Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmarknad

Word och Excel ger undantag i lagen

Två företag som erbjuder bakgrundskontroller av arbetssökande får lagra känsliga personuppgifter ​– om de gör det i program som Word och Excel. Det har Högsta förvaltningsdomstolen slagit fast i två parallella domar. Men om tjänsterna innebär integritetskränkning återstår att pröva, påminner Martin Brinnen, jurist på Datainspektionen.
Gabriella Westberg Publicerad
Colourbox
Enligt ett par aktuella domar i Högsta förvaltningsdomstolen får företag som gör bakgrundskontroller av arbetssökande lagra känsliga personuppgifter, trots att de tidigare fått avslag i kammarrätt och förvaltningsrätt. Orsaken är att de lagrar uppgifterna i vanliga program som Word och Excel. Colourbox

Ärendet tog sin början i november 2011 då Datainspektionen krävde att de båda företagen, 2Secure och Gothia Protection Group AB, skulle upphöra med tjänsten bakgrundskontroll vid anställning, alternativt att företagen vidtog åtgärder för att hanteringen skulle kunna omfattas av en särskild undantagsregel i Personuppgiftslagen, Pul.

”Det kan inte ha varit lagstiftarens avsikt att en sådan omfattande och systematisk kartläggning av individer, som tjänsterna innebär, skulle omfattas av undantaget för vardaglig behandling av personuppgifter”, meddelade Datainspektionen då.

De båda företagen överklagade till förvaltningsrätten och kammarrätten i Stockholm, vilket ledde till avslag i båda instanserna, som Kollega rapporterat om förut.

Tjänsten borde omfattas av undantagsregeln i Pul, då personuppgifterna sparas i Excelfiler och rapporterna skrivs och lagras i Word eller pdf:er - det är inga regelrätta register eller databaser,  menade företagen och överklagade än en gång.

Högsta förvaltningsdomstolen gick på bolagens linje och meddelade den 8 januari i år att hanteringen ska omfattas av undantagsregeln i Pul: ”Datorteknikens fördelar har således visserligen utnyttjats, men inte i fråga om strukturering i förhållande till manuell hantering”, heter det i domarna.

- Domarna visar tyvärr att skyddet för den personliga integriteten inte är tillräckligt starkt med dagens lagstiftning,  säger Elisabet Ohlsson, förbundsjurist på Unionen, och tillägger att Unionen vill att reglerna på området ska stärkas.

Martin Brinnen, jurist på Datainspektionen, välkomnar klargörandet från domstolen, samtidigt som han medger att utslaget inte blev det förväntade. Han vill dock understryka att domarna inte innebär att det automatiskt är tillåtet att göra och erbjuda den typ av bakgrundskontroller som 2Secure och Gothia Protection Group AB gör.

– Domstolen har nu tagit beslut om vilka regler som ska tillämpas, men har inte tagit ställning till om tjänsterna innebär integritetskränkning. Det återstår att göra, säger han.

Vad är det då som gäller kring bakgrundskontroller av arbetssökande?

– Där har inte skett någon förändring. Men det finns verkligen anledning att titta närmare på frågan. Det här är en bransch på uppåtgående. Det kan byggas upp stora databaser som lätt sprids lite hur som, utan någon närmare kontroll. Datainspektionen menar att det handlar om väldigt känsliga personuppgifter.

Vad gäller tjänster som Lexbase?

– Lexbase stöder sig på utgivningsbeviset och berörs inte av Pul. Men man kan ju fråga sig, om Lexbase ska få fortsätta att publicera brottmålsdomar, ska man då stoppa mer seriösa tjänster?

5a § PUL och dataskydd

Sedan 1 januari 2007 innehåller Personuppgiftslagen två alternativa regelsystem, dels de ursprungliga för lagring av personuppgifter, dels den här aktuella undantagsregeln (5a§ Pul), också kallad missbruksregeln.

Av första stycket i undantagsregeln följer att reglerna inte behöver tillämpas på behandling av personuppgifter som inte ingår i eller är avsedda att ingå i en samling av personuppgifter som strukturerats för att påtagligt underlätta sökning efter eller sammanställning av personuppgifter.

I det andra stycket anges att sådan behandling inte får utföras om den innebär en kränkning av den registrerades personliga integritet. Det är den delen av paragrafen som inte har prövats i de aktuella domarna.

