Att sägas upp från sitt jobb kan ibland liknas vid en skilsmässa. Anställda kan ha jobbat i många år, fått vänner för livet och känner arbetsplatsen utan och innan. När företaget ”gör slut” är det inte konstigt att känna ledsamhet, vilsenhet och oro.

– Det behövs helt enkelt någon som fångar upp dig när du faller och där har chefen ett viktigt ansvar, säger Marianne Rozman, ombudsman på Unionen.

Men vi backar några steg. För ett varsel behöver inte nödvändigtvis betyda uppsägning. Det är en förvarning om att det råder arbetsbrist.

Om arbetsgivaren planerar att säga upp fler än fem anställda måste de enligt lag varsla Arbetsförmedlingen om det. Det finns också ett krav om att förhandla med facket innan några beslut om uppsägningar fattas.

Viktigt att tänka på hur du informerar

Stora företag har ofta fackklubbar på plats, men finns det inte förtroendevalda är det Unionens regionala ombudsmän som förhandlar. Eftersom förbundet också har chefsmedlemmar får även de stöttning under processen.

Det första steget i en förhandlingsprocess är att arbetsgivare och arbetstagarpart tillsammans gör en kommunikations- och tidsplan. Särskilt i oroliga tider är det viktigt hur, när, var och av vem de anställda får information.

Så hur ska chefen ge det tunga beskedet? Marianne Rozman tipsar om att först berätta för dem vars tjänster är direkt berörda, och därefter för hela arbetsgruppen. Välj samtal i stället för mejl och var öppen för frågor när du ger informationen, även om du inte har alla svar.

– Ofta tar det tid för den här typen av besked att sjunka in. Därför är det ingen bra idé att ge sådan information på en fredag och sedan ta helg. Eller att som chef resa bort efter beskedet. Dörren måste stå öppen för frågor.

De anställda kommer att fortsätta prata efter att du som chef har lämnat rummet. Att vara tydlig och rak är därför också en viktig pusselbit, menar Marianne Rozman. För att minska missförstånd och ryktesspridning.

– Ibland pratar vi svepande för att vara snälla, men det kan få motsatt effekt i en uppsägningssituation. Som chef är det bättre att säga: ”Nu är vi tio och vi ska bli åtta på grund av arbetsbrist.” Annars skapas fler frågetecken än svar.

Okej att älta ett tag

En risk med dålig kommunikation är också att de medarbetare som blir kvar efter att uppsägningarna genomförts blir missnöjda, oroliga och i slutändan säger upp sig. Att ta hand om gruppen som blir kvar är därför också viktigt.

Som chef får du stå ut med att medarbetarna kan bli lite ineffektiva ett tag, ältar och är ledsna.

– Ett sätt att undvika för mycket ältande är att ha möten för att ventilera de frågor som kommer upp, säger Marianne Rozman.

Att ge tråkiga besked påverkar förstås även dig som chef. Medarbetarna blir arga, ledsna och oroliga och som chef är det lätt att bli en bägare för all frustration. Att skilja på jobb och person blir därför viktigt, menar Marianne Rozman. Liksom att slussa vidare till andra som kan hjälpa, för att inte stå med hela bördan själv.

– I detta läge är det inte meningen att chefen ska vara psykolog och bästa kompis. Chefen måste vara chef och ledare. Behövs samtalsstöd finns till exempel företagshälsovården.

Vad är viktigast att ha med sig som chef vid arbetsbrist?

– Var ödmjuk, lyhörd och tydlig. Det besked du ger kan ha diskuterats av ledningen under lång tid, men vara helt ny information för de anställda. Ge medarbetarna tid och låt informationen sjunka in, säger Marianne Rozman.