Om du är medlem i Unionen och inte redan prenumererar på Kollegas populära nyhetsbrev så kan du passa på att registrera dig via länken nedan.
Då får du Kollegas bästa nyheter, avslöjanden och smarta tips om allt som rör arbetsmarknaden direkt i din inkorg varje vecka.
Dålig belysning eller en sladd på golvet som någon riskerar att snubbla över är problem som är lätta att upptäcka – och åtgärda. Men när det gäller risker kopplade till medarbetarnas IT-miljö är det betydligt svårare att komma åt. Trots att datorer som hänger sig och tekniska system som inte pratar med varandra är betydande orsaker till stress och frustration glöms den digitala arbetsmiljön ofta bort.
Förra året slösades 133,5 miljoner tjänstemannatimmar bort på IT-strul i den privata sektorn. Det kostade arbetsgivarna 44,1 miljarder kronor, enligt en undersökning från Unionen.
Läs mer: 5 tips för mindre IT-strul
Men det finns lösningar. Första steget för att identifiera tidstjuvar och förbättringsbehov i den digitala arbetsmiljön är att göra en digital skyddsrond. På sikt kommer verksamheten spara både tid och pengar.
Men hur går man då till väga? Vad ska man leta efter? Och var ska man börja? Jonas Söderström, författare till boken ”Jävla skitsystem” och expert på digital arbetsmiljö på InUse, rekommenderar att rondarbetet delas upp i fem huvudområden:
1. Hårdvara, nätverk och fysiska detaljer. Kolla om bildskärmar, tangentbord och annat fungerar. Finns det rätt sorts sladdar, laddare, adapters på alla ställen där arbetet ska göras? Finns det digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera, till exempel tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade?
2. Användbarhet och design hos mjukvaror. Kartlägg om de digitala systemen, produkterna eller tjänsterna har rätt funktionalitet och god design? Är de anpassade till oss som människor och våra arbetsuppgifter?
3. Inventera inverkan på arbetet. Bidrar systemen till verksamhetsnytta? Eller har de skapat effekter som ökande administration, gränslöst arbete, social isolering eller alltför mycket kommunikation? Är de tids- och motivationstjuvar, snarare än stöd? Handlar det om arbetets innehåll – om vilka arbetsuppgifter som ska göras – är det framför allt en ledningsfråga.
4. Utbildning, införande, stöd och support. Har alla medarbetare fått relevant introduktion vid införandet av nya digitala verktyg och repetitionsutbildning vid behov? Finns det support för att lösa problem? Detta är ofta en fråga för HR och i viss mån för IT-supporten.
5. Kopplingar mellan flera system. Den största utmaningen är när system ligger uppkopplade mot andra, som vi inte själva äger eller ens har inflytande över, som till exempel en annan myndighets databas eller molntjänst. Kanske är systemen dåligt anpassade för era behov eller så fungerar kommunikationen mellan tjänsterna dåligt. Dessa problem kan kanske inte lösas i er egen organisation, utan kräver samarbete med andra. Kanske kan de inte lösas alls. Då gäller det att se om ni kan underlätta arbetet på andra sät
Jonas Söderström påpekar att det kan vara klokt att dela upp ronden i ett par tillfälllen. Gör först en övergripande inventering av alla områden och välj sedan ett i taget för en fördjupad granskning.
Läs också: Så påverkas hjärnan
Murat Türk är Unionens klubbordförande på globala kundtjänstkonsulten Concentrix. Han tror att AI-drivna system och det som kallas algoritmisk arbetsledning kan ersätta mer av chefers uppgifter framöver.
– Det finns säkert planer att implementera AI som bestämmer hur grupperna ska schemaläggas. Jag tror även att AI kommer coacha medarbetare i sina prestationer och räkna prognoser och slutresultatet för en klient, säger han.
Men där är branschen inte än. Chefer följer upp resultaten öga mot öga.
Vad skulle du tycka om en AI-chef?
– Jag skulle inte föredra det, en personlig kontakt är bättre för att behålla en genuin relation mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Hur tror du AI kommer påverka er arbetsmiljö?
– Det finns en viss risk att den kan räkna fel och risk att arbetsmiljön påverkas.
Algoritmic management, AM, är automatisering av chefsfunktioner. Digital teknik som kan förstärka eller automatisera ledningens beslutsfattande. Ibland kallas det att jobba datadrivet, eller med datainformerat ledarskap.
Det är system som kan
• Styra, övervaka eller utvärdera arbetet.
• Planera personalstyrkan, schemalägga.
• Anställa, belöna, befordra, disciplinera och avskeda.
Läs mer
Forskare: Vad händer med arbetsmiljön när AI blir chef?
Unionens rapport: Total datakontroll på jobbet?
Om AI börjar kommentera hur anställda når nyckeltalen blir det en stressigare arbetsmiljö, tror Murat Türk. Redan i dag testar företag egna ChatGPT-modeller som gör ärendeloggningar och skriver journal på kundservicesamtal. AI:n lyssnar på samtalet och loggar det. Den sammanfattar kundens ärende och vad lösningen blev.
I callcenterbranschen har det länge varit vanligt med digitala verktyg som ständigt mäter hur de anställda jobbar och om de når sina mål (KPI:er).
– Du kan följa prestationstabeller dagligen. Det finns nyckeltal man ska klara av, säger Ylva Harnesk, facklig klubbordförande för Unionen på kundtjänstföretaget Teleperformance i Stockholm.
Digitala system fördelar samtal och följer upp medarbetarnas resultat i olika kanaler som samtal, chatt och mejl. Arbetsmiljön präglas av ett strikt schema med korta förutbestämda pauser för att exempelvis gå på toaletten. Anställda förväntas följa kundköer och se hur många som är tillgängliga för samtal.
– Allting är schemalagt, som short breaks. Det är en betald paus då du står till arbetsgivarens förfogande. Men har man en orolig mage får man ha en dialog med arbetsgivaren om det, säger Ylva Harnesk.
Ylva Harnesk är själv nöjd med arbetsmiljön och tycker det är normalt med digital kontroll inom kundservice. De flesta telefonsamtal spelas in och det görs stickprovskontroller av cheferna.
Övervakningen av hur anställda jobbar, eller ”handling time”, som det heter internt, krävs också enligt klubbordföranden.
– Det finns alltid parametrar för hur man ska sköta samtal och följa GDPR. Vi måste bibehålla kvaliteten, annars har vi inte jobb, säger hon.
Men hon drar gränsen vid en AI som ersätter chefen.
– Vi har högst mänsklig feedback. Varje månad har du ett enskilt samtal med din chef.
AI kommer stort och spås påverka de flesta Unionen-yrken framöver.
– Vi ett stort globalt företag, jag vet att AI används på vissa områden. Men skulle de få för sig att införa det här utan att förvarna bryter de mot informationsplikten när det gäller arbetsmiljö, säger Ylva Harnesk.
Hon hänvisar till att större förändringar inte får införas över huvudet på personalen utan att riskbedömas enligt arbetsmiljölagen och förhandlas enligt medbestämmandelagen (mbl).
Systemet kan till exempel mäta:
