De flesta presterar sämre i ett kontorslandskap och de behöver avskildhet för att kunna utnyttja sina resurser maximalt. Eller uttryckt på ett annat sätt, för att kunna utföra det arbete de får betalt för. Förklaringen till det är att våra hjärnor kontinuerligt tar in information och i ett kontorslandskap är det ofta något som rör sig eller hörs. Belastningen på korttidsminnet ökar, samtidigt som förmågan att göra ett bra arbete minskar. Så den som satsar på kontorslandskap för att få in fler medarbetare per kvadratmeter, gör måhända en dålig affär.
Lennart Tunemalm, Tunemalm Akustik, har arbetat med kontorslandskap i flera år och han är kritisk till utvecklingen:
-Man har passerat en kritisk gräns i de kontorslandskap som produceras idag. De anställda sitter så tätt att det inte går att dämpa ljudet på ett godtagbart sätt, säger han.
Människans hjärna är utvecklad för att upptäcka faror i omgivningen. Ett ljud eller en rörelse och uppmärksamheten byter blixtsnabbt fokus från arbetsuppgiften till ljudet eller rörelsen. Och det finns en hel del som konkurrerar om uppmärksamheten.


Mycket konkurrerar

Din hjärna tar emot 10 miljoner bitar intryck varje sekund från dina yttre sinnen. Av dem är högt räknat 40 medvetna. Att du inte upplever denna begränsning beror på att du kan flytta ditt medvetande blixtsnabbt. Från fläktens surr till foten i skon, någon som kommer ut från ett rum, hungerkänslan, personen vid bordet bredvid som talar i telefon...
När informationen som finns i hjärnan flyter upp i ditt medvetande, är korttidsminnet den första stationen. Där finns det du tänker på just nu och det kan snabbt skifta fokus. Det är löjligt litet och har bara plats för sju plus/minus två enheter. Man brukar säga att det motsvarar ett telefonnummer utan riktnummer.
Ett exempel: när du ska ringa ett nytt telefonnummer, måste du memorera det gång på gång, tills du har knappat in det. Annars glömmer du bort det. Om någon frågar dig, under memoreringen, vad du ska ha till lunch, så kraschar korttidsminnet. Plötsligt flyttar ditt medvetande från telefonnumret till arbetskamratens fråga. Det finns förstås tillfällen som är mer förödande än ett telefonnummer. Du kanske har kommit på en bra formulering eller en smart lösning på ett problem...
Det är korttidsminnet som ställer till problem när du sitter i ett kontorslandskap.


Dras till rörelse

90 procent av alla intryck till hjärnan kommer via synen. Ögonen dras instinktivt till en rörelse i kontorslandskapet, och när ögat fokuserar på något följer medvetandet med.
Att ögonen alltid dras till en rörelse är ett nedärvt beteende från den tid vi började gå på jorden och var tvungna att vara på vår vakt mot vilda djur och fiender; ett beteende som bidragit till att människan har överlevt som art.
Ett vardagligt exempel som visar att ögat alltid dras till en rörelse, är när vi sitter några stycken i en soffgrupp och pratar framför en tv som har ljudet avstängt. Vi tittar då mer på tv-bilden än på varandra. Så när något rör sig i ett kontorslandskap så, pang, är blicken där. Det är en omedveten reaktion och det är först i andra hand som du är medveten om vad du tittar på.


Hjärnan tar in allt

Men det är inte bara rörelser som stör. Det finns även en hel del ljud i ett kontorslandskap som konkurrerar med din arbetsuppgift. Hjärnan registrerar även alla ljud, och precis som rörelser har ljuden haft avgörande betydelse för vår överlevnad som art. Det är med andra ord inte beteenden vi kan göra oss av med hux flux.
Hjärnan är aktiv dygnet runt. När du sover sorterar den bort alla ljud som brukar finnas i bostaden och det är först när något ovanligt hörs, som den skickar det vidare till medvetandet. Och på samma sätt är det på jobbet. Den sorterar bort hårddiskens fläktljud och andra lågfrekventa ljud som ingår i ljudtapeten, men den vidarebefordrar röster och andra många gånger störande ljud till ditt medvetande. Det är en process som kostar, bland annat i form av ökad trötthet.


