För några år sedan beslöt ledningen på Phosworks att satsa på en noggrann arbetsplanering.

– Vi har varit förskonade från utbrändhet. Men ska vi ha ett hållbart företag så behöver vi ha hållbara medarbetare, och då behöver vi också hjälpa dem att sätta gränser, säger vd:n Ola Diös, som startade företaget för drygt 20 år sedan.

I dag har företaget ett 40-tal anställda som arbetar med digital kommunikation och digitala lösningar åt olika kunder.

– Eftersom vi är timkonsulter, där man hela tiden behöver hoppa mellan olika uppdrag, befinner vi oss i en värld där det är ganska stressigt. Man har många olika uppdrag och det är förhållandevis rörigt för många, säger Ola Diös.

Man har infört kompetensbaserade team på mellan fem och tio personer med samma yrke som varje vecka arbetsplanerar tillsammans. I varje grupp finns en teamledare som har överblick över och fördelar arbetet.

– Om det exempelvis är sju designers i en grupp och teamledaren ser att en av dem har för mycket att göra kan jobbet styras om till någon annan, säger Ola Diös.

– Vi försöker också se till att man alltid jobbar i par i ett projekt, där den ene är huvudansvarig medan den andre kan vara bollplank och hoppa in om den huvudansvarige blir sjuk.

Man har också bestämt att det aldrig ska planeras för mer än 32 timmar i veckan.

– Har vi 40 timmars arbetsvecka så ska det också finns tid till möten, vidareutbildning och liknande, så att man inte ska behöva klämma in sådant mellan allt annat.

Det övergripande ansvaret har företagets teamchef, som bland annat ser till att alla medarbetare får nödvändig kompetensutveckling och stöttar teamledarna i deras arbete.

Medarbetarnas arbete planeras i ett digitalt dokument som alla på företaget kan se. På så vis får man en tydlig överblick över veckan och kan enkelt avgöra om någon behöver avlastas.

Varje dag registrerar alla anställda sin arbetade tid i ett tidhanteringssystem. Om någon arbetar för mycket kan det också fångas upp tack vare den rapport som teamchefen får av teamledarna varje vecka.

– Det är sällan det händer. Men om det blir så lyfter vi det till en ny nivå där vi pratar med personen så att den förstår att den jobbar för mycket, säger Ola Diös.

Läs mer: Övertid motsvarande 16 400 heltidstjänster

Läs mer: Arbetsgivarens ansvar om du jobbar för mycket

Läs mer: Arbetstiderna och tempot knäckte Maria

Läs mer: "Företag är underbemannade"