1. Undvik bilder och grafiska element

ATS-program har tekniska begränsningar som kan ge dem problem att läsa av sådant innehåll. Dessutom kan grafiska element, till exempel ritade kompetensskalor, vara svårtolkade, även för människor. Om du vill ha ett snyggt cv att ta med till intervjuer – gör det som ett separat dokument.

2. Skriv enkelt

Använd löpande text med tydliga rubriker och punktlistor (till exempel ”Kompetenser” och ”Utbildning”). Korta meningar. Inga spalter, noter eller specialtecken. Skriv i en ordbehandlare och exportera i PDF eller Word-format.

3.  Konkretisera och kvantifiera

Om du har haft personalansvar, berätta hur många som jobbade på avdelningen. Om du har lång erfarenhet i en viss bransch, skriv antalet år. ATS-verktygen premierar mätbarhet.

4. Använd rätt titlar

Stora företag kan ha titlar som skiljer sig från övriga i branschen men syftar på ungefär samma sak, till exempel ”major account manager” i stället för ”key account manager”. Använd alltid begrepp som är vanligast förekommande.

5. Använd nyckelord

Läs jobbannonsen noga och skriv om de personliga färdigheter som efterfrågas. Helst med samma ord. Det kan till exempel vara ”självledarskap” eller ”kreativ”. Kopiera dock inte hela meningar eller resonemang från annonsen.

6. Ansök direkt hos arbetsgivare 

Jobbförmedlare som Indeed och Monster blir lätt översvämmade av ansökningar, vilket kan göra det svårare för dig att synas.

Källor: TRR, The algorithm (Hilke Schellmann), Teamtailor, Columbia university

Anna Karin Wallberg har fört dagbok över sitt jobbsökande. I prydliga Excel-rader står det om frivilligorganisationer, kommuner och andra som har tagit emot hennes cv. I marginalen har hon gjort en uträkning. Antal intervjuer per månad. 

Siffran störtdyker i februari 2024. Det sker samtidigt som hon får ett nytt råd från sin arbetsförmedlare: gör ett snyggt cv i designprogrammet Canva, så att du sticker ut bland kandidaterna.

– Arbetsförmedlaren gjorde till och med detta åt sina klienter om de inte klarade att göra det själva. Jag tyckte egentligen att jag hade ett cv som fungerade rätt bra.

Kollega har tagit del av e-postkonversationer och cv-dokument som styrker Anna Karin Wallbergs berättelse.

Snygg cv-mall kan skapa problem

På Arbetsförmedlingens hemsida ges liknande tips till alla jobbsökare: googla ”snygg cv-mall”. Lägg en bild i dokumentet om du vill. Men rådet är helt felaktigt, enligt oberoende rekryteringsexperter. Anledningen är arbetsgivarnas nya AI-utrustade rekryteringsprogram. Där läggs ditt cv i en databas och sorteras efter nyckelord, kompetenser och utbildning. 

Programmen används av tusentals arbetsgivare i Sverige – allt ifrån stora industriföretag som Astra Zeneca och Saab till gymkedjan Sats. Om din ansökan är gjord i ett avancerat grafikprogram finns risk att den inte alls kan läsas av programmens algoritmer. Inklistrade bilder kan också försvåra avläsningen.

Arbetslöshet och minskad pension

Anna Karin Wallberg upptäckte problemet på egen hand, av en slump. Hon trillade över diskussioner i sociala medier och märkte snart att fler upplevt samma sak. Först blev hon förvånad, sedan lättad och till slut väldigt arg.

– Har jag bara stått här och ropat ut i mörkret? Har allting jag har gjort varit på låtsas? Det kändes lite dystopiskt, faktiskt.

Hennes cv innehåller tunga meriter: Pressekreterare hos regeringen och PR-chef på både Vattenfall och Folksam. Trots det hade hon svårt att ens bli kallad till intervju.

– Detta har kostat mig ett år av helt meningslös arbetslöshet, med ett enormt inkomst- och pensionsbortfall och försämrade chanser i framtida rekryteringsprocesser. 