I höstas föreslog en statlig utredning förbud för arbetsgivare att begära utdrag ur belastningsregistret för jobbsökande. Datainspektionen konstaterade då att lagen inte kommer åt internettjänster som sammanställer och publicerar information om dömda personer, som Lexbase, och inte heller kommer den åt företag som erbjuder bakgrundskontroller av arbetssökande.

Förslag på ny EU-dataskyddsförordning togs fram 2012. Efter några ändringar och tillägg förhandlas förslaget för närvarande i EU:s ministerråd. Sverige tillhör en minoritet som reserverat sig mot att det ska bli en förordning, det vill säga en EU-gemensam lag, och vill hellre se ett direktiv. Då kan Sverige ha kvar sin egen lagstiftning, Pul.

Källa: Datainspektionen, Unionen, Högsta författningsdomstolen

Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar

Bläddra i senaste numret av Kollega

Till Kollegas e-tidning

Bläddra i senaste Chef & Karriär

Till Chef & Karriärs e-tidning
Arbetsmarknad

Kan Open to work på Linkedin skada dina jobbchanser?

Linkedin hävdar att "Open to work"-ring ökar synligheten hos rekryterare. Men kritiker menar att den kan uppfattas som ett tecken på desperation. Och forskning visar att signaler om arbetslöshet kan påverka jobbchanserna negativt.
Ola Rennstam Publicerad 7 oktober 2026, kl 06:00
Illustration av en svart profilsiluett omgiven av gröna ringar med texten Open to Work samt LinkedIns logotyp.
Desperat eller ett självklart verktyg för att hitta drömjobbet? Open to work-ringen på yrkesnätverket Linkedin gör det lättare för rekryterare att upptäcka dig – men kan också få vissa arbetsgivare att välja bort dig redan från start.
Foto: Colourbox/Linkedin

Vågar du visa öppet att du söker jobb? Många karriärrådgivare och rekryterare rekommenderar arbetssökande att använda Linkedins gröna Open to work-ring. Detta eftersom funktionen sägs öka möjligheterna att få rekryterarnas uppmärksamhet på karriärplattformen.

Cecilia Mannheimer, ansvarig för rekrytering på bemanningsföretaget Randstad, ser den gröna ringen enbart som en tillgång.

Foto: Randstad

– Det är superpositivt att direkt se vem som är tillgänglig. Det underlättar mitt jobb som rekryterare, och jag har svårt att tro att någon skulle uppfatta det som desperat eller negativt. Däremot ska man nog inte låta ringen ligga kvar i flera år.

Rekryteraren: Våga visa att du söker jobb

Att öppet signalera att man söker jobb är inte lika laddat längre, enligt Cecilia Mannheimer.

–  Många har blivit uppsagda under de senaste årens lågkonjunktur, att stå utan jobb är inget konstigt. Samtidigt har attityderna förändrats. Det går att jämföra med nätdejting, något som kanske ansågs lite genant för femton år sedan men som i dag är helt normaliserat.

Vad är Open to work?

  • Funktion som signalerar att du söker nya jobbmöjligheter. 
  • Enligt Linkedin ökar jobbsökarnas chanser med 40 procent att få mejl från en rekryterare.
  • Välj om Open to work-ringen kan ses av alla Linkedin-medlemmar eller endast rekryterare som använder betalverktyget LinkedIn recruiter. Se hur du ställer in detta i dina profilinställningar här.
  • Globalt använder cirka 60 miljoner Open to work på sin profilbild. 
    Källa: Linkedin

Cecilia Mannheimers råd till den som söker jobb är att våga vara synlig.

–  Var modig och våga bygg upp ett eget nätverk på Linkedin. Nöden har ingen lag – det viktiga i slutändan är ju att få ett nytt jobb.

Effekten av Open to work ifrågasätts

Men lever Open to work-ringen verkligen upp till löftet om fler jobbmöjligheter? När Kollega frågade Linkedin-användare om deras erfarenheter strömmade svaren in och gav en splittrad bild. 

Medan rekryterare hyllade funktionen vittnade arbetssökande om motsatsen: Många såg ingen effekt alls, medan andra upplevde att intresset från arbetsgivare till och med minskade efter att de aktiverat den gröna ringen. 