Känslig för röster

Under årmiljonerna har hjärnan också utvecklat en speciell känslighet för människors röster och språk. Då var det ett villkor för överlevnad, idag ingår de för många i det tilltagande informationsbruset. Men när du sitter och arbetar sorterar din hjärna effektivt bort sorl. Om du är djupt engagerad i något kan den även sortera bort enskilda röster som inte är för nära.
Hjärnan scannar hela tiden av alla ljud. Plötsligt dyker det omedvetet upp något som intresserar dig, en särskild persons röst, ett intressant ämne, ditt namn eller en röst som sänks i skvallerläge. Informationen skickas blixtsnabbt till dit medvetande. Du stannar upp och lyssnar aktivt och när du gör det förflyttas fokus från det du arbetar med till rösten.
Kontorslandskapens miljö skapar alltså oönskade tidstjuvar. Det är inte bara att börja om där du blev störd eller avbruten. Det kan ta lång tid att komma tillbaka till den koncentration och mentala nivå du var på innan. Hur lång tid avgörs av hur djupt inne du är i processen, på vilket sätt du blir störd och hur ofta du blir störd.
Hur vi påverkas av att arbeta i ett kontorslandskap är förstås individuellt. En del klarar av att sitta på en tidnings centralredaktion, med ringade telefoner och röster.
Andra klarar inte av att arbeta i den typen av miljö. En undersökning som gjorts av Vasakronan visar att 95 procent av deras hyresgäster upplever att de har betydligt sämre möjligheter att läsa eller utföra arbete som kräver hög koncentration.
Och precis som vi får sämre syn när vi blir äldre, påverkas vår förmåga att sortera bort ljud. Yngre har därför lättare än äldre att sortera bort ovidkommande ljud, exempelvis bakgrundsmusik eller flera som pratar runt ett bord.



"Jag låtsas att jag haren dörr framför mig"

Ett plus för snabbare och bättre kommunikation. Minus för minskad koncentration och att det är lätt att bli störd. Regler för hur man uppför sig är viktiga, tycker de anställda på Gehrmans musikförlag.

Det har gått tre år sen de 14 anställda på Gehrmans musikförlag flyttade från egna arbetsrum i centrala Stockholm till kontorslandskap i förorten. På den gamla adressen satt de inte ens i samma hus, nu skulle de trängas på en gemensam yta. De flesta var inte direkt positiva till förändringen.
Det var då det, idag tycker de lite annorlunda.
-Jag ser fördelar med den sociala biten. Vi ser varandra varje dag. Men rent arbetsmässigt vet jag inte om det är bättre, säger Kristina Fryklöf på Gehrmans musikförlag.
Omställningen gick inte helt smärtfritt. Möbleringen var inte optimal, man var tvungen att passera skrivborden för att ta sig någonstans och folk blev störda. Men det gick att lösa med ommöblering och avgränsande skärmar. Konstanta ljud och synintryck påverkade också negativt.
- Koncentrationen blev sämre och jag var väldigt trött efter en dag på jobbet innan jag blev van vid det nya. Faran med kontorslandskap kan vara att man inte är medveten om att man faktiskt blir störd, tror Kristina.
Kollegan Pekka Mäenpää håller med, ljud och synintryck snappas upp omedvetet vare sig man vill eller inte. Det krävs att alla tänker på hur de uppför sig för att störa så lite som möjligt.
- När jag går fram till en kollega så agerar jag på samma sätt som när jag går till någon som sitter i ett eget rum. Jag låtsas att det är en dörr framför mig, knackar kanske på bordskivan och det hindrar mig från att storma fram och störa i ett telefonsamtal.
Annars är Pekka mest positiv till att sitta i kontorslandskap. Han tycker att kommunikationen är snabbare och bättre. Och så är det ju trevligt att se varandra.
Innan flytten gjordes ett studiebesök på Prevent för att se hur kontorslandskap fungerar i verkligheten.
-Där pratade de mycket om förhållningsregler och det är bra, men man glömmer ju bort dem lika snabbt, säger Roland Horowitz.
Det går inte att komma ifrån störningsmoment i kontorslandskap. Roland har blivit riktigt irriterad några gånger när kollegor har stört, fast istället för att konfrontera dem har han valt att prata med närmaste chefen. Han tycker att arbetsmiljön är chefens yttersta ansvar.
Nyligen hade de anställda ett möte för att uppdatera läget och prata om hur man tillsammans ska få det att fungera.
-Då och då måste vi få en påminnelse om hur vi ska uppföra oss. Ett tips är att ha återkommande möten för att påminnas om förhållningsregler, se över möbleringen och vara medveten om hur du själv beter dig, säger Roland.