Hoppa till huvudinnehåll
Jobbrelationer

Mejlat chefen av misstag? Gör så här!

Ta samtalet och låtsas inte som att det regnar. Det är den bästa strategin – både för den som råkat mejla sin chef av misstag och för den chef som mottar ett meddelande man inte skulle ha.
Ola Rennstam Publicerad 3 juni 2020, kl 13:54
Colourbox / Kollega
Att mejla eller sms:a chefen av misstag kan skapa en jobbig situation - både för den som gjort det och för chefen. Colourbox / Kollega

Helvete också! Mejlet där du och din kollega raljerar och ondgör er över en arbetskamrats inkompetens var ju bara avsett för era ögon. Men nu har du i förbifarten råkat cc:a hela mejltråden till chefen. Paniken stiger inombords. Enligt psykologen Alexandra Thomas är det enda man kan göra när man skickat till fel mottagare att omedelbart ringa upp sin chef och lägga sig platt.

– Börja med att be om ursäkt. Är det befogad kritik, säg att du är ledsen att chefen fick ta del av det på det här sättet men stå för det du vill föra fram i stället för att sopa det under mattan. Se det som ett tillfälle att ge din syn på saken, säger hon.

Även för den chef som tar emot mejlet kan det vara svårt att veta hur man ska agera. Plötsligt har man fått vetskap om ett missnöje eller en konflikt bland medarbetare som man inte kände till. Men att låtsas som om man inte sett meddelandet är fel strategi, enligt Alexandra Thomas.

–Att tiga ihjäl det skapar bara en konstig stämning och bristande tillit om man inte tar tag i det. Var ärlig med att du sett meddelandet och framför det utan att värdera eller skämta bort det. Mitt råd är att lyssna öppet och att låta den som tabbat sig prata. Om personen kommer med märkliga undanflykter måste man vara rak och fråga hur relationen med den de kritiserat ser ut och hur det funkar att jobba ihop. Fråga också om det är något du som chef kan hjälpa till med. I första hand ska man peppa personen att ta ett snack direkt med den man pratat skit om.

Ett annat scenario är att du får ett mejl där det visar sig att medarbetaren, som alltid stöttar och är positiv till dina idéer för verksamheten, i själva verket tycker precis tvärtom. Hur ska man agera då?

– Även här rekommenderar jag att ta ett samtal med personen. Berätta att du fått mejlet och förstått att hen inte köper din strategi framåt och fråga vad det är som gör att hen inte känner att man kan säga sin ärliga mening. Det är en balansgång att inte bli anklagande. Berätta att du är intresserad av att höra medarbetarens tankar om verksamheten, säger Alexandra Thomas.

Att bli kritiserad och vara föremål för diskussioner i medarbetargruppen ingår i chefsskapet, enligt Alexandra Thomas, men det kan också vara en signal på att något i ens ledarskap inte fungerar.

– Ett mejl med besk kritik kan så klart skapa en viss paranoia hos chefen. Hur många sådana här mejltrådar florerar runt i teamet utan att kritiken kommer upp på mötena? Jag tycker att man ska se det som en möjlighet att rannsaka sin egen ledarstil och fundera på varför folk inte framför sin åsikt.

Samma råd – att ta samtalet med medarbetaren – gäller om man som chef får reda på något känsligt. Till exempel att två medarbetare har en relation eller att någon har ett missbruk av någon form.

– Handlar det om missbruk måste man göra sig synlig som chef och säga att du blev orolig när du såg meddelandet, även om missbruket inte påverkat arbetet. Om det handlar om en kärleksrelation tycker jag att det beror mycket på vilken chefsposition man har. Som mellanchef kan man välja att inte agera så länge individerna inte är öppna med förhållandet. Har du fått ett mail som gjort att du upptäckt relationen kan du skriva tillbaka att du fått mailet men slänger det direkt. På så sätt får de andra parterna avgöra om de vill berätta om sin relation eller inte.

