När Simon Egelius startade bemanningsföretaget Recruitive för några år sedan beslöt han att hyra en kontorsplats i en lokal för coworking i centrala Stockholm.
Han var övertygad om att det skulle gå bra för företaget och att behovet av kontorsplatser skulle öka. Samtidigt ville han inte ta den ekonomiska risk som hyran av en kontorslokal innebär, med en uppsägningstid på tre år. För kontorsplatsen i coworking-lokalen blev den i stället tre månader.
Annat som avgjorde hans beslut var att all kontorsutrustning och service ingick i hyran så att han helt kunde fokusera på kärnverksamheten. Viktigt var också att tanken med coworking är att man ska kunna mingla med medarbetarna på andra företag som finns på samma arbetsplats.
Läs mer: Sänkt lön vid distansarbete?
– För mig var det jättebra att komma in i den här miljön, eftersom jag var ensam i början. Då kändes det ändå som om jag hade fullt med kollegor runt mig, även om de inte var det. Det ger en känsla av tillhörighet och att man är del av ett större sammanhang, vilket är viktigt, säger Simon Egelius.
I dag har Simon Egelius 370 anställda. De flesta är konsulter som oftast är ute hos kunder eller jobbar hemifrån. Därför hyr han nu totalt 20 kontorsplatser i Stockholm och Göteborg. Dessutom hyr han också platser i Örebro, Västerås, Eskilstuna och Borås.
Han har funderat på att hyra kontorslokal, och räknat på det. Men han har ändå beslutat hålla fast vid coworking-modellen.
– Här har vi ju ett superschysst kontor i ett superbra läge till ett jättebra pris. Och eftersom vi har en slags delningsekonomi, då vi delar på toaletter, kopiatorrum och annat, så tjänar alla på det. Och att vi har tillgång till alla kontorsplatser i landet är också jättebra, säger Simon Egelius.
Han är inte ensam bland svenska företagare om att tänka i de här banorna. Att arbetsgivare väljer coworking-kontor framför traditionella kontor är en allt starkare trend – förstärkt av coronakrisens utmaningar.
Företrädare för två av landets största coworking-företag – Convendum och United Spaces – bekräftar den bilden. Båda upplevde en stor nedgång i början av pandemin, när kontrakt sades upp, för att sedan slutet av sommaren i stället få en stor mängd nya förfrågningar om medlemskap och kontorsplatser. Båda planerar nu att utvidga sin verksamhet.
Fler arbetsgivare kommer att våga låta medarbetarna själva välja var de jobbar
Convendum, som har ett 15-tal lokaler i Stockholms innerstad, funderar på att öppna nya coworking-anläggningar i stadens kranskommuner. Man har nämligen upptäckt att många medlemmar helst vill jobba i den lokal som ligger närmast hemmet. För att slippa pendla.
United Spaces, som har lokaler i Stockholm, Göteborg, Malmö och på Arlanda, kommer snart att starta på ytterligare platser runt om i Sverige och funderar även på huvudstadens kranskommuner.
– En fördel med oss är den korta uppsägningstiden, att man kan skala upp och ned med väldigt kort varsel, säger Yvonne Sörensen, vd på United Spaces.
– Men eftersom många sitter fast i fleråriga kontrakt hör nu även alltfler stora företag av sig och undrar om vi i stället vill ta hand om ett par våningsplan av deras lokal, för att etablera coworking där.
Yvonne Sörensen tror att när pandemin är över och företagen har kommit ur sina kontrakt kommer det att finnas ett ännu större intresse för deras lösning.
Coworking tycks locka alla sorters arbetsgivare. Exempelvis har klädkedjan H&M hyrt in sig hos United Spaces. I Convendums lokaler huserar ett par stora mäklarfirmor, liksom Scanias dotterbolag Lots.
Betyder denna utveckling att många fler av oss framöver kommer att arbeta i coworking-lokaler eller på andra mer okonventionella arbetsplatser?
Ja, vårt användande av kontoren kommer att förändras. Och följden av vårt nuvarande utbredda distansarbete blir att fler arbetsgivare kommer att satsa på aktivitetsbaserade kontor. Det förutspår Lena Lid Falkman, som forskar om ledarskap, organisation och kommunikation vid Handelshögskolan i Stockholm.
– Även om många undersökningar har visat att de flesta vill fortsätta jobba hemifrån så gäller det inte alla. Och de flesta längtar ändå efter sådant som att stå vid en whiteboard och jobba tillsammans, kunna småprata och bara springa förbi en kollega och kolla något ibland. Så kontoret kommer att fortsätta vara en viktig mötesplats, säger hon.
– Men jag tror också att fler arbetsgivare kommer att våga låta medarbetarna själva välja var de jobbar.
Om fler väljer att jobba hemifrån kommer företagen också att krympa kontorsytan och satsa på aktivitetsbaserade kontor, siar hon.
– Där är de flesta medarbetare kanske ett par dagar i veckan så att man också får till det här med samhörighet, problemlösning och kompetensöverföring, vilket är viktigt och kan vara svårt att få till online.
Men om det blir på det här sättet är det också viktigt att arbetsgivarens arbetsmiljöansvar vad gäller hemarbetet hänger med, påpekar Lena Lid Falkman.
– Det krävs också mycket av ledarskapet. Att man fokuserar på leverans och resultat liksom på hur medarbetarna mår, snarare än att man kontrollerar tiden de jobbar.
Det finns en fara i att chefer som inte litar på sina medarbetare kollar när de är inloggade och vad de jobbar med, anser hon.
– Det skulle vara förödande för alla om medarbetarna känner att arbetsgivarna inte litar på dem.
En trend på lite längre sikt skulle kunna vara att många kommer att jobba på ett aktivitetsbaserat kontor med utrymme för coworking, tror Lena Lid Falkman. Exempelvis är både Microsoft och Vasakronan, som var först med aktivitetsbaserade kontor i Sverige, på väg att flytta till nya aktivitetsbaserade lokaler, med inslag av coworking.
– Vasakronan ska sitta tillsammans med lite startup och high tech-företag för att få influenser från andra håll. Även Volvo Cars funderar på en liknande lösning, där man exempelvis hyr ut en del av sina ytor till Chalmers. Och jag tror det här kommer att gälla många olika slags företag framöver, säger Lena Lid Falkman.
Föreläsaren och experten Annicka Dickson, som länge har arbetat för att människan ska stå i fokus när aktivitetsbaserade kontor införs, tror också att det kommer bli många fler sådana efter pandemin.
Men hon höjer ett varningens finger. För att hjälpa arbetsgivare att införa väl genomtänkta sådana kontor lanserade hon nyligen sajten arbetsplatsenifokus.se, med målsättningen att alla kostnadsfritt ska kunna få oberoende information och råd och stöd i den processen.
– Man måste inse att aktivitetsbaserat ska vara verksamhetsanpassat, vilket bland annat betyder att medarbetarna behöver vara med i planeringen från början. Liksom att man exempelvis tar hjälp av ljus- och ljudexperter när man planerar inredningen. Det är något som arbetsgivarna behöver mer kunskap om, säger Annicka Dickson.
DE NYA KONTOREN
COWORKING
- Medlemmarna delar på matsal, reception, lounge, möteslokaler och toaletter.
- Man kan hyra mycket mindre yta än om man hyr en mer konventionell kontorslokal.
HUB
- En mindre typ av coworking-yta där man kanske bara har en lounge och en del arbetsplatser, men inga egna kontor.
KONTORSHOTELL
- Består endast av egna kontor där man oftast inte har några gemensamma ytor.
