Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Jobbigt neka semester
Nu är det inte långt kvar. Ledighetsönskemålen är inlämnade för länge sedan och du som chef har förhoppningsvis lyckats pussla ihop ett semesterschema som gör alla nöjda och glada. Eller?
Ibland händer det att du som chef måste säga nej till en medarbetare som vill vara ledig. Så länge du inte bryter mot semesterlagarna har du rätt att göra det, om verksamheten kräver så.
Det betyder inte att det är enkelt. För vem vill vara den som sabbar medarbetarens spontanresa till Rom eller till stugan på landet? Vem vill säga nej?
Det kan en mellanchef, som vill vara anonym, intyga. Hon arbetar på ett mellanstort IT-företag som för en tid sedan slogs ihop med ett annat företag. De turbulenta tiderna påverkade semesterplaneringen. Medarbetare har inte som tidigare kunnat ta ut lediga dagar med kort varsel. Även sommarens semesterschemaläggning har varit tuffare,
– Förut har i stort sett alla som velat kunnat vara lediga i juli men inte i år. Alla får sin semester i sommar men inte samtidigt. Det har knorrats lite och jag förstår besvikelsen. Men samtidigt kom det inte som en överraskning, alla var förberedda på att det skulle bli så i år. Så nu är stämningen ändå hyfsat god.
Och det är precis så man ska agera menar Jan Ingerlund, ledarskapskonsult på Här & Nu Ledarskap. Involvera medarbetare och var transparent kring beslut och lösningar som rör semestern, då ökar förståelsen för om man blir nekad ledighet.
– Att inse att semestern är en viktig fråga för de flesta människor är en bra utgångspunkt. Lika viktigt är rättvisa och respekt. Att ha en öppen dialog med sin grupp är viktigt, säger Jan.
Att behöva säga nej är jobbigt men att fatta tuffa beslut hör till chefens bord. Som chef vinner du mycket på att vara schyst men det är ingen, allra minst medarbetare, som förväntar sig att chefen ska vara kompis.
– Mycket handlar om konflikträdsla hos chefer och behovet att vara just en kompis. Många chefer skulle må bra av att reflektera över sitt ledarskap och hur det påverkas av egna känslor och behov.
Hur ska man då bäst neka semester och sedan handskas med en besviken medarbetare?
Lyssna och visa förståelse för känslorna som dyker upp, tycker Jan. Sedan bör du ha starka argument för varför du säger nej och vara mycket tydlig med skälen. Ditt beslut bör vara byggt på att verksamheten påverkas negativt om du beviljar semestern.
– Har man en grupp som fungerar bra så finns ofta en gemensam ansvarskänsla för att vilja hitta lösningar och förstå problemet.
Det främsta rådet Jan Ingerlund vill ge är att se till att ha en bra semestermodell som alla på företaget känner till och accepterar. Och ha gärna några kreativa lösningar att ta till så du kan bevilja semesteransökningar med kort varsel även när det är som mest att göra.
– Planeras semestern i tid och utifrån vad som kan vara möjligt bör de flesta konflikter runt semesterfrågan gå att undvika.
Jans tips till chefen
- Kolla vad semesterlagen säger.
- Motivera tydligt varför det inte passar att vara ledig. Och acceptera att medarbetaren kan bli besviken och arg.
- Behöver du ofta säga nej kan det vara tid för självrannsakan. Fungerar inte planeringen? Kanske måste ni diskutera i gruppen hur ledigheter ska förläggas utan att det stör verksamheten. Och är du rättvis när du beviljar eller nekar semester?
- Står ni inför en tuffare period som innebär en striktare semesterplanering, involvera gruppen tidigt. Var transparent och ärlig. De flesta vill ju att allt ska fungera på jobbet.
- Ha en väl förankrad semestermodell som du och dina medarbeta kan ta stöd av.
- Fundera på möjliga lösningar innan du säger nej. Det kanske går att lösa? Undantag kan göras men görs det hela tiden urholkas ramarna.
- Att säga nej hör till chefens uppgifter. Konflikträdsla är något man kan jobba med.
- Lev som du lär. Säger du nej till en anställd för att det är körigt på jobbet så lämpar det sig inte att du tar ledigt heller.
Semesterlagen
Huvudregeln lyder att alla anställda ska kunna ta ut minst fyra veckors sammanhängande semester under sommaren, det vill säga juni till augusti. Du som arbetsgivare har sista ordet när ledigheten ska förläggas, så länge du håller dig till ovanstående. Men du måste informera dina anställda i god tid, minst två månader innan, när det bäst lämpar sig att vara ledig. Semesterönskemål utöver sommaren då? Kommer du och dina anställa inte överens är det arbetsgivaren som bestämmer.
