Så säger du nej till möten

Är din kalender sprängfylld av möten? Ibland kan det vara nödvändigt att sålla och prioritera de möten där du verkligen behövs. Colourbox

Du sitter på ett möte på jobbet och undrar vad du gör där egentligen. Det är faktiskt en högst relevant fråga. Möten fyller ofta en viktig funktion, det är bra verktyg som kan vara kreativa, stärkande och inte minst nödvändiga. Men de kan också, alldeles för ofta, vara motsatsen. Tråkiga, trötta och ineffektiva.

En undersökning från förra året visar att vi ägnar fyra veckor per person och år åt onödiga möten, som varken har syfte eller mål och där man mest sitter med som åskådare.

Men nu börjar fler företag ifrågasätta sin möteskultur. Går det att göra på ett annat vis? Att inte alls ha möten eller åtminstone mer sällan? Vissa har infört mötesfria dagar, och det finns arbetsplatser där det är uttalat okej att avstå mötet.

Teslas grundare Elon Musk har uppmanat sina medarbetare att dra ner på möten och att till och med lämna en sammankomst som inte ger något. Har du inget att tillföra – gå därifrån.

Men om du inte jobbar på Tesla får du här några tips på hur du säger nej eller lämnar ett möte.

När?

Om mötet helt saknar tidsplan och agenda bör du kunna säga nej. Eller åtminstone kräva att i förväg få veta syftet med mötet.
Harvard Business Review tipsar om att du ska ställa dig tre frågor innan ett möte: Är det värdefullt? Är det verkligen du som ska gå? Är det prioriterat för dig just nu?
Svarar du inte ja på någon av frågarna bör du kanske avstå.

Hur?

Att hata möten i allmänhet kommer du inte långt på. Vissa möten måste du gå på. Men kanske kan de hållas i annan form? Vässa argumenten och skippa gnället. Diskutera möteskulturen på jobbet. Att man alltid har gjort på ett visst sätt på samma dag i veckan betyder det inte att det behöver fortsätta så. Skapa gemensamma spelregler för hur möten ska hållas och när det är okej att inte närvara. Se till att alla vet vad som gäller. Kanske är en mötespolicy nödvändig?
Vet du inte vad du har på mötet att göra så borde du kunna säga nej. Prata med din chef eller med den som kallar till mötet. Förklara hur du tänker. Var tydlig och trevlig. Be om syfte och mål. Fråga om du måste vara med på hela mötet? Kanske slutar det med att du ändå går. Eller att hela mötet ställs in för att det i slutändan inte behövs.
Rena informationsmöten kan vara ett alternativ att avstå när du har mycket annat att göra. Information kan du skaffa dig i efterhand. Ta eget ansvar för det bara.

Till dig som är chef

Kalla till möten med omsorg. Vilka behövs? Kan ni vara utan något? Vilka ska vara med?
Var tydlig med vilka regler som gäller. Är det okej att säga nej så ska ett nej inte få konsekvenser.
Var öppen för diskussion. Våga ändra och laborerar med möteskulturen.
Reflektera efteråt. Vad kan göras bättre nästa gång?
Lär dig och se till att dina medarbetare också kan hantera digitala verktyg som underlättar kommunikation.

Vad säger juristen?

Malin Wulkan, biträdande chefsjurist på Unionen:

Om din arbetsgivare bedömer att du bör vara med på ett möte så är du i normalfallet skyldig att vara det. Men sedan kan du sakligt argumentera till varför du inte bedömer att din närvaro behövs.

Om du rent faktiskt inte kan vara med så är det en sak. Men om du utan giltiga skäl och utan att ha meddelat din arbetsgivare att du uteblir kan det få konsekvenser för din anställning. Men det spelar också i sammanhanget roll hur tydlig arbetsgivaren varit med att din närvaro är obligatorisk.