Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Så röjer du upp i mejlträsket

Tycker du att inkorgen känns överväldigande och oöverskådlig? Med hjälp av några enkla knep kan du få ordning på ditt e-postande. Tidskriften Forbes har listat de tre vanligaste mejlmisstagen som sätter käppar i arbetshjulet.
Linnea Andersson Publicerad

Hur du använder ditt e-postkonto och vad du gör med dina mejl är kanske självklart för dig, men precis som med all annan kommunikation är det ofta personligt. Såväl ditt sätt att läsa, hantera och skicka mejl är ofta en blandning av gammal vana och preferenser. Vissa missar är vanligare än andra, här får du hjälp att lösa de mest frekventa.

Misstag 1: Spara alla mejl i inkorgen

De flesta av oss låter förmodligen all e-post vara kvar i inkorgen, utan att vare sig radera eller arkivera dem i olika filer. Du kanske inte tycker att det spelar någon roll om du lämnar kvar gamla onödiga mejl, men din hjärna håller inte med. Forskning från Princetons neurovetenskapliga institut visar att "en rörig och kaotisk omgivning gör det svårare att fokusera". Detsamma gäller för din virituella miljö, ju fler mejl du ser desto mer tid spenderar hjärnan åt att undermedvetet tänka på dem. Även de där onödiga mejlen som du inte ens läste.

I forskningsstudien föreslås att du genom att minska virrvarret i inkorgen blir mindre distraherad, mer produktiv och bättre på att ta in information. En anledning så god som någon att rensa lite bland dina 9 456 gamla mejl.

Lösning:

Använda bara inkorgen för nya mejl. Är du färdig med ett mejl så arkivera, registrera eller radera. Du kan alltid söka efter mejl du behöver senare. (Läs mer nedan om hur du arkiverar på bästa sätt).

Misstag 2: Radera mejl som borde arkiveras (och vice versa)

När du nu lärt dig att bara använda inkorgen för ny e-post, är frågan vad du ska göra med alla andra mejl?

Alternativen är a) radera eller b) arkivera i relevant mapp (eller med hjälp av etikett om du har ett Gmail-konto). Många gör misstaget att dra det ena eller andra alternativet ett steg för långt, genom att antingen radera eller behålla alla mejl. Men den gyllene medelvägen är att föredra. Att rensa bland e-posten gör det enklare att hitta mejl som du letar efter, men att bli allt för ivrig i utplånandet kan så klart leda till att du råkar slänga något viktigt.

Lösning:

När du läst ett mejl, ta ett par sekunder till att bestämma om du behöver ha tillgång till det framöver. Om svaret är nej - radera. Är svaret ja - arkivera.

Misstag 3: Använda inkorgen som en att-göra-lista

För dem som inte älskar att-göra-listor är det lätt hänt att inkorgen får sätta dagordningen. Visst kan det vara ett bra sätt för enklare e-mejlrelaterade göromål som att svara på en kollegas förfrågan om mötestid. Sådant har inte på en att-göra-lista att göra, utan bör snarare tas om hand så fort man får mejlet. Men för uppgifter som att "ta fram förslag till ny kund" eller "betala kontorshyra", är en traditionell att-göra-lista betydligt mer effektivt än att spara gamla mejl som påminnelser. En lista gör det enklare att prioritera och fokusera på vad du behöver göra just i dag. Inkorgen gör att din tid läggs i andra människors händer, för varje nytt mejl kommer ett nytt "att göra", vare sig du vill eller inte.

Lösning:

Gå igenom inkorgen och skriv upp varje görbart "att göra". Följ sedan lösningen på misstag nummer två: radera eller arkivera.

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmiljö

Social makt på jobbet – så läser du hemliga spelet på möten

Ljudliga suckar och en blick på mobilen när kollegan talar. Det sociala spelet under möten avslöjar informella maktstrukturer på jobbet.
– Negativ bekräftelse hör inte hemma på en arbetsplats, säger Susanne Andersson, organisationsforskare vid Stockholms universitet.
Torbjörn Tenfält Publicerad 5 mars 2025, kl 06:00
Social makt på jobbet. Mötesrum, applåderande deltagare.
Är den som pratar mest på mötet den med mest social makt? Inte nödvändigtvis, menar forskaren. Lär dig att tolka det sociala spelet på möten och se vem som egentligen har makten. Foto: Colourbox.

Mötet ska starta men alla medarbetare är inte på plats. Kan det börja ändå? 

Ofta beror det på vem som saknas.

– Så kan den sociala maktordningen på jobbet visa sig, säger Susanne Andersson, forskare vid Stockholms universitet med inriktning på organisationspedagogik.

Hon har studerat informella maktstrukturer genom att följa ett femtontal mellanchefer och se hur de och deras medarbetare agerar på vanliga jobbmöten. Iakttagelserna är en del av det forskningsprojekt hon driver tillsammans med privata och offentliga arbetsgivare och där hon utgår från mellanchefers arbetssituation.

