Början av hösten brukar vara högsäsong för kickoff-evenemang. I år är denna period extra speciell då många återvänder till sina ordinarie arbetsplatser efter att ha arbetat hemifrån väldigt länge. Några har kanske varit sjuka, skilt sig, fått barn, bytt arbetsuppgifter eller mist nära och kära.
Kort sagt kan mycket ha hänt i våra arbetskamraters liv, händelser man kanske inte velat ta upp via skärm. Och nu ska alla återvända och ta vid där man slutade. Det är inte konstigt om chefer funderar över bästa sättet att få ihop sitt team på nytt, kanske med en kickoff.
– Vi märker redan nu att suget är stort efter att mötas och att man längtar efter att träffa kollegorna igen. Fokus är på umgänge, att uppleva saker tillsammans och att lära känna varandra igen efter att i många fall inte ha setts på över ett år, säger Bibi Rydbacken, marknads- och kommunikationschef på organisationen Svenska Möten.
Hon menar att syftet med en kickoff inte bara är att förankra verksamheten hos alla medarbetare utan också att bygga och fördjupa relationer bland deltagarna.
– När vi bygger relationer, skapar vi den så viktiga lagkänslan och tilliten till våra kollegor. Det är kittet som gör oss till ett ”vi”. Ju bättre relationer, desto lättare blir det att förstå och läsa av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för kreativitet och problemlösning.
Chefer bör ta tillfället i akt att tänka lite större och bredare inför denna speciella kickoff i pandemins kölvatten.
– Låt dina medarbetare umgås och lära känna varandra på nytt genom att uppleva saker tillsammans. Tillåt mycket tid och luft i agendan för umgänge och kanske lite mindre tid för powerpoint-presentationer, säger Bibi Rydbacken.
Samtidigt är hon medveten om att det kan finnas medarbetare som fortfarande tvekar inför att träffas fysiskt.
– Det gäller att vara tydlig med vilka åtgärder som vidtas ur smittsäkerhetssynpunkt, så att alla känner sig bekväma med situationen.
Ett annat alternativ är att hålla kickoffen utomhus eller att vissa medarbetare deltar digitalt.
– Digitala hjälpmedel är bra på många sätt, exempelvis genom att en inspirationstalare kan vara med via länk. Men om syftet är att bygga lag är det alltid bäst att alla deltagare är med på lika villkor. Men det är förstås bättre att någon är med digitalt på delar av mötet, än att man inte är med alls.
Text: Katarina Markiewicz
Så fixar du kickoffen
1. Tydligt syfte och mål. Tänk igenom innan vad slutresultatet ska bli och planera upplägg och innehåll därefter.
2. Välj plats, miljö och inramning. Platsen är viktig, den sätter tonen och stämningen för kickoffen. Det blir en annan stämning om man sitter i saccosäckar, sitter runt en lägereld utomhus eller ligger i hängmattor i stället för att vara i ett traditionellt mötesrum.
3. Involvera deltagarna. Envägskommunikation i form av en lång powerpointpresentation av chefen gör ingen glad. Engagera i stället deltagarna, exempelvis genom att ge dem en uppgift att förbereda inför kickoffen.
4. Välj rätt aktiviteter. som speglar ditt syfte och mål. Är tanken att lära känna varandra, fundera på någon typ av samarbetsövning, exempelvis att laga mat tillsammans.
5. Struktur och kultur. Är det en kickoff med övernattning? skicka ut datum så tidigt som möjligt så att deltagarna kan planera in det.
6. Tydlig kallelse. Var klar med hur deltagarna behöver förbereda sig och vilken klädkod som gäller. Klädkoden är en artighet gentemot deltagarna. Ingen vill komma i jeans på kvällen och upptäcka att alla andra är uppklädda.
7. Ha gemensamma spelregler. Till exempel att mobilen ska läggas undan och att alla ska komma i tid.
8. Dela upp pauserna. Ha en separat mejl- och mobildel av pausen och en social del. Annars riskerar fikarasten att bli enbart en mobilrast som tar bort syftet med att träffas fysiskt.
9. Inkludera alla. Tänk igenom övningar och arbetspass så att alla blir med på tåget. Bjud aktivt in de mer tystlåtna. Ordna exempelvis inte bergsklättring som aktivitet om det finns personer i gruppen som har fysiska begränsningar eller funktionshinder. Välj inte heller ett quiz om svenska schlagers om någon av medarbetarna inte har växt upp i Sverige.
10. Följ upp. Glöm inte att efteråt fråga: ”Vad var bra och vad kan vi göra bättre nästa gång?”
