Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Outsourcad IT-support lägger ansvaret på användaren
För femte året i rad publicerar i dag Unionen en rapport över IT-strulet i arbetslivet - strul som kostar runt 12 miljarder kronor årligen. En ny dimension i rapporten är att en outsourcad IT-support ofta innebär att ett större ansvar läggs på individen, säger Peter Hellberg, förste vice ordförande för Unionen.
Något i princip alla tjänstemän har gemensamt är de digitala arbetsverktygen. Därför gör Unionen en årlig undersökning av tjänstemännens IT-miljö. I år visar rapporten, liksom i fjol, att användbarheten i de system som införs alldeles för ofta är bristfällig och att medarbetarna får för lite inflytande vid införandet av nya IT-system.
Nytt i årets rapport är att kostnadsbesparingar i form av outsourcad IT-support ofta äts upp av det strul och den frustration som uppstår till följd av att supporten inte finns i organisationen. Den frågan har inte kommit upp i tidigare undersökningar.
När supporten inte finns i huset, kanske inte ens i samma land, uppstår lätt kommunikationsproblem, i form av språkförbistring, men också en lägre kännedom om organisationen, verksamheten och de system och enheter som används - vilket enligt de tillfrågade leder till onödig frustration och stress och i slutändan lägger ett större ansvar på individen att själv identifiera var problemen sitter, och förmedla det till den externa supporten.
- Outsourcing som inte fungerar bra är en tydlig arbetsmiljöfråga. Med outsourcingen följer en förskjutning av ansvar för fungerande IT – från organisation till individ. Självklart ökar pressen på den enskilde tjänstemannen när hen förväntas lösa fler datorproblem själv, säger Peter Hellberg, första vice ordförande för Unionen, i en kommentar.
När det gäller inflytande och utbildning vid införandet av nya system följer siffrorna i stort tidigare års resultat. Men jämfört med året innan visar 2014 års siffror ändå på en marginell ljusning. Årets undersökning visar att fyra av fem tycker att IT underlättar deras arbete, generellt, och nästan tre av fyra tycker att det förbättrar möjligheten till distansarbete och självständigt arbete. Förändringen är dock för liten för att det i dagsläget ska gå att säga om det är tillfälligt.
Om IT-systemen skulle fungera optimalt skulle tjänstemännen kunna spara 26 minuter om dagen, enligt deltagarna i studien. Mindre optimala system är däremot dyra - IT-strulet uppskattas kosta över 10 miljarder kronor årligen, för arbetsgivare och samhället i övrigt. ”Satsningar på användarvänlig IT är samma sak som långsiktiga besparingar för arbetsgivare och för samhället” heter det i rapporten.
Resultaten av undersökningen visar att arbetsgivare har mycket att tjäna på att ha användarna i fokus vid utveckling och införande av nya IT-system, både vad gäller effektiv arbetstid och arbetsmiljö för de anställda.
Några som lätt glöms bort när man talar om arbetsmiljöproblem vid IT-strul är de som får ta emot sina medarbetares frustration – det vill säga IT-ansvariga och de som jobbar med IT-support.
Det behövs generellt bättre arbetsmiljökunskap hos ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra, konstateras i rapporten. På sikt kan en bättre IT-miljö innebära minskade kostnader för sjukskrivningar, enligt Unionen.
Om undersökningen
Målgruppen i undersökningen är tjänstemän i privat sektor och urvalet har gjorts utifrån Novus slumpmässigt rekryterade webbpanel. Svaren samlades in under perioden 11 november till den 25 november 2014. Totalt omfattar undersökningen svar från 2047 enkäter.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
