Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Medarbetarenkäter - onödigt tyckande?
Trött på att vädra dina åsikter i medarbetarenkäter som aldrig leder till förändring? Då är du inte ensam. Men det går att göra undersökningarna mer meningsfulla.
Vem har inte suckat lite över att behöva fylla i de där årliga undersökningarna om arbetsmiljön? Var och varannan arbetsplats köper i dag – för stora pengar, dessutom – in enkäter från konsultfirmor för att ta tempen på arbetsklimatet. Undersökningarna brukar ses som ett led i det ”systematiska arbetsmiljöarbetet”, som det så vackert heter, men de används också i syfte att utveckla och förändra organisationen, och för att öka anställdas inflytande över sin arbetsmiljö.
Man hör - men ingen lyssnar
Peter Svensson, docent i företagsekonomi vid Lunds universitet, menar dock att det finns flera problem med stora medarbetarundersökningar. Tillsammans med ett par kollegor har han forskat på undersökningarnas effekter på organisationer och bland annat tittat på hur de påverkar demokratin och relationen mellan chefer och medarbetare.
Ett problem, menar forskarna, är hur svaren redovisas. Personalen gör sin röst hörd genom att fylla i enkäten och ge synpunkter på vad som är bra och dåligt. Därefter omvandlas svaren till en abstrakt kategori i siffror, statistik eller nyckelvärden. I den processen – som ofta utmynnar i handlingsplaner med områden som chefen ska förbättra – händer något. Medarbetarens röst blir till slut så uttunnad att en rik redogörelse för vad någon exempelvis upplever som en knepig relation med chefen slås ihop med andra liknande känslor för att i slutändan sammanfattas under punkten ”utveckla ledarskapet”.
– Man hör medarbetaren, ja, men det är ingen som lyssnar, säger Peter Svensson.
Det blir en popularitetstävling...
I stället blir det ofta chefen och ledningen som tolkar och ”äger” resultatet. Risken är då att personalkompetens går förlorad när man ska lösa problemen.
Mätningar av det här slaget tenderar dessutom att bli en betygsättning av chefen i stället för av arbetsmiljön i stort, enligt Peter Svensson. Får man bra betyg i undersökningen får man bra betyg som chef.
– Det blir en popularitetstävling snarare än en arbetstemperaturmätare.
Särskilt om resultaten leder till att högsta ledningen begär insatser för att chefen ska förbättra siffrorna i stället för att jobba med arbetsmiljön i sig. Då blir medlet målet och en styrningsmekanism som chefen använder för att höja sin egen status.
Ska man göra undersökningar av det här slaget tror Peter Svensson att det är viktigt att chefen som pekas ut som ansvarig inte lämnas ensam med ett ”terminsbetyg”, utan får stöd och hjälp från HR-avdelningen. Både med att tolka resultatet på ett rimligt sätt och att arbeta vidare utifrån resultatet.
En annan svårighet, särskilt i stora organisationer, är enligt Peter Svensson att man missar vissa grupper när man definierar vilka som ska ingå i undersökningen. Av praktiska skäl drar man ofta gränser utifrån kriterier som utesluter föräldralediga, visstidsanställda och långtidssjukskrivna. Inte minst de två senare är viktiga grupper när det kommer till just arbetsmiljö.
Hur känns det?
De standardiserade undersökningarna är sällan anpassade till verksamheten, vilket gör att det blir svårt att jämföra mellan olika enheter och arbetsgrupper. Synen på arbetsbelastning är förstås annorlunda på en akutmottagning än vid ett löpande band eller på ett kontor.
Peter Svensson tror att det vore bra ur demokratisk synpunkt att komplettera enkäterna med frågor där medarbetarna själva får beskriva sina upplevelser, i stället för att bara få svara på frågor som definierats på förhand. I de stora medarbetarundersökningar som säljs av konsultföretag finns visserligen ofta möjlighet till fritext, men Peter Svensson tror snarare på öppna frågor i stil med ”Hur känns det?” eller ”Vad upplever du?”.
