En stor del av den e-post vi får är helt onödig. Det konstaterar en undersökning gjord av analysföretaget Forrester Research. Boven i dramat är ett allt för flitigt användande av funktionerna kopia, dold kopia eller svara alla.

En inkorg som svämmar över av mejl är ett problem som många kan känna igen sig i. Men måste det vara så? På företaget Exformatics i Malmö förbjöd man intern e-post under en månad till förmån för andra interna kommunikationslösningar.
- Vi blev inspirerade av ett franskt företag som gjort samma sak. Vi får ju alla en miljon "cc-mejl" som är ganska ointressanta och som stjäl tid. Vi spenderar för mycket tid på att läsa, tänka över och besvara e-post som ofta hade avklarats mycket fortare och effektivare öga mot öga, säger Joachim Hansson.
- Det är ett stressmoment när det plingar till i mejlen, man tappar koncentrationen på det man håller på med och många av våra medarbetare betar av mejl på helger och kvällar för att slippa börja arbetsdagen med det. Mejlanvändadet har helt enkelt spårat ur.

I stället för att skicka intern e-post uppmanades medarbetarna på Exformatics att använda en funktion som kan jämföras med statusuppdateringar i sociala nätverk.
- Det är lite Facebookaktigt. Om jag har tillfört något eller har ny information gällande ett projekt eller ärende meddelar jag det i chatten. Skillnaden är att om informationen ligger i rätt sammanhang är det lättare att relatera till vad det handlar om.

Testet föll väl ut. Antalet e-postmeddelanden mer än halverades, från 4 668 till 2 170 mejl per månad. Enligt företaget ledde det också till ökad produktivitet och kvalitetshöjning.
- Resultatet blev att våra medarbetare kände sig mindre stressade och lättare hittade den information de sökte. Det här skapade en bättre kvalitet eftersom man kunde lägga tid på det som är viktigt utan att bli avbruten. säger Joachim Hansson.

Exformatics har nu bestämt att permanenta försöket och fortsätta att minimera skörden av intern e-post.