Här är några kommentarer:

”När jag hade jobb blev jag ganska ofta kontaktad av rekryterare. Sedan jag satte upp den gröna ringen: 0.”
”Har fått flertalet relevanta ingångar sedan jag tog på mig min gröna ring.”
”Inte en kontakt efter att gröna ringen kom upp. Innan, några gånger i månaden.”

Därför väljer Kristina bort Open to work

En som vägrar sätta den gröna ”Open to work”-ringen på sin Linkedinprofil är Kristina, 56, som söker chefsjobb. Sedan hon blev arbetslös har flera tidigare kollegor avrått henne från att använda ringen eftersom den signalerar desperation.

– Allt för många personer betraktar den som ett stigma. Bara att vissa uppfattar den så gör det problematiskt. Jag skulle aldrig våga ta den risken, säger hon.

Jag avskyr Linkedin - det ska bli så skönt
 att slippa vara där den dagen jag får jobb.

Kristina beskriver Linkedin som en plats där många skryter och menar att den gröna ringen riskerar att förstärka bilden av en person som står utan alternativ.

– Antingen försöker man, som jag gör, att framstå som att allt går bra. Eller så intar man den totala offerpositionen och berättar uppgivet om alla jobb man sökt. Jag avskyr Linkedin – det ska bli så skönt att slippa vara där den dagen jag får jobb.

I stället för ringen försöker Kristina stärka sitt personliga varumärke på Linkedin med en annan strategi:

– Jag har valt att göra innehåll som stärker min profil så att arbetsgivare ska förstå vem jag är och vad jag kan bidra med, men utan att vara skrytig eller tigga om ett jobb. 

Forskare: Arbetsgivare kan dra negativa slutsatser

Samtidigt som den gröna ringen kan vara en biljett till ditt nästa jobb finns det forskning som visar på baksidan med att signalera att man är utan jobb. Arbetsgivare kan dra negativa slutsatser av signaler om arbetslöshet, vilket kan minska chansen att bli kallad till intervju.

Stefan Eriksson är docent vid Uppsala universitet och forskar kring arbetsgivares attityder mot arbetslösa. Han anser att man generellt ska vara försiktig med att skylta med att man är arbetslös.

Stefan Eriksson
Stefan Eriksson

– Risken med enkla signaler, som att visa sig som arbetslös i Open to work, är att man åker bort i den första rundan vid en sållning. När det är många sökande måste arbetsgivarna självklart sålla, konstaterar han.

Risken är att man åker bort i den första rundan

I en studie skickade Stefan Eriksson och hans forskargrupp ut fiktiva jobbansökningar till ett stort antal företag. Resultatet var tydligt: Personer som hade varit arbetslösa i nio månader eller längre hade betydligt svårare att bli kallade till intervju än andra kandidater.

– Många arbetsgivare reagerade negativt på längre tider av arbetslöshet. Det är en signal om att man blivit bortvald av många andra arbetsgivare och att man kan ha tappat viktig kompetens. Det är svårt att tvätta bort ett sådant stigma.

Fördelar och nackdelar med Open to work

Stefan Eriksson tror att Open to work-ringen kan vara ett tveeggat svärd. Vissa arbetsgivare kan se den som ett tecken på desperation. Samtidigt är synlighet ofta avgörande för den som söker jobb.

– Som arbetslös bör man ta alla chanser att visa upp sig. Det är möjligt att ringen kan tolkas som att man är ambitiös i sitt jobbsökande, men samtidigt är det ju ingen stor ansträngning, säger han.

Ska du använda Open to work om du redan har jobb?

Innan du lägger till den gröna ringen kan det, enligt många rekryterare, vara klokt att tänka ett varv till om du redan har ett jobb. Alla chefer uppskattar inte att medarbetare signalerar att de är på väg vidare. I värsta fall kan Open to work-ringen väcka irritation och uppfattas som ett tecken på bristande lojalitet mot arbetsgivaren.

Så många tjänstemän använder LinkedIn

  • I Sverige har 60 procent av tjänstemännen använt Linkedin under året, 30 procent varje vecka och 13 procent dagligen. 
  • Globalt har plattformen 850 miljoner medlemmar i över 200 länder.
  • I Sverige har cirka fem miljoner ett Linkedin-konto. 

Källa: Linkedin/rapporten Svenskarna och internet