En annan idé är ha fokusgruppsintervjuer eller att arbetsgrupper får jobba fram beskrivningar av arbetsmiljön, utifrån sina egna ordval.
Problemet med öppna frågor och fokusgrupper är dock att det är svårare att vara anonym, något som enligt Peter Svensson tyvärr behövs i dagens arbetsklimat. Det är dock viktigt att inte blanda ihop symptom och sjukdomar. Om medarbetare känner sig rädda och måste skydda sin identitet eller vara modiga för att göra sin röst hörd är anonymiteten inte det egentliga problemet, utan snarare företagskulturen. Att man är rädd att för göra fel eller för att bli uppsagd vid lågkonjunktur.
– Den rädslan föder kanske ett behov av mer säkra kommunikationskanaler. Men i den bästa av världar har man rätt att uttrycka sina åsikter på sin arbetsplats utan repressalier. Det är väl det minsta man kan begära?
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
Ericsson requires more office presence on less workspace
After the summer, Ericsson's management decided on new guidelines: employees are to be in the office more. This is not appreciated by all staff, especially since the company has reduced its office spaces.
In August, an internal email was sent to Ericsson employees informing them of new guidelines. Instead of a 50 percent office presence, employees were now required to be in the office 60 percent of the time, or three days a week.
This was not met with enthusiasm, especially since the company had just reduced its office space by two buildings in Kista. According to Per Östberg, the Union's club chairman at Ericsson, the increased office presence requirement has caused some concerns.
– There are enough places for everyone to have a workspace. However, there are not enough private rooms where one can take meetings or phone calls, he says.
– It causes some stress among those who have global contacts and need to find a room as soon as they arrive at work.
Difficult to find a private room
One of those who often has trouble finding a room is developer Anna Sjöberg. On the days she goes to the office in Kista, she books her workspace via an app. However, phone rooms or meeting rooms cannot be booked.
– In the app, it looks like the office is full of people, but when you get there, everyone is in the meeting rooms, and the open landscape is empty. I always have to arrive at work early to find a room when I have meetings, it can be stressful, she says.
Anna Sjöberg works with international contacts and sites in other parts of the country. Where she physically sits doesn't really matter.
– When I am at the workplace, my colleagues are often in other meetings, so I don't really see the point of going in more often. Besides, I get more done when I'm at home. However, I can understand if they want to create an "Ericsson spirit" for new employees on site.
Ericsson: Hybrid work is determined through dialogue
According to Ericsson's press department, which responds via email, the employer believes that even though there is an "office first" policy, it is still up to each manager, team, and employee to determine how and where they work best.
– Ericsson's hybrid guideline has always provided the opportunity to come to an agreement through dialogue on how and where one works best and that everyone understands the importance and benefits of meeting, from both an individual and team perspective.
At the same time, more people are expected to come to the office, you have reduced your office space in the past year. How does that add up?
– Ericsson's office strategy is based on creating the right premises that provide the right conditions for the business to perform its work. Ericsson has many square meters of office space and is constantly working to develop our offices. We believe we have plenty of office space for those who want to work in the office.
Will you monitor that employees spend 60 percent of their working time in the office?
– The policy should be seen as a recommendation rather than a strict requirement where we want our employees to understand the importance of meetings between people. Ericsson trusts its employees.
Hybrid work as an effect of the coronavirus pandemic
The view on hybrid work has changed after the coronavirus pandemic. Being able to work flexibly has become a benefit that employers can offer. To get employees to want to return to the office, the employer must be able to offer something more than a seat and a desk, believes Union's club chairman Per Östberg.
– Ericsson tried to save money by removing coffee machines on some floors. That's not how you get people to come back to the office, for example. But they had to backtrack on that, there were protests, he says.
For developer Anna Sjöberg, the community with colleagues is what would make her come to the office more.
– If the employer organized activities that created a sense of community among colleagues, it would feel meaningful to go to the office.
This text has been translated with the help of AI.