AI-journalist: ”Maskinerna bryr sig inte”

Hon får stöd av den amerikanska journalisten och forskaren Hilke Schellmann, som har skrivit boken The algorithm. Hilke Schellmann är en av få som lyckats visa hur arbetsgivarnas nya AI-program ser ut under huven.

– Jag blir inte förvånad. Tyvärr är detta det traditionella rådet, att ha ett cv som sticker ut så att en människa som bläddrar igenom hundratals ansökningar ska reagera. Men maskiner bryr sig inte om sådant. De läser av information. Om din information inte kan läsas så hamnar den inte i systemet, säger hon och fortsätter:

– Arbetsförmedlare måste lära sig det här.

Programmen kallas ATS, Applicant Tracking Systems. I Facebookgrupper och Linkedin-inlägg går diskussionen varm om hur de fungerar. Jesper Olsson, specialist på omställningsorganisationen TRR, säger att det är en av de vanligaste frågorna han får.

– Det finns en stor oro och en del okunskap.

TRR ägs av fack och arbetsgivare och ger gratis stöd till tjänstemän som har blivit uppsagda. Drygt 30 000 företag, med 1,1 miljoner anställda, är anslutna. TRR har inget vinstintresse, till skillnad från många andr aktörer som uttalar sig om ATS.

Jesper Olsson tar emot på huvudkontoret i centrala Stockholm.

– Det här är ganska grumliga vatten, men vi ska 
försöka navigera i det.

ATS – så fungerar det

Alla ATS-system är inte drivna av artificiell intelligens, men de mest populära programmen har en mängd AI-funktioner. Arbetsgivare köper  dem av ett enkelt skäl: de vill spara tid. Enligt Jesper Olsson används programmen av i princip alla stora och medelstora företag i Sverige.

I ett ATS-system kan arbetsgivare samla allt som har med rekrytering att göra, från undersökningar av kompetensbehov till introduktion för  nyanställda. Dessutom behöver de inte börja om på nytt varje gång. Personer som har sökt jobb tidigare kan sparas i databasen och letas upp av när nya tjänster ska tillsättas.

Men rekryteraren behöver inte öppna ditt cv för att ta reda på vad som står i det. I stället kan hen leta efter kandidater i en sökruta, ungefär som vid en Googlesökning. Om du passar rekrytera rens sökord – till exempel ”5 års erfarenhet av CAD” eller ”bosatt i södra Sverige” – är tanken att du ska dyka upp.

Rekrytering med hjälp av AI

Det är här problemet med cv-designen kommer in i bilden. Eftersom ditt cv ska kunna läsas, analyseras och sorteras av ett datorprogram, snarare än mänskliga ögon, är det helt avgörande att texten är tydlig. Grafik och avancerad formatering blir då ett hinder.

– Avstå från bilder, grafiska element och spalter, säger Jesper Olsson och ger ett exempel:

– Om jag har en ritad skala som visar hur duktig jag är på Excel, och så sätter jag markören i mitten, vad betyder det då egentligen? Ett ATS får stora bekymmer med att förstå det.

De amerikanska universiteten Columbia och MIT och den globala platsbanken Indeed varnar för samma sak.

Teamtailor bekräftar: Skriv enkelt för ATS

Rådet är i stället att skriva allt i löpande text, med enkla rubriker. Oavsett hur tråkigt det ser ut. Jesper Olsson påpekar att ett sådant dokument oftast även är lättast för människor att läsa.

Teamtailor – en av de största ATS-tjänsterna i Sverige, som används av över 10 000 arbetsgivare – bekräftar den bilden. Ett cv som ska läsas av deras AI-verktyg bör vara textbaserad och enkel, enligt företagets kundsupport.

”Generellt sett så skulle jag undvika grafik och bildbaserade cv:n så mycket som möjligt”, skriver en supportmedarbetare i ett chattsvar till Kollega.

Experten avråder: skanna inte ditt cv för ATS

Samtidigt finns det människor som tjänar pengar på oron över ATS-systemen. Rekryteringscoacher opinionsbildar om hur programmen används och säljer sedan sina egna tjänster till den som vill ”ATS-säkra” sitt cv. En av de största aktörerna heter Jobscan och erbjuder cv-skanning direkt på sin sajt.