– De beteenden och mönster jag såg skiljde sig inte särskilt mycket mellan offentliga och privata arbetsplatser. Det är den möteskultur som utvecklats i arbetsgruppen som är avgörande, inte om det är en privat eller offentlig arbetsgivare, säger Susanne Andersson.

Risk för mobbning

Hon följde cheferna i deras vardag, satt med på möten och följde upp med intervjuer där hon prövade sina tolkningar av vad hon sett och hört under mötet.

– Syftet var att cheferna skulle börja reflektera över sin vardag för att få syn på det som inte är bra och sedan arbeta för att förändra det.

Mötet är en arena där det blir extra tydligt vilka medarbetare som inte får bekräftelse. 

– Sker det återkommande under längre tid så finns det ett ord för det och det är mobbning, säger hon.

Den som utsätts har ofta svårt att bryta mönstret.

– Att någon ska behöva uppleva att ingen lyssnar på vad han eller hon säger får bara inte förekomma på en arbetsplats. Det är något chefen måste ta tag i.

Andra blir bekräftade och får mycket mer uppmärksamhet, trots att de inte alltid har något vettigt att säga. 

– Många tänker att den som pratar mycket har social makt och får stort inflytande, men det är inte alls säkert. Istället kan det vara den som sitter tyst hela mötet och sedan säger något som alla håller med om.

Laddat var man sitter

Placeringen vid sammanträdesbordet är ett annat laddat område. Om bordet är rektangulärt förväntar sig alla att den som sätter sig vid kortändan ska leda mötet. 

– Ska du inte leda mötet blir det konstigt om du sätter dig där, särskilt om det inte anlänt så många andra och flera platser är lediga. Är bordet däremot fullt och det sitter någon vid ena kortsidan kan du sätta sig vid den andra. Då är det inte lika laddat.

Dagordningen är ett maktvapen för chefen. Beroende på vilken ordning frågorna hamnar i kan de få olika tyngd.

– Vill du som chef skapa en arbetsgrupp där människor ges likvärdiga villkor bör du vara medveten om hur de här mönstren ser ut på din arbetsplats. Vilka har mest inflytande och kan räknas som informella ledare? Vilka har lägre status? 

Susanne Andersson framhåller vikten av att skapa möten där alla får komma till tals och bidra med idéer. Det gynnar inte bara arbetsgruppen utan hela organisationen.

 – Att ha fokus på bekräftelsemönstren kan vara ett sätt att få syn på hur vi fungerar tillsammans. Om det fungerar dåligt har vi alla ett ansvar att förändra kulturen, men det är chefen som har det formella ansvaret.

 Susanne Andersson ser också könsskillnader i möteskulturen. 

– Idag är kvinnor högutbildade, oerhört kompetenta, vältaliga och kan ta för sig på möten. Men vilket inflytande en enskild kvinna får beror på hur de andra mottar de idéer hon kommer med. 

Marginaliseringen sker inte alltid med hjälp av en tydlig härskarteknik. 

– Ofta sker det här mer subtilt. Den som har ordet kan få mycket eller lite gehör.

Kulturen kan ändras

Facket kan spela en viktig roll i att motverka destruktiva bekräftelsemönster på arbetsplatserna, framhåller Susanne Andersson. 

– I grunden är det här en arbetsmiljöfråga. Men kulturen sitter inte i väggarna. Den skapas när vi människor samspelar och det är där i samspelet den också kan förändras, säger hon.

Susanne Andersson gjorde sin studie före pandemin, när de flesta möten fortfarande var fysiska. I dag är många möten digitala, eller hybrider där några sitter tillsammans på arbetsplatsen och andra deltar från hemmet. Hur den digitala formen påverkar maktrelationer och det sociala spelet har Susanne Andersson inte själv studerat, men det har däremot en av hennes masterstudenter gjort.

– Han fann att mötena blev mer formaliserade i betydelsen att chefen pratar mer. Det blev inte samma spelrum för bekräftelse, men på bekostnad av att mötena blev stelare och mindre kreativa.

Susanne Andersson delar upp det sociala maktspelet i positiva och negativa bekräftelsemönster:

 

Negativa bekräftelsemönster

Säga rakt ut att man inte håller med.

Negativ, osaklig och okunstruktiv kritik om det som en kollega framför.

Inte lyssna aktivt.

Titta på mobilen eller kolla på klockan.

Skriva på datorn.

Himla med ögonen, stöna eller sucka.

 

Positiva bekräftelsemönster

Instämma, eller berömma ett förslag.

Eventuell kritik som framförs är konstruktiv.

Nicka, le eller se glad ut. Visar att man håller med

Lyssna aktivt och fokusera på den som talar.

Nicka, eller humma gillande.

 

 

Signaler att vara uppmärksam på för den som vill förstå sociala och informella maktstrukturer på jobbet:

Vem kommer först till mötet.

Vem kommer i sällskap med vem. Har de pratat ihop sig?

Vem väntar man på innan att mötet börjar. 

Vem bryr man sig inte om ifall hen kommer i tid eller inte till mötet? Man startar ändå.

Vem bekräftar vem?