Arbetsgivare kan beordra anställda att avbryta semestern men då måste skälen vara synnerligen starka. Ett exempel kan vara att hela verksamheten riskerar att falla om inte personalen kommer in.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Här fixar kollegan jobbstarten
Vattenfall Eldistribution ska växa från 1 200 till 1 800 anställda på två år. För att avlasta chefer har anställda utbildats för att sköta delar av onboardingen.
På Vattenfall Eldistribution minns alla september 2023. Bolaget, som något år tidigare hade drygt tusen anställda, tog då emot hundra nya medarbetare på en gång.
– Vi tar emot nya grupper varje månad, men det där är fortfarande vårt rekord, säger Gustav Sundvall.
Som chef för lärande och utveckling var han med om att ta fram en ny modell för introduktion av medarbetare, för att klara rekryteringstakten.
Ett sådant blev att utbilda frivilliga medarbetare till att hålla i det som bolaget kallar för introduktionsdagar – tre dagar där nyanställda framför allt får det mesta av den bolagsövergripande information som de behöver.
– Det gäller bara tre dagar av en sex månader lång introduktionsperiod. Men det avlastar cheferna som kan fokusera mer på att få in de nya medarbetarna i deras roller ute på avdelningarna, förklarar Gustav Sundvall.
Medarbetarna sköter onboardingen
De introduktionsutbildade medarbetarna kommer in i bilden redan andra dagen av de nyanställdas första arbetsvecka.
– På tisdagen fokuserar de på grundläggande fakta om bolaget, energisystem och säkerhet. På torsdagen ses de igen och har workshop om värdegrund och spelar bolagets scenariospel. Sedan håller de i en tredje dag på distans efter en månad, säger Gustav Sundvall.
För flera av de utbildade medarbetarna har introduktionsuppgiften, som de ägnar sig åt ett par dagar per månad, blivit en injektion, berättar han.
– Det göder deras engagemang för arbetsplatsen otroligt mycket. De får stöttning från oss men äger till stor del utförandet själva.
Enligt Gustav Sundvall stärks företagskulturen av att nya och erfarna medarbetare möts så tidigt. I interna enkäter har 94 procent av de nyanställda sagt sig vara nöjda med sitt första halvår på företaget. De medarbetarledda introduktionsdagarna har fått extra goda betyg.
– Där är nöjdheten faktiskt 100 procent.
Text: John Palm
Vad tycker du om den nya Vattenfalls modell för onboarding?
Jane Tollqvist, avdelningschef tillstånd och rättigheter.
– Min avdelning har växt från 20 till 60 anställda på några år så det har varit mycket fokus på introduktion. De gemensamma dagarna som de anställda håller i är en väldigt viktig del. Sedan jobbar vi med fadderskap, från första dagen tills att den nya medarbetaren är helt självgående. Fokus är också på att alla ska hjälpa till att ta emot de nya på ett trevligt sätt.
Johan Tezelson, avdelningschef nätanslutningar.
– Introduktionen på bolagsnivå som medarbetare håller i har fungerat väldigt bra för mig, den skapar en tydlighet för oss chefer. Det bästa är att det blir socialt och interaktivt, medarbetarna får träffa varandra och kan börja bygga kontakter och prata om både praktiska saker och om kulturen på arbetsplatsen. Jag har inte sett detta på andra företag, men det fungerar riktigt bra.
Emma Löfgren, avdelningschef operativ teknik.
– Om vi inte hade det systemet skulle mina gruppchefer haft en orimlig arbetsbörda när vi rekryterar så mycket. Uppgifterna i samband med introduktioner behöver helt enkelt spridas ut. Sedan är det ofta erfarna medarbetare som är med och introducerar. För dem är det givande att få vara med och förmedla den kunskap och erfarenhet som de har.
Så blir du en toppchef – 10 saker som gör skillnad
Det finns en magisk formel för framgång. Tio gemensamma nämnare som förenar de bästa cheferna. Faktorer som vi alla kan öva upp och vässa.
Det finns tio saker som kännetecknar chefer för landets ledande företag och organisationer. Procenten i parentes indikerar hur stor andel av de AI-analyserade samtalen som berörde just den klokfaktorn.
MEDMÄNNISKAN (80 procent).
