Helvete också! Mejlet där du och din kollega raljerar och ondgör er över en arbetskamrats inkompetens var ju bara avsett för era ögon. Men nu har du i förbifarten råkat cc:a hela mejltråden till chefen. Paniken stiger inombords. Enligt psykologen Alexandra Thomas är det enda man kan göra när man skickat till fel mottagare att omedelbart ringa upp sin chef och lägga sig platt.
– Börja med att be om ursäkt. Är det befogad kritik, säg att du är ledsen att chefen fick ta del av det på det här sättet men stå för det du vill föra fram i stället för att sopa det under mattan. Se det som ett tillfälle att ge din syn på saken, säger hon.
Även för den chef som tar emot mejlet kan det vara svårt att veta hur man ska agera. Plötsligt har man fått vetskap om ett missnöje eller en konflikt bland medarbetare som man inte kände till. Men att låtsas som om man inte sett meddelandet är fel strategi, enligt Alexandra Thomas.
–Att tiga ihjäl det skapar bara en konstig stämning och bristande tillit om man inte tar tag i det. Var ärlig med att du sett meddelandet och framför det utan att värdera eller skämta bort det. Mitt råd är att lyssna öppet och att låta den som tabbat sig prata. Om personen kommer med märkliga undanflykter måste man vara rak och fråga hur relationen med den de kritiserat ser ut och hur det funkar att jobba ihop. Fråga också om det är något du som chef kan hjälpa till med. I första hand ska man peppa personen att ta ett snack direkt med den man pratat skit om.
Ett annat scenario är att du får ett mejl där det visar sig att medarbetaren, som alltid stöttar och är positiv till dina idéer för verksamheten, i själva verket tycker precis tvärtom. Hur ska man agera då?
– Även här rekommenderar jag att ta ett samtal med personen. Berätta att du fått mejlet och förstått att hen inte köper din strategi framåt och fråga vad det är som gör att hen inte känner att man kan säga sin ärliga mening. Det är en balansgång att inte bli anklagande. Berätta att du är intresserad av att höra medarbetarens tankar om verksamheten, säger Alexandra Thomas.
Att bli kritiserad och vara föremål för diskussioner i medarbetargruppen ingår i chefsskapet, enligt Alexandra Thomas, men det kan också vara en signal på att något i ens ledarskap inte fungerar.
– Ett mejl med besk kritik kan så klart skapa en viss paranoia hos chefen. Hur många sådana här mejltrådar florerar runt i teamet utan att kritiken kommer upp på mötena? Jag tycker att man ska se det som en möjlighet att rannsaka sin egen ledarstil och fundera på varför folk inte framför sin åsikt.
Samma råd – att ta samtalet med medarbetaren – gäller om man som chef får reda på något känsligt. Till exempel att två medarbetