På transportfirman TNT hade det gått rutin i utvecklingssamtalen. Många i personalen hade svårt att se meningen med dem.
Nu har detta ändrats. Syftet är tydligt: alla ska bidra till ett ständigt förbättringsarbete och medarbetarna ska känna sig mer till freds. En av hörnpelarna i förändringen är utvecklingssamtal i grupp, något som blivit uppskattat av både medarbetare och chefer.
Sedan ett par år finns tid avsatt för att personalen ska kunna sitta ner i mindre grupper och tala om sådant som känns aktuellt och viktigt. Medarbetarna bestämmer själva vad de ska ta upp och resultatet av diskussionerna följs upp vid andra möten.
-Tanken är att varje möte ska vara en del av ett pågående samtal och målet är att man ska hålla frågeställningarna levande i vardagen, förklarar Camilla Lundberg, ansvarig för kompetensutvecklingsfrågor på företaget.
TNT:s svenska huvudkontor ligger i Sollentuna, strax utanför Stockholm och företaget har specialiserat sig på expresstjänster, logistik och internationell posthantering. Inne på avdelningen för säljadministration, där ett tiotal medarbetare sitter tillsammans i ett kontorslandskap, råder lugn koncentration. Det enda som hörs är ett stilla surr från någon som talar i telefon eller rådgör med en arbetskamrat.
En av dem som arbetar här är Jenny Carlsson, ordförande i HTF-klubben. Hon är mycket positiv till de nya utvecklingssamtalen i grupp.
-Samtalen gör att personalen kommer mer i fokus och det tycker jag är bra. Mjuka frågor som samarbete har blivit viktigare eftersom vi har avsatt tid för det.
Jenny och hennes närmaste arbetskamrater träffas två gånger om året på utvecklingssamtal i grupp. Tre timmar brukar de sätta av, men diskussionerna har en tendens att dra ut på tiden. De får ju chans att tala om sådant som de annars aldrig pratar om. Samarbete i olika former står alltid på dagordningen.
-Vi pratar mycket om arbetsrutiner, om vad jag gör och vad de andra gör och hur vi kan underlätta för varandra. Vi pratar också om hur vi uppfattas som arbetsgrupp för vi vill ju bli sedda som en bra grupp.
På TNT bryts företagets verksamhetsplaner ner på avdelningsnivå och en del av tiden ägnas åt att diskutera hur avdelningen ska uppnå målen. Allt som deltagarna kommit överens om dokumenteras. Uppföljning sker löpande på andra möten och även om Jenny skrattande medger att hon inte tänker på frågeställningarna precis varje dag så tycker hon ändå att de är levande i vardagen.
-Framför allt samarbetet eftersom vi alla är beroende av varandra. Fungerar inte samarbetet så fungerar ingenting.
Som grund för samtalen har alla grupper ett samtalsstöd i form av ett blad med olika frågeställningar som de reflekterat över före mötet. Samtalsstödet hjälper gruppen att komma djupare i diskussionen och Jenny tycker att hennes arbetsgrupp utvecklats genom samtalen.
-Jag tycker att vi har blivit öppnare och ärligare mot varandra. Jag brukar inte vara den som alltid säger högt vad jag tycker och tänker, men i den här situationen har jag blivit trygg, säger hon och tillägger att det var svårare i början.
Jennys chef David Wallenstein håller med och tycker att den här typen av samtal är viktiga.
-Alla har möjlighet att komma till tals, och när vi tar ett beslut så är det genomdiskuterat och alla är överens. Arbetsgruppen utvecklas snabbare nu eftersom vi har regelbundna uppföljningar.
Eftersom gruppsamtalen varvas med individuella samtal har arbetssättet inneburit en ökad arbetsbörda för David. Han uppskattar att han lägger ner ungefär 50 timmar om året på alla samtal, men klagar inte över det.
-Det är värt den tid det tar. Hade vi inte haft det här forumet så tror jag att vi hade haft problem som legat och pyrt och som tagit tid och energi på annat sätt. Nu diskuterar vi och åtgärdar i stället.
Jenny håller med honom.
-Hela gruppen har blivit stabilare, tycker jag, och problem kommer upp snabbare nu. Man får ur sig det man tycker och tänker och då ser man att andra tycker likadant och att det inte bara är jag som gnäller.
David är samtalsledare, vilket betyder att han har på sitt ansvar att få alla att prata och det är inte alltid så lätt.
-Ibland får jag lov att säga "Kom igen, jag köper inte att allt är bra", säger han.
Jenny å sin sida tycker att samtalen bygger på att man är ärlig, annars är det ingen idé. Samtidigt gäller det naturligtvis att vara försiktig i sin ärlighet så att man inte sårar. Kritik av de andra i gruppen aktar hon sig för.
-Nej, då känner man sig ju väldigt utpekad. Har jag problem med någon i min grupp så tar jag upp det vid ett tillfälle när vi är ensamma. I gruppdiskussionerna är det mer att vi uppmuntrar och berömmer varandra för det som vi är bra på, säger Jenny.
Efter att gruppsamtalet är genomfört är det dags för de individuella samtalen och de utgår också från den samtalsmodell, som TNT utvecklat tillsammans med Amfora samtalsakademi. Förutom frågeställningarna innehåller samtalsstödet ett antal begrepp som lojalitet, målinriktad, sprider arbetsglädje osv. Dessa begrepp ska medarbetaren fundera över och sätta plus eller minus framför för att värdera starka respektive svaga sidor. Chefen sätter också plus, respektive minus, på sin medarbetare.
-Första gången var det lite jobbigt att sätta betyg på sig själv. Det är faktiskt inte så lätt. Men det är intressant att följa upp resultatet och det känns som om jag blivit både starkare och bättre i mitt arbete. Jag kan se att på den här punkten har jag förbättrats och det stärker mig. Jag behöver ju få veta, annars kan jag inte förbättra mig, säger Jenny som inte tycker att det är så farligt som det kan låta.
-Det är ju inte på blodigt allvar. Mina plus och minus är ju en diskussion mellan mig och David.
Å andra sidan kan det bli lite svettigt även för David. I samtalsstödet ingår ett par frågeställningar om chefens svaga respektive starka sidor.
-Man har ju börjat bli van vid betygssättningen och är medveten om de punkter som man är svag på, säger David.


Så här gör TNTDet övergripande syftet med samtalen är att man frågar sig hur jag, respektive vi som grupp, efter bästa förmåga bidrar till verksamhetens utveckling. -För att arbetssättet ska fungera bör alla genomföra minst två enskilda utvecklingssamtal och två gruppsamtal per år. -Utvecklingssamtalen är en del av ett pågående samtal och för att de ska vara levande i vardagen dokumenteras alla överenskommelser och följs upp senare. -I gruppdialogen ska alla bli delaktiga, få en gemensam syn på verksamheten och en överblick över vad som är viktigt för gruppen.