånfullt eller hjärtligt, en blinkning kan vara förtrolig eller skämtsam, en avstängd kamera förenad med misstänksamhet.

Läs mer: Videomöten leder till grupptänkande

– Reptilhjärnan slår till när vi ska tolka varandra med svaga signaler. Då blir vi oftare misstänksamma snarare än positivt inställda. Det har med biologi att göra. Om jag möter en tiger vid vattenhålet på savannen så backar jag hellre än tänker att det är ett vänligt sinnat djur.

En annan utmaning med videomöten är att vi blir väldigt trötta av att scanna sinnesintryck och tolka signaler. Vi konkurrerar dessutom om uppmärksamhet på samma verktyg. I ett videomöte finns det möjlighet att vara inloggad på många ställen samtidigt, något som är svårare i det fysiska mötet.

Läs mer: Därför blir du trött av videomöten

– För 25 år sedan pratade forskare om att vi mäktade med att koncentrera oss i cirka 20 minuter innan det måste hända något och vår uppmärksamhet vandrade i väg. I dag säger man att det spannet ligger på tre minuter innan det börjar klia i fingrarna och vi tar upp vår mobil.

Skulle de digitala mötena överta de fysiska helt och hållet tror Antoni Lacinai att det kommer att påverka vår sociala förmåga på sikt.

Läs mer: "Inte bara videomötenas fel"

– Ju mer vi övar oss att mötas i det digitala rummet, desto mindre övning får vi i att mötas i det fysiska rummet och det kan göra att vi får svårare att tyda varandra och sätta oss in i varandras känslor. På sikt kan det leda till minskad empati. Så i den mån det går är det viktigt att också ses ansikte mot ansikte.

Minska tröttheten på videomötet

  • Jobba med kulturen på videomötena, försök att starta med en fråga som gör deltagarna på gott humör. På det sättet kommer medarbetarna i rätt sinnesstämning.
  • Undvik rena informationsmöten där endast en pratar.
  • Ha en tydlig agenda med mötet. Ställ frågor och involvera de andra deltagarna.
  • Ha aldrig ett möte som är längre än 45 minuter. Om du måste ha långa möten, lägg in många pauser.
  • Var noga med ljus och ljud. Om du sitter i dunkel så kommer dina medarbetare ha svårare att tolka dig.
  • Om de tekniska förutsättningarna finns, samlas i mindre grupprum i videomötena, där alla kan komma till tals och vara kreativa och produktiva.
  • Fyll inte agendan till sista minut.
  • Lägg in pauser mellan mötena där du kan ordna kaffe, gå på toaletten eller reflektera.
  • Fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl din uppmärksamhet.

Mest läst just nu

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Omslag till Kollega nummer 4 2024.

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Digitalisering

Det största cyberhotet på jobbet är du själv

Det absolut största cyberhotet mot din arbetsplats är du. För trots att du troligtvis vet hur du ska skydda dig mot angrepp från cyberbrottslingar, låter du bli. Men ansvaret att hålla databuset ute faller inte enbart på dig.
Johanna Rovira Publicerad 4 april 2024, kl 08:37
Till vänster en man som jobbar med en internetrouter, till höger en cyberbrottsling med mask för ansiktet och en bärbar dator framför sig.
AI är ett av cyberbrottslingarnas nya vapen. Men det största hotet mot IT-säkerheten på jobbet är du, din lathet och din snällhet. Foto: Colourbox.

De är listiga, kreativa och ligger hela tiden steget före IT-experterna. Cyberbrottslingarna är dessutom extremt intresserade av just dig, eftersom du som anställd är deras väg in på företaget där de presumtivt kan tjäna storkovan på att stjäla, spionera, blockera och hota med att förstöra. 

– Alla stora företag har någon form av grundskydd, som brandväggar och krypteringar. Så brottslingarna letar efter olika sätt att ta sig in och kan hitta dig exempelvis via Linkedin, förklarar Måns Jonasson, internetexpert på Internetstiftelsen. 

Så kallad spearphishing, riktade attacker via mejl, handlar om att bedragare vill förmå dig att öppna en länk eller att installera något på datorn. Och en hel del lyckas i sitt uppsåt. 

–Många är lata och trötta och gör saker av slentrian, det är då det blir farligt, säger Måns Jonasson. 

Snällhet kan straffa sig

Måns Jonasson, Internetstiftelsen.
Måns Jonasson. Foto: Internetstiftelsen.

Farligt kan det också bli när vi är för snälla. Nätskurkarna tvekar inte att utnyttja vår hjälpsamhet. 

