I ett hybridmöte är några av deltagarna i samma rum, några är med på distans. Den typen av möten blir förmodligen vanligare när det nu är möjligt att vara på kontoret, samtidigt som många fortsätter att arbeta hemifrån. Men att ha hybridmöten är inte helt okomplicerat.

Anna Uhlin är doktorand vid Mälardalens högskola och forskar om virtuella möten och virtuella team. Hennes forskning visar att det finns en risk att hybridmöten blir exkluderande.

– De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra. De beskriver det som att de måste vara fokuserade och inte missa sin chans att komma till tals, för de kan inte vänta till sedan. Det finns inget sedan för dem, säger hon på högskolans webbplats.

Digitala och hybrida möten sägs dessutom vara sämre för kreativiteten. Leif Denti, professor i psykologi vid Göteborgs universitet, anser till exempel att interaktionen blir fattigare på distans.

– Vi ser inte hur andra reagerar på det vi säger i ett videomöte. Det är svårt att avläsa om någon är entusiastisk eller skeptisk, alla nyanser är som bortblåsta. För att väga upp det måste vi vara mer verbala, men i ett videomöte är vi mindre verbala än i ett fysiskt. Det är lättare att bli passiv och prata mindre, sa han till Kollega tidigare i år.

Anna Uhlins forskning tyder dock på att mindre prat inte alltid behöver vara något negativt.

– En sak vi ser är att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala. Det kan göra att vi mer än tidigare accepterar tystnad och tid för eftertanke och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet, säger hon.

3 tips för ett lyckat hybridmöte

1. Ge alla samma möjligheter att påverka agendan och att förbereda sig inför mötet, oavsett om de är på plats eller på distans.

2. Fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet. Att börja mötet med att ta upp saker som de i rummet kom på i korridoren före mötet riskerar att skapa exkludering och att distansdeltagarna distanserar sig ytterligare.

3. Skapa liknande förutsättningar för alla deltagare. Använd kamera både i det fysiska rummet och för distansdeltagarna. Se till att mikrofonerna fungerar, använd chatt och ha en rutin för hur man begär ordet. Det ger alla möjlighet att komma till tals.

Källa: Anna Uhlin, Mälardalens högskola

Läs mer:

Hybridkontor – så får ni det att funka