Maria sms:ade chefen av misstag

Ett mer lättsamt exempel på hur det kan gå om man är för snabb med mobilfingrarna fick redaktören Maria erfara för några veckor sedan då hon skickade iväg följande sms:

”Hej! Vore trevligt med ett glas vin ikväll, om du skulle råka ha ett ärende till stan. Kram”

Hon insåg sitt misstag samtidigt som hon tryckt ner sändknappen – men då var det för sent. Meddelandet, som var avsett för den nära vännen Fredrik, skickades i stället till hennes nya chef med samma namn. Maria fick panik och slängde sig på luren.

– Jag hann knappt läsa mejlet innan Maria ringde upp och förklarade sig. Jag blev lite konfunderad, just att det avslutades med ”kram”, vi brukar inte skriva så till varandra. Men jag tycker Maria hanterade situationen på ett bra sätt och nu kan vi skämta om det, berättar Fredrik.

Hur tycker du att man ska agera som chef om man till exempel får se ett mejl som handlar en annan medarbetare eller andra åsikter om verksamheten som inte är avsett för dina ögon?
– Jag tycker att man ska låtsas som att man inte fått det.

Jobbrelationer

7 sätt att bli en bättre talare

Rösten är vårt viktigaste uttrycksmedel för att skapa förtroende och motivation. Här är sju tips för att bli en bra talare – och behålla publikens intresse genom hela presentationen.
Publicerad 15 februari 2024, kl 06:04
Tecknad illustration av en kvinna i en talarstol som pratar inför publik.
Att tala inför folk kan kännas svårt. Här är 7 tips hur du använder din röst för att skapa förtroende och motivation. Illustration: Colourbox.

1.  HITTA RÄTT TEMPO

Karismatiska talare pratar ofta i ett lite snabbare tempo än normalt, vilket får dem att låta passionerade och självsäkra. Att hitta balansen kan dock vara svårt. Talar du för snabbt kan du låta nervös eller stressad, talar du för långsamt kan du låta uttråkad eller nonchalant.

 

2.  VÅGA VILA I PAUSEN

 Undvik utfyllnadsord som ”ööh” och ”liksom”. De stjäl fokus och du riskerar att åhörarna tappar intresset. Att i stället våga landa i pauser inger en känsla av självförtroende och ger lyssnarna möjlighet att processa det du sagt.

 

3. SPELA IN DIG SJÄLV

För att kunna jobba med din röst måste du lära känna den. Spela in dig själv och lyssna på hur du låter. Ge dig själv feedback, både positiv och negativ. Tänk på hur du använder melodi och tempo. Låter du uttråkad, nervös eller självsäker?

 

4. VÄRM UPP RÖSTEN

Värm upp rösten varje morgon för att få en god rösthälsa och bättre talteknik. En enkel övning är att använda ljudande konsonanter. Ta ett djupt andetag genom näsan och ljuda ut ett ”V” på ton tills luften tar helt slut. Det spelar ingen roll vilken ton du väljer, men du kommer att låta ungefär som en dammsugare. Repetera övningen tre gånger.

 

5. ANVÄND RÖSTENS VERKTYGSLÅDA

Tempo, talmelodi, paus, volym, tonalitet och betoning. Det är några av de verktyg du kan jobba med för att låta mer indragande och skapa dynamik när du pratar.

 

6. ANVÄND HÄNDERNA

Människor som pratar med händerna upplevs som mer trovärdiga. Gestikulera för att poängtera de ord som är viktigast. Tänk på att rörelserna ska kännas naturliga, inte överdrivna – spara dina ”jazzhands” till aw:n.

 

7. TALA PASSIONERAT

Det handlar inte bara om vad du säger – utan om hur. Håll en hög energinivå – tala med passion och ha ett öppet, självsäkert kroppsspråk. Då kan du få vem som helst att bli intresserad av vad du har att säga. Att låta det minsta ointresserad eller osäker smittar av sig på stämningen.

 

FÄLLOR ATT SE UPP MED!

Undvik att dricka kaffe, te och annat vätskedrivande precis innan presentationen, det torkar dessutom ut stämbanden. Känner du dig trött i rösten eller är hes ska du absolut inte viska – det skadar rösten mer. Känner du dig ofta trött i rösten bör du kontakta en sång[1]pedagog som kan hjälpa dig att hitta rätt talteknik.

Text: Vera Viksten

KÄLLA: Cecilia Brändström, röstcoach