Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Så röjer du upp i mejlträsket

Tycker du att inkorgen känns överväldigande och oöverskådlig? Med hjälp av några enkla knep kan du få ordning på ditt e-postande. Tidskriften Forbes har listat de tre vanligaste mejlmisstagen som sätter käppar i arbetshjulet.
Linnea Andersson Publicerad

Hur du använder ditt e-postkonto och vad du gör med dina mejl är kanske självklart för dig, men precis som med all annan kommunikation är det ofta personligt. Såväl ditt sätt att läsa, hantera och skicka mejl är ofta en blandning av gammal vana och preferenser. Vissa missar är vanligare än andra, här får du hjälp att lösa de mest frekventa.

Misstag 1: Spara alla mejl i inkorgen

De flesta av oss låter förmodligen all e-post vara kvar i inkorgen, utan att vare sig radera eller arkivera dem i olika filer. Du kanske inte tycker att det spelar någon roll om du lämnar kvar gamla onödiga mejl, men din hjärna håller inte med. Forskning från Princetons neurovetenskapliga institut visar att "en rörig och kaotisk omgivning gör det svårare att fokusera". Detsamma gäller för din virituella miljö, ju fler mejl du ser desto mer tid spenderar hjärnan åt att undermedvetet tänka på dem. Även de där onödiga mejlen som du inte ens läste.

I forskningsstudien föreslås att du genom att minska virrvarret i inkorgen blir mindre distraherad, mer produktiv och bättre på att ta in information. En anledning så god som någon att rensa lite bland dina 9 456 gamla mejl.

Lösning:

Använda bara inkorgen för nya mejl. Är du färdig med ett mejl så arkivera, registrera eller radera. Du kan alltid söka efter mejl du behöver senare. (Läs mer nedan om hur du arkiverar på bästa sätt).

Misstag 2: Radera mejl som borde arkiveras (och vice versa)

När du nu lärt dig att bara använda inkorgen för ny e-post, är frågan vad du ska göra med alla andra mejl?

Alternativen är a) radera eller b) arkivera i relevant mapp (eller med hjälp av etikett om du har ett Gmail-konto). Många gör misstaget att dra det ena eller andra alternativet ett steg för långt, genom att antingen radera eller behålla alla mejl. Men den gyllene medelvägen är att föredra. Att rensa bland e-posten gör det enklare att hitta mejl som du letar efter, men att bli allt för ivrig i utplånandet kan så klart leda till att du råkar slänga något viktigt.

Lösning:

När du läst ett mejl, ta ett par sekunder till att bestämma om du behöver ha tillgång till det framöver. Om svaret är nej - radera. Är svaret ja - arkivera.

Misstag 3: Använda inkorgen som en att-göra-lista

För dem som inte älskar att-göra-listor är det lätt hänt att inkorgen får sätta dagordningen. Visst kan det vara ett bra sätt för enklare e-mejlrelaterade göromål som att svara på en kollegas förfrågan om mötestid. Sådant har inte på en att-göra-lista att göra, utan bör snarare tas om hand så fort man får mejlet. Men för uppgifter som att "ta fram förslag till ny kund" eller "betala kontorshyra", är en traditionell att-göra-lista betydligt mer effektivt än att spara gamla mejl som påminnelser. En lista gör det enklare att prioritera och fokusera på vad du behöver göra just i dag. Inkorgen gör att din tid läggs i andra människors händer, för varje nytt mejl kommer ett nytt "att göra", vare sig du vill eller inte.

Lösning:

Gå igenom inkorgen och skriv upp varje görbart "att göra". Följ sedan lösningen på misstag nummer två: radera eller arkivera.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmiljö

8 tips - så jobbar du hjärnsmart vid skärmen

Blir du helt slut av jobbet vid datorn? Hjärnforskaren tipsar om hur du jobbar skärmsmart så att hjärnan håller över tid.
Elisabeth Brising Publicerad 17 mars 2025, kl 06:01
En man med huvudvärk på sin arbetsplats.
Blir du helt seg i kolan och får lätt huvudvärk av arbetet vid datorn. Jobba mer skärmsmart med de här tipsen från en hjärnforskare. Foto: Shutterstock
Sissela Nutley
Sissela Nutley, hjärnforskare. Foto: Lina Eidenberg Adamo

Blir det långa dagar vid skrivbordet? Det är inte alltid lång skärmtid ger bättre resultat. Vår kognition kräver både variation och vila under arbetsdagen. Sissela Nutley, hjärnforskare vid Karolinska institutet, tipsar om hur du jobbar hjärnsmart. 

1. Fokustid på förmiddagen 

Din bästa tid för kognitivt komplicerade jobbuppgifter är på förmiddagen då vi har ett kortisolpåslag som hjälper hjärnans koncentration. 

2. Möten och rutinjobb efter lunch

På eftermiddagen passar det bäst att ha möten, mejlkorgstid och jobba med rutinuppgifter som inte kräver samma starka fokus. Planera för mindre skärmtid på eftermiddagen. 

3. Håll möten 45 minuter eller mindre

Sätt in standardläget för ett möte på 45 minuter eller bara 25 och ta sedan en rörelsepaus innan ni fortsätter. Avsätt inte en timme av bara farten. 

4. Många kortpauser

Var tjugonde minut ska du lyfta blicken minst 20 sekunder från skärmen för ögonens skull. Koncentrationsförmågan är bara på topp i högst 25 minuter i taget för något lite tråkigt. Res dig en gång i halvtimmen, titta ut och gör några tåhävningar. 

5. Gå inte från en skärm till en annan

Ta inte en paus från jobbet genom att kolla i din privata telefon, i alla fall inte jämt. För att det ska vara en bra paus för hjärnan ska aktiviteten vara en motsats till det du gjorde nyss. Som rörelse, vila eller social gemenskap.

6. Undvik boka möten på varandra

Lägg alltid in paus mellan möten. Under pandemin såg hjärnforskare att digitala möten utan paus emellan ökade stressen, vilket syntes i hjärnaktivitet och lägre engagemang. Men med bara tio minuters mindfulness-paus mellan mötena neutraliserades stressen. 

7. Ta kontroll över notiserna - och dig själv

Stäng av program och notiser du inte behöver när du ska koncentrera dig på en uppgift. Planera in när du ska använda vilka program. Våga stänga av och vara otillgänglig periodvis. 

8. Har du problem – snacka med chefen eller facket

Prata om hur det digitala arbetssättet och systemen påverkar arbetet och din hälsa. Fyll på med kunskap om hur arbetsplatsen kan förebygga hjärnstress och sjukskrivningar.