– Generellt är vi hjälpsamma och blir man kontaktad av någon som utger sig för att jobba på en annan avdelning och ber om hjälp, brukar vi ställa upp. Det är tråkig att behöva vara skeptisk hela tiden, men fråga gärna en extra gång i stället för att göra ett dyrt misstag, säger Måns Jonasson.  

Men vi är inte bara lata, trötta och alltför snälla, vi är också dessvärre högst oemottagliga för information om hur vi ska hålla cyberbuset borta. Informationskampanjer som brottsförebyggande metod är ineffektiv, konstaterar Karin Svanberg, enhetschef på Brottsförebyggande rådet, BRÅ. 

– Vi förändrar dessvärre sällan vårt beteende bara för att någon talar om att vi gör fel eller riskerar något. Jämför med hur vi till exempel förhåller oss till rökning, fet mat och droger, säger hon. 

Det finns alltså en förklaring till att världens vanligaste lösenord är 123456, trots att alla vid det här laget vet att knepiga, unika lösenord är A och O när det gäller att hålla hackarna på behörigt avstånd. 

AI förändrar spelplanen för cyberbrottslingar

Men bedragarna blir alltmer förslagna och tar dessutom hjälp av ny teknik. Tidigare kunde man identifiera bedrägeriförsöken på lockbetenas usla stavning och grammatiska klumpighet, men tack vare AI har lurendrejeriförsöken blivit mer sofistikerade.  

Klonade röstsamtal har redan förekommit i cyberbrottsammanhang och säkerhetsexperter förutspår att inom en mycket snar framtid kommer bedragare med hjälp av generativ AI även kunna förfalska videosamtal. 

– Det gäller absolut att vara på sin vakt. Teoretiskt finns redan möjligheten att skapa en avatar och den tekniken kommer att bli bättre, även om det i dagsläget är ganska dyrt och komplicerat, säger Måns Jonasson. 

Framöver behöver du alltså vara än mer observant och varken tro dina öron eller ögon om chefen eller kollegan ringer upp dig via teams och ber dig utföra någon tjänst som i förlängningen kan leda till att företagets konton töms. 

– Det gäller att inta ett skeptiskt förhållningssätt och ha känselspröten ute, säger Måns Jonasson.  

– Men det är taskigt att lägga hela ansvaret på de anställda, internetsäkerhet är en utmaning som kräver jobb på flera fronter. IT-systemen måste också bli smartare och enklare att använda så att det blir svårare att göra fel. 

Ordlista

Social engineering/social ingenjörskonst: Social manipulation som omfattar flera olika tekniker för att lura åt sig uppgifter. 

Spoofing: Bedragaren använder falsk avsändare i mejl, sms eller via telefon. 

Phishing - nätfiske: Falska länkar infekterade med virus

Spearphishing: Nätfiske riktade mot specifika personer

Astroturfing/konstgräsrötter :- Fejkade kampanjer eller budskap som ser ut som det kommer från vanligt folk

Ransomewere: utpressningsvirus

DDOS: Hör till de cyberattacker som ökar mest. Attacker mot webbplatser för att överbelasta system med följden att dessa går dåligt eller kraschar helt. 

Deepfake/djupfejk: Förfalskade videor, bilder, ljud som genom avancerad AI  låter avatarer tala och agera. 

Så skyddar du dig – en liten påminnelse

  1. Öppna ej bifogade dokument/länkar från okända – de kan infektera med skadlig kod i syfte att norpa värdefull information/utpressa. Öppna heller inte bifogade dokument eller länkar från kända avsändare som verkar atypiska eller konstiga. Avsändaradressen kan vara förfalskad eller fått kontot kapat.  För att kolla att avsändaren av ett mejl är ok: För musen över adressen utan att klicka och jämför adressen som dyker upp i rutan.
  2. Ett långt lösenord är bättre än ett kort komplicerat. Använd inte samma lösenord överallt. Det går nämligen att köpa avlagda lösenord på Darknet.
  3. Logga inte in på olika ställen via Facebook – du lämnar spår som kan användas mot dig.
  4. Uppdatera mobilen och datorn omgående när det kommer propåer  – säkerhetsuppdateringar beror ofta på att man hittat luckor som behöver täppas till. 
  5. Undvik att koppla in dig på gratis nätverk. Genom att använda en vpn-anslutning skyddas din dator.
  6. Sätt inte in ett upphittat usb-minne eller laddsladd i datorn för att stilla din nyfikenhet. De kan innehålla skadligt virus eller spionsystemvara.
  7. Lämna aldrig jobbdatorn obevakad och låt ingen annan använda den. Det förekommer att barn duperats att göra förälderns dator mottaglig för hackerattacker.