Hoppa till huvudinnehåll
Digitalisering

Så skapar du meningsfulla videomöten

Att spegla sig i en videoskärm i stället för en människas ansikte riskerar att försämra vår sociala kompetens, tror kommunikationsexperten Antoni Lacinai. Men det finns sätt att göra de digitala mötena meningsfulla.
Lina Björk Publicerad 14 december 2020, kl 14:24
Shutterstock
För att videmötet ska bli bra är det bäst att fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl uppmärksamhet. Shutterstock

För många tjänstemän har videosamtalen tagit över de fysiska mötena helt och hållet. De kan vara både effektiva och produktiva. Men de kan också vara röriga och utmattande.

– Jag ser flera utmaningar med att mötas digitalt som vi gör till vardags nu. Det första är att vi har svårare att förstå och tolka varandra. Våra ögon möts aldrig, då antingen den ena eller den andra tittar på skärmen eller i kameran. Det blir en väldigt märklig relation då ena parten alltid tittar ut i rymden, säger Antoni Lacinai, kommunikationsexpert.

Dåligt ljud och ljus gör även att de subtila signalerna som vi annars alltid tolkar in försvinner. Ditt skratt kan tolkas hånfullt eller hjärtligt, en blinkning kan vara förtrolig eller skämtsam, en avstängd kamera förenad med misstänksamhet.

Läs mer: Videomöten leder till grupptänkande

– Reptilhjärnan slår till när vi ska tolka varandra med svaga signaler. Då blir vi oftare misstänksamma snarare än positivt inställda. Det har med biologi att göra. Om jag möter en tiger vid vattenhålet på savannen så backar jag hellre än tänker att det är ett vänligt sinnat djur.

En annan utmaning med videomöten är att vi blir väldigt trötta av att scanna sinnesintryck och tolka signaler. Vi konkurrerar dessutom om uppmärksamhet på samma verktyg. I ett videomöte finns det möjlighet att vara inloggad på många ställen samtidigt, något som är svårare i det fysiska mötet.

Läs mer: Därför blir du trött av videomöten

– För 25 år sedan pratade forskare om att vi mäktade med att koncentrera oss i cirka 20 minuter innan det måste hända något och vår uppmärksamhet vandrade i väg. I dag säger man att det spannet ligger på tre minuter innan det börjar klia i fingrarna och vi tar upp vår mobil.

Skulle de digitala mötena överta de fysiska helt och hållet tror Antoni Lacinai att det kommer att påverka vår sociala förmåga på sikt.

Läs mer: "Inte bara videomötenas fel"

– Ju mer vi övar oss att mötas i det digitala rummet, desto mindre övning får vi i att mötas i det fysiska rummet och det kan göra att vi får svårare att tyda varandra och sätta oss in i varandras känslor. På sikt kan det leda till minskad empati. Så i den mån det går är det viktigt att också ses ansikte mot ansikte.

Minska tröttheten på videomötet

  • Jobba med kulturen på videomötena, försök att starta med en fråga som gör deltagarna på gott humör. På det sättet kommer medarbetarna i rätt sinnesstämning.
  • Undvik rena informationsmöten där endast en pratar.
  • Ha en tydlig agenda med mötet. Ställ frågor och involvera de andra deltagarna.
  • Ha aldrig ett möte som är längre än 45 minuter. Om du måste ha långa möten, lägg in många pauser.
  • Var noga med ljus och ljud. Om du sitter i dunkel så kommer dina medarbetare ha svårare att tolka dig.
  • Om de tekniska förutsättningarna finns, samlas i mindre grupprum i videomötena, där alla kan komma till tals och vara kreativa och produktiva.
  • Fyll inte agendan till sista minut.
  • Lägg in pauser mellan mötena där du kan ordna kaffe, gå på toaletten eller reflektera.
  • Fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl din uppmärksamhet.
Digitalisering

6 gånger när tekniken ställt till det

Teknik, it-system och AI är ofta menat att förbättra, förenkla eller effektivisera. Men ibland kan utfallet leda till att hundbajs sprids ut i hela huset – som i ett av exemplen nedan.
Oscar Broström Publicerad 25 oktober 2022, kl 07:00
Robotdammsugare
AI, teknik och IT-system kan ibland ställa till mer problem. Foto: Vidar Ruud/NTB

Anställda får sparken av misstag

Ett stort antal anställda i Region Örebro fick ett överraskande mejl i mitten av oktober med följande besked: ”Det här meddelandet skickas till dig med anledning av att din anställning upphör”.