Visar aspekter av medmänsklighet, exempelvis nyfikenhet, passion, lyhördhet, förståelse, vilja och kraft. Bryr sig om människorna i organisationen, vilket gör att medarbetarna bryr sig om organisationen tillbaka.
2 BESLUTSFATTAREN (68 procent).
Är inte rädd att fatta fel beslut. Satsar på många, mindre beslut i stället för få och stora. Kommer till skott – men sover gärna först på saken. Är sedan beredd att ompröva beslutet.
3 FÖRBÄTTRAREN (68 procent).
Låter medarbetarna lära sig nya saker, förbättras och växa.
4 GRUPPSKAPAREN (65 procent).
Välfungerande grupper bygger på gemensamt arbete. Ledaren är en gruppskapare som bidrar till att ge medarbetarna syfte och mening. Inser att chefen arbetar för medarbetarna, inte tvärtom.
5 BORTPRIORITERAREN (59 procent).
Gör färre saker och fastnar inte i onödiga detaljer. Skippar attgöra-listan. Tänker tvärtom. Prioriterar bort och delegerar.
6 RELATIONSFÖRÄDLAREN (59 procent).
Framgång skapas genom relationer och samhörighet. Ger medarbetarna tillit och förtroende. Bryr sig genuint om andra.
7 KOMMUNIKATÖREN (55 procent).
Kraft och riktning är grundstenarna i god kommunikation. När ledaren vet vart ni är på väg och är tydlig med detta skapas också trygghet i organisationen.
8 SJÄLVKÄNNAREN (49 procent).
Tar vara på det som gör hen unik. Litar på sig själv och sina instinkter, men är öppen med svagheter och vågar visa sig sårbar. Rådfrågar andra.
9 SPANAREN (48 procent).
Utan spaning ingen aning. Reflekterar och tar sig tid för eftertanke. Det är extra viktigt i dag när vi översköljs av information. Gör omvärldsbevakningar och bollar idéer med andra som inte tänker som hen själv, för att vidga vyerna.
10 VÄLBEFINNAREN (46 procent).
Återhämtning och vila är en förutsättning för framgång. Laddar batterierna för att orka. Mår chefen dåligt smittar det lätt av sig till medarbetarna.
Text: Gertrud Dahlberg.
Källa: Klokfaktorerna - 10 förmågor som förenar framgångsrika ledare av Svante Randlert.
Koll på konferensen
Planerar du en konferens nu i höst? Som chef vill du att så många som möjligt har kul och följer med. Men det finns några fallgropar att se upp med.
Planera aktiviteter som inkluderar
Som chef är det viktigt att du tar i beaktning att alla anställda har olika förutsättningar och planerar utifrån det.
Ska alla övernatta?
Är det nödvändigt för en bra konferens att övernatta så informera i god tid. Ha en dialog med medarbetarna och erbjud alternativ. De som inte kan övernatta kan åka hem på kvällen och komma tillbaka nästa dag och de som tycker att det känns obekvämt att dela rum kanske kan erbjudas ett enkelrum.
Får jag bjuda på Alkohol?
Om företagets policy medger det och du vill bjuda på alkohol är det viktigt att du tar ansvar för det. Ledorden här är måttfullhet och frivillighet. Som chef är det bra att vara tydlig kring att det finns alkoholfria alternativ och att det inte är något tvång att dricka alkohol.
Konferens på en helg
Innan du planerar en konferens är det bra att ställa dig frågan vad som är syftet med konferensen.
Är det viktigt för verksamhetens behov att den ligger på en helg så är det okej, men då måste det kommuniceras ut i god tid så att anställda har möjlighet att planera för det. Är syftet att skapa sammanhållning i gruppen kanske en helgkonferens inte är den bästa idén eftersom allas livssituationer ser olika ut. En helgkonferens kan troligtvis även innebära bortfall.
Hur långt bort kan man förlägga konferensen?
Det finns ingen gräns, men det är fördelaktigt om det finns goda kommunikationsvägar, annars finns det en risk att anställda tackar nej av den orsaken.
Alla ska med!
Om aktiviteterna inte har med anställningen att göra är det rimligt att de är frivilliga. Sedan kan du som chef uppmana till att delta, men alla är inte intresserade av samma saker och vill någon inte vara med så får du respektera det. Be om inspel på aktiviteter innan konferensen. Det är också viktigt att du är tydlig innan konferensen kring vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt och hur eventuell övertid blir kompenserad.