Vissa experter rekommenderar tjänsten, men Jesper Olsson avråder från att använda den. Bland annat eftersom det kostar pengar om man vill få hjälp att korrigera de fel som deras program hittar.

– Man skulle också kunna roa sig med att peta in sitt cv i ett sådant verktyg, göra klart där och sedan lägga in det färdiga dokumentet i ett annat verktyg. Det kommer säkerligen hitta nya fel. 

I stället är hans råd att testa sitt cv genom att helt enkelt klistra in texten i datorns anteckningsprogram. Om den ser begriplig ut där kan den  sannolikt också läsas av en maskin.

Arbetsförmedlaren: ATS kan visst läsa grafik

Anna Karin Wallbergs arbetsförmedlare heter Coachgruppen. Det är ett av de större företagen inom Arbetsförmedlingens privatiserade tjänst Rusta och matcha. 

Vd Petter Strömberg ifrågasätter uppgifterna från TRR, Teamtailor, Hilke Schellmann och de amerikanska elituniversiteten. Enligt honom kan ATS-system visst läsa cv:n som innehåller grafik. De viktiga frågorna, säger han, är vad som ska läsas in och hur grafiken utformas.

”Bedömer inte att vi har gjort något fel”

Coachgruppen rekommenderar fortfarande sina deltagare att använda designprogrammet Canva.

– Jag skulle inte gå ut med en generell rekommendation till alla att bara göra raka cv:n så som man gjorde på 90-talet, med år, text och arbetsinsats, säger Petter Strömberg och fortsätter:

– Jag känner till det här ärendet och bedömer inte att vi har gjort något fel, men såklart är det ledsamt att hon inte nådde sitt mål hos oss. Under den här perioden har vi två år i rad vunnit pris som bästa leverantör.

Petter Strömberg säger också att ATS-system fungerar olika och att de flesta cv:n fortfarande läses av människor.

Vilka råd ger ni för att ATS-säkra sin cv?

– Många saker. Bland annat finns det ett antal bra ATS-skanners där man kan mata in sina ansökningshandlingar och se vilket scorevärde man får.

Ignorerade råden från Arbetsförmedlingen – fick jobb

I dag har Anna Karin Wallberg ett jobb, som kommunikationsstrateg på Röda korset. Det skaffade hon på egen hand, med ett nytt och enkelt cv som gick tvärt emot de råd hon fått genom Arbetsförmedlingen. Hon är ledsen över perioden som har varit, men också stolt över att ha fått upprättelse.

– Jag har förlorat så mycket tid och självförtroende. Det naggas så otroligt i kanten när man är arbetslös och dessutom inte får någon större respons, säger hon och avslutar:

– När jag väl kom till intervju var det bara jag och arbetsproven som gällde. Då gick det ju bra.

Arbetsförmedlingen svarar

Nina Brevinge, pressekreterare på Arbetsförmedlingen, skriver i ett mejl till Kollega att myndigheten är ”medveten om att arbetsgivare använder olika typer av system för att hantera ansökningar”. Hon fortsätter:

”Därför kan det finnas skäl att tänka på att cv:n bör vara både tydlig och lätt att läsa. Samtidigt kan det i vissa situationer vara värdefullt att lyfta fram sin kreativitet eller använda en mer grafisk utformning, exempelvis i yrken där det är en del av kompetensen. Det finns alltså inte ett enda 'rätt' sätt – det beror på sammanhanget.”

Kollega har också frågat hur Arbetsförmedlingen ser på Coachgruppens råd om att göra sitt cv i ett grafikprogram. Nina Brevinge svarar:

”När det gäller våra leverantörer inom Rusta och matcha så ansvarar de själva för sina arbetssätt och råd till arbetssökande, inom ramen för uppdraget. Vi följer upp att de håller en god kvalitet i stödet, men vi går inte in och styr i detalj vilka verktyg de använder i sitt arbete.”

Hur ser ni till att ni och era underleverantörer ger så aktuella råd som möjligt till den som söker jobb?

”Vi arbetar löpande med att uppdatera och utveckla den information vi ger arbetssökande, i takt med att arbetsmarknaden och tekniken förändras. Det inkluderar att bevaka utvecklingen kring hur AI och digitala system påverkar rekryteringsprocesser.”