Det rörde sig dock inte om en plötslig massuppsägning, utan om ett krånglande it-system som råkade skicka ut mejlet av misstag.

– Mejlet hann gå ut till många. Men det togs emot med jämnmod och skratt. Alla förstod nog att det inte var på riktigt, berättade Patrik Malm, it-chef på Region Örebro för Dagens Nyheter.

Nyhet om jordbävning – från 1925

2017 skakade en nyhet från Los Angeles Times om boende i södra Kalifornien: En jordbävning, med magnituden 6,8 på Richterskalan, hade drabbat området Santa Barbara. Många blev förvånade, och det med rätta, eftersom jordbävningen aldrig hade skett.

Eller jo, det hade skett en jordbävning med magnituden 6,8 i Santa Barbara – men det var 1925.

Vad som hände 2017 var att en anställd på USGS – den amerikanska myndighet som undersöker och mäter geologiska förändringar – skulle korrigera och precisera exakt var jordbävningen 1925 skedde, och råkade skicka i väg ett mejl om jordbävningen.

Quakebot, en AI-tjänst som genererar nyheter baserat på notifikationer från USGS, skrev då omedelbart en artikel som publicerades av Los Angeles Times.

Högtalare startade fest av sig själv

Klockan halv två på natten vaknade boende i en lägenhetsbyggnad i Hamburg av vad som lät som en väldigt högljudd fest.

Det var dock ingen som närvarade på festen. En röststyrd högtalare, Alexa, hade helt på egen hand satt på musik på en irriterande hög nivå. Efter en och en halv timme ringde boende polisen som slog in dörren och upptäckte en tom lägenhet med en dunkande högtalare.

När den boende i lägenheten, Oliver Haberstroh, väl kom hem hade polisen bytt ut hans lås och han fick åka till stationen för att hämta sina nya nycklar. Haberstroh skrev därefter på Amazon Tysklands Facebook-sida och dementerade att han skulle ha aktiverat Alexa på distans.

 Jag har varit helt nöjd med er tjänst och Alexa, men relationen har tagit en u-sväng sedan i fredags. Man kan säga att det är komplicerat, vi måste gå skilda vägar.

Sorterade bort kvinnor

Amazon ville förbättra och effektivisera sin rekrytering. Företaget hade därför utvecklat ett program där AI snabbt skulle gå igenom jobbansökningar och betygsätta kandidaterna mellan ett och fem.

Programmet visade sig skatta kvinnor lägre än män.

Eftersom företaget och techavdelningen var mansdominerad, tolkade AI:n det som att män var att föredra framför kvinnor. När en kandidat skrev ordet ”kvinna” i sin jobbansökan fick den automatiskt ett lägre betyg. När Amazon upptäckte felet ledde det till slut till att man avvecklade rekryteringsprogrammet

Kamera blandade ihop boll och kalt huvud

Den skotska fotbollsklubben Inverness Caledonian Thistle FC bestämde sig under pandemin, när supportrar inte fick gå till arenan och se matcherna, för att köpa in ett automatiskt kamerasystem för att livesända matcherna.

Kameran skulle automatiskt följa spelet eftersom den var programmerad att hålla fokus på bollen. Dessvärre fick kameran problem i en match när domaren saknade hår. Kameran blandade ihop bollen med domarens kala huvud och tittarna, som ville se vad som hände i matchen, fick i stället följa domarens aktivitet på planen.

Robotdammsugare orsakade ”bajsokalyps”

Det kan vara bekvämt med robotdammsugare hemma, för den som har råd. Det verkar dock finnas en baksida med AI-städaren om du samtidigt har husdjur.

Jesse Newton från USA vaknade en morgon av vad han beskriver som en ”bajsokalyps”. Robotdammsugaren hade kört över hundens avföring och fört runt bajset i hela huset. Newton beskriver synen familjen fick på morgon som ”ett hem som närmast påminner om en Jackson Pollock-bajstavla”.

Dessvärre är det här inte första gången det händer. Företaget iRobot, som gör modellen Roomba, säger i en kommentar att de ”ärligt talat ser det här ganska ofta”.