Idén föddes när en projektgrupp skulle ta fram den nya generationens intranät. För ändamålet intervjuades ett 50-tal personer på olika nivåer i företaget. De flesta hade väldigt få synpunkter på hur intranätet skulle bli bättre. Däremot hade samtliga tankar kring e-posten.
- Folk dränktes i e-mail. Man hade svårt att prioritera och att det hela tiden ramlade in nya mail gjorde att man kände sig stressad, säger Petter Halling, projektledare.
Hittills har runt 2 000 personer gått alla steg i utbildningen, ytterligare 5 000 har påbörjat den. Eftersom cirka 85 procent av all e-posttrafik är intern har det redan märkts skillnad. Tanken är att alla tjänstemän på Volvo PV i världen ska genomgå utbildningen och lära sig de nio direktiven som gäller.
- Men redan nu märker vi att folk använder sig av FYI och FYA till exempel, för att skilja på vad som kräver åtgärder och vad som bara är information, säger Petter Halling.
De nio direktiven är:
- Skilj mellan jobb och privat, begränsa det privata bruket av e-posten.
- Inga långa haranger.
- Skicka inte kopior i onödan, och skicka inte viktig information i kopior.
- Var tydlig. Det ska framgå tydligt om det är FYI (for your information) eller FYA (for your action). Svara på FYA-mail. Använd inte läsarkvitton.
- Om du har bråttom använd telefonen.
- Out of office ska användas om man är borta mer än en dag från jobbet.
- Använd kalendern och svara på alltid på möteskallelse.
- Använd mallen. Signaturerna ska vara lika, det handlar om varumärket.
- Sprid kunskapen.
LINDA SVENSSON
- Folk dränktes i e-mail. Man hade svårt att prioritera och att det hela tiden ramlade in nya mail gjorde att man kände sig stressad, säger Petter Halling, projektledare.
Hittills har runt 2 000 personer gått alla steg i utbildningen, ytterligare 5 000 har påbörjat den. Eftersom cirka 85 procent av all e-posttrafik är intern har det redan märkts skillnad. Tanken är att alla tjänstemän på Volvo PV i världen ska genomgå utbildningen och lära sig de nio direktiven som gäller.
- Men redan nu märker vi att folk använder sig av FYI och FYA till exempel, för att skilja på vad som kräver åtgärder och vad som bara är information, säger Petter Halling.
De nio direktiven är:
- Skilj mellan jobb och privat, begränsa det privata bruket av e-posten.
- Inga långa haranger.
- Skicka inte kopior i onödan, och skicka inte viktig information i kopior.
- Var tydlig. Det ska framgå tydligt om det är FYI (for your information) eller FYA (for your action). Svara på FYA-mail. Använd inte läsarkvitton.
- Om du har bråttom använd telefonen.
- Out of office ska användas om man är borta mer än en dag från jobbet.
- Använd kalendern och svara på alltid på möteskallelse.
- Använd mallen. Signaturerna ska vara lika, det handlar om varumärket.
- Sprid kunskapen.
LINDA SVENSSON
