Hoppa till huvudinnehåll
Digitalisering

Så skapar du meningsfulla videomöten

Att spegla sig i en videoskärm i stället för en människas ansikte riskerar att försämra vår sociala kompetens, tror kommunikationsexperten Antoni Lacinai. Men det finns sätt att göra de digitala mötena meningsfulla.
Lina Björk Publicerad
Shutterstock
För att videmötet ska bli bra är det bäst att fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl uppmärksamhet. Shutterstock

För många tjänstemän har videosamtalen tagit över de fysiska mötena helt och hållet. De kan vara både effektiva och produktiva. Men de kan också vara röriga och utmattande.

– Jag ser flera utmaningar med att mötas digitalt som vi gör till vardags nu. Det första är att vi har svårare att förstå och tolka varandra. Våra ögon möts aldrig, då antingen den ena eller den andra tittar på skärmen eller i kameran. Det blir en väldigt märklig relation då ena parten alltid tittar ut i rymden, säger Antoni Lacinai, kommunikationsexpert.

Dåligt ljud och ljus gör även att de subtila signalerna som vi annars alltid tolkar in försvinner. Ditt skratt kan tolkas hånfullt eller hjärtligt, en blinkning kan vara förtrolig eller skämtsam, en avstängd kamera förenad med misstänksamhet.

Läs mer: Videomöten leder till grupptänkande

– Reptilhjärnan slår till när vi ska tolka varandra med svaga signaler. Då blir vi oftare misstänksamma snarare än positivt inställda. Det har med biologi att göra. Om jag möter en tiger vid vattenhålet på savannen så backar jag hellre än tänker att det är ett vänligt sinnat djur.

En annan utmaning med videomöten är att vi blir väldigt trötta av att scanna sinnesintryck och tolka signaler. Vi konkurrerar dessutom om uppmärksamhet på samma verktyg. I ett videomöte finns det möjlighet att vara inloggad på många ställen samtidigt, något som är svårare i det fysiska mötet.

Läs mer: Därför blir du trött av videomöten

– För 25 år sedan pratade forskare om att vi mäktade med att koncentrera oss i cirka 20 minuter innan det måste hända något och vår uppmärksamhet vandrade i väg. I dag säger man att det spannet ligger på tre minuter innan det börjar klia i fingrarna och vi tar upp vår mobil.

Skulle de digitala mötena överta de fysiska helt och hållet tror Antoni Lacinai att det kommer att påverka vår sociala förmåga på sikt.

Läs mer: "Inte bara videomötenas fel"

– Ju mer vi övar oss att mötas i det digitala rummet, desto mindre övning får vi i att mötas i det fysiska rummet och det kan göra att vi får svårare att tyda varandra och sätta oss in i varandras känslor. På sikt kan det leda till minskad empati. Så i den mån det går är det viktigt att också ses ansikte mot ansikte.

Minska tröttheten på videomötet

  • Jobba med kulturen på videomötena, försök att starta med en fråga som gör deltagarna på gott humör. På det sättet kommer medarbetarna i rätt sinnesstämning.
  • Undvik rena informationsmöten där endast en pratar.
  • Ha en tydlig agenda med mötet. Ställ frågor och involvera de andra deltagarna.
  • Ha aldrig ett möte som är längre än 45 minuter. Om du måste ha långa möten, lägg in många pauser.
  • Var noga med ljus och ljud. Om du sitter i dunkel så kommer dina medarbetare ha svårare att tolka dig.
  • Om de tekniska förutsättningarna finns, samlas i mindre grupprum i videomötena, där alla kan komma till tals och vara kreativa och produktiva.
  • Fyll inte agendan till sista minut.
  • Lägg in pauser mellan mötena där du kan ordna kaffe, gå på toaletten eller reflektera.
  • Fokusera på en sak i taget i stället för att ha många fönster uppe samtidigt som stjäl din uppmärksamhet.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Digitalisering

Så lurar bedragare anställda på lösenord

Nätfiske via mejl och sms är det man som anställd ska vara mest på sin vakt mot efter en omfattande dataläcka betonar Karl Emil Nikka, cybersäkerhetsexpert på Stöldskyddsföreningen.
Publicerad 1 oktober 2025, kl 09:15
Så undviker du nätfiske efter en dataläcka – expertens varning. PÅ bild en kvinna med bärbar dator och en autentiserigsapp.
Så skyddar du dig mot nätfiske efter en dataläcka. Cybersäkerhetsexpert Karl-Emil Nikka varnar för falska mejl och sms – lär dig känna igen bluffarna. Foto: Colourbox.

– Någon försöker lura dig att läcka något, till exempel ditt lösenord. Mejlet eller messet är ofta mycket trovärdigt. Det har en signatur och en logotyp som gör att det ser ut som om det kommer från den egna organisationen, säger han.

Bedragare utnyttjar oro kring lösenordsbyten

Bedragaren kanske skriver att du med anledning av en läcka du läst om i media måste byta ditt lösenord – och uppmanar dig att klicka på en länk.

Epost är ett osäkert kommunikationssätt eftersom det är lätt att missa att avsändaren är manipulerad. Telefon och sms är minst lika osäkert. Det går inte att avgöra om personen som tar kontakt är den som den utger sig för att vara. En bedragare kan ringa till dina kollegor från ditt telefonnummer.

– När organisationer informerar sin personal i känsliga frågor om vad som har inträffat är det viktigt att göra det via säkra kommunikationssätt, som intranätet och interna meddelandelösningar. Där kan alla lita på att den som skriver något är den de utger sig för att vara, säger Karl Emil Nikka.

Risker med att lämna ut uppgifter till tredje part

Karl-Emil Nikka. Foto: Ulf Edvinsson.

Att som i fallet med Miljödata lägga ut skyddade personuppgifter till en tredje part måste göras med försiktighet, anser han. Det viktiga är att alla företag och organisationer har förteckningar över vilka personuppgifter de hanterar, var de hanterar dem och att de regelbundet gallrar uppgifterna.

Motivet för en cyberattack varierar. För en grupp som utpressar handlar det ofta om att skrämmas och bli känd.

– Gruppen bakom läckan från Miljödata tjänar inga pengar på att lägga informationen öppet på Darknet, men den bygger sitt varumärke, säger Karl Emil Nikka.

Text: Torbjörn Tenfält

Dataläckor vi minns


Coop Värmland 2023: 

December 2023. Coop Värmland utsattes för ett cyberangrepp som påverkade kortbetalningar i butik och stora delar av organisationens IT-systemen. Anställningsuppgifter om medarbetare läckte ut, likaså uppgifter om Coop Värmlands medlemmar. Möjligheten att betala med kort i butik slogs ut under ett dygn. 

Källa: Coop

 

Visma och offentligajobb.se 2023: 

April 2023: En av Vismas driftleverantörer utsattes för en cyberattack som berörde rekryteringssystemet hos Visma Recruit och jobbsökarsajten offentligajobb.se.  Under ett antal dagar gick det att söka jobb i flera kommuner och myndigheter.

Källa: Visma

 

Vastaamo i Finland 2020: 

Oktober 2020. Det finska psykoterapicentret Vastaamo drabbades av dataintrång och utpressning. Omkring 36 000 patienters konfidentiella information läckte ut, bland annat terapianteckningar, diagnoser och klientuppgifter. Många fick utpressningsmejl med krav om att betala 200 euro för att inte deras uppgifter skulle offentliggöras.

Källa: MSB

 

Skillnaden mellan dataläcka och dataintrång?


En dataläcka är ett obehörigt avslöjande av känslig, konfidentiell eller personlig information från en organisations system eller nätverk till en extern part. Dataläckor kan vara avsiktliga eller oavsiktliga och kan få allvarliga konsekvenser för de organisationer och individer som påverkas.

Källa: Microsoft