Arbetsmiljö

Dags för mobilfria möten?

Tar du med mobilen till mötet? Sju av tio gör det. Men åtta av tio sitter sedan och irriterar sig på att kollegorna använder mobilen under mötets gång. Nio av tio kan tänka sig helt mobilfria mötesrum.

Gabriella Westberg Publicerad 27 april 2015, kl 15:01

Åtta av tio irriterar sig på kollegor och chefer som använder mobilen under möten, enligt en undersökning. Colourbox

83 procent känner ett behov att svara direkt på inkommande samtal, mejl och sms under arbetstid. En majoritet tror också att ständig tillgänglighet är något deras arbetsgivare värdesätter. Det visar en undersökning gjord av Sifo på uppdrag av mobilleverantören Telenor, där 1001 arbetstagare mellan 20 och 65 år tillfrågats.

- De tekniska förutsättningarna för att jobba smart har aldrig varit bättre. Det finns mängder av lösningar för att hantera frånvaro, närvaro, vidarekoppla samtal och så vidare. Men vi vet att färre än hälften av våra kunder använder tjänsterna fullt ut. Drivkraften att ständigt finnas tillgänglig är större, säger Andreas Kristensson, ansvarig för Innovation och affärsutveckling på Telenor Företag, i en presskommentar.

Lika många, 83 procent, uppger att de störs när kollegor och chefer kollar eller använder sina mobiler under pågående möten. Ändå är det så många som 66 procent som säger att de själva använder sina mobiler under möten.

Enligt undersökningen är dock lösningen på det dilemmat ännu enklare: nio av tio svarande (89 procent) säger att de är öppna för att lämna mobilerna utanför mötesrummen.

Mobilleverantören Telenor har tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic tagit fram en handbok för en sund digital arbetsmiljö. Här är några av tipsen:

För arbetstagaren:

Stäng av mobiltelefonen och annan teknik i samband med möten
Stäng av alla ljudsignaler på mobiltelefoner, datorer och annan elektronik under arbetsdagen
Blockera alla distraherande pop up-fönster och push-notiser i datorn och i mobilen
Gå undan/stäng dörren när du ska ringa eller bli uppringd
Inför fasta, individuellt anpassade tider för mejl, sms och mobilsamtal
Lägg ifrån dig tekniken helt och hållet en stund varje dag. Hjärnan behöver vilopauser för att du ska kunna prestera på topp.

För arbetsgivaren:

Sprid kunskap om varför det är viktigt med regler och policys för teknikanvändning
Inför mobilfria möten
Inför ljudlöst som standard
Undvik mobilsamtal i öppna kontorslandskap
Definiera förväntningar på tillgänglighet
Uppmuntra medarbetare att använda de tekniska lösningar som finns på arbetsplatsen för att hantera och sortera information

Gabriella Westberg

Blond kvinna med mörka glasögon och svarta kläder sitter i en orange soffa. Hon ser glad ut. — Susanna Ribrant har varit chef i över 13 år. Det började som en fråga. ”Hur svårt kan det vara", tänkte jag. Foto: Anders G. Warne

Finns ett gemensamt drag för att bli en bra chef?

– Att vara lyhörd och nyfiken men samtidigt handlingskraftig.

Finns det drag man ska passa sig för?

– Att vara undfallande, undvika det svåra. Ledarskap handlar ofta om att navigera och vara handlingskraftig i det osäkra.

Vilket är det största arbetsmiljöproblemet för chefer?

– I önskan att ge andra en god arbetsmiljö är det lätt att tappa sin egen. Att man ska vara en tillgänglig och coachande chef är glädjande nog ledord numera, men det gäller att leva som man lär.

Hur klarar man att vara tillgänglig för alla?

– Tid för dialog måste frigöras, särskilt om man leder tjänstemän. Dialog är att både lyssna och agera. Men den tid man önskar för det tror jag många upplever som en utmaning.

Finns det någon gräns för tillgänglighet?

– Dialogen är nyckeln. Även att säga nej kräver ju att man lyssnat först, övervägt och sedan går till handling. Det är en väldigt viktig del i ledarskapet, att kunna vara beslutsfattande i det svåra.

Många chefer upplever en ensamhet – har du tips?

– Det är väldigt ensamt, en del av chefsrollen innebär ensamhet. Med det sagt ska man inte vara ensam. Det går ofta att hitta bollplank, ibland på oanade ställen. Jag har varit på arbetsplatser där de bästa bollplanken funnits utanför den ledningsgrupp som jag befunnit mig i.

Prevents svarta logga på en glasdörr — Prevent är samägt av arbetsmarknadens parter. Foto: Anders G. Warne

Hur undviker man som chef en toxisk arbetsmiljö?

– Att inte undvika det som skaver, att inte skjuta det på framtiden. Då riskerar man att det utmynnar i något allvarligare. Det finns verktyg och stöd. En chef kan inte vara rustad för alla typer av svåra situationer.

Kan man som chef strunta i det, låta vuxna sköta sitt?

– Det som händer på arbetet är chefens ansvar. Man kan inte lösa allt, men man kan prata om det. Hellre prata för mycket om det än att undvika det. Man faller tillbaka till att sträva efter principerna: vänlighet och saklighet.

Hur förbereder man ett svårt samtal som ny chef?

– Man kan inte själv veta hur ett sådant samtal byggs upp. Det finns stödmaterial, att hitta något att vila i inför. Så att man sedan lyssnar på vad som faktiskt sägs, vad det är man får av medarbetaren.

Började på Grönan

Gör: Sedan två år vd för den ide ella organisationen Prevent, som förmedlar kunskap om arbetsmiljö. Prevent ägs av LO, PTK och Svenskt Näringsliv.

Ålder: 48.

Utbildning: Jurist.

Första jobb: På Gröna Lund.

Bor: I Stockholm.