När månaden närmar sig sitt slut plingar det till i jobbdatorn: du har fått din lönespecifikation i mejlen. Du kontrollerar att lönen stämmer och fortsätter att jobba. Men att enbart ha lönebeskeden i jobbdatorn är ingen bra idé, menar Sofia Karlsson, ombudsman på Unionen, region Sydväst.

– Mitt råd är att antingen skicka specifikationerna vidare till sin privata mejl eller att skriva ut och ta hem dem. På så vis har man alltid tillgång till dem, säger hon.

De senaste åren har Sofia Karlsson flera gånger sett hur medlemmar hamnat i svårigheter för att de saknat lönespecifikationer.

– Så länge man har kvar sin anställning är det inga problem, men om en person säger upp sig eller tvingas sluta är lönespecifikationerna bevis både på hur länge man har arbetat och vilken lön man haft. Vid en konkurs kan till exempel en arbetstagare hållas skadelös om hon kan visa att hon haft anställning och lön, säger hon.

Sofia Karlsson har bland annat företrätt en person vars arbetsgivare slutade att betala ut lön. Arbetsgivaren gick inte att nå och personen slutade då på arbetsplatsen. Arbetsgivarintyg och lönespecifikationer saknades och a-kassan kunde därmed inte beräkna ersättning.

Ett annat exempel rör en person som sa upp sig. Uppsägningen gjorde arbetsgivaren sur och personen fick ett ofullständigt arbetsgivarintyg. Först efter att Unionen kontaktat arbetsgivaren skrevs ett korrekt arbetsgivarintyg. Om lönespecifikationerna hade funnits hade arbetsgivarintyget inte behövts och personen hade besparats mycket tid och oro, säger Sofia Karlsson.

En lönespecifikation är dessutom ett kvitto på att arbetsgivaren har betalat skatt. Om arbetsgivaren struntar i det kan en anställd bli skyldig att själv betala in skatten. Han eller hon får då betala skatt två gånger: dels den skatt som arbetsgivaren dragit från lönen men inte betalat in, dels den skatt som den anställda måste betala till Skatteverket.

– Men det är inte bara lönespecifikationer man ska vara rädd om. Anställningsavtal och alla överenskommelser som görs under anställningstiden – exempelvis om utökat ansvar, lönetillägg eller extrasemester – ska också sparas och förvaras så att man kommer åt dem utanför arbetsplatsen, säger Sofia Karlsson.

– Själv skriver jag ut allt och sätter in i en pärm hemma. Men så behöver man förstås inte göra, det räcker att skicka till sin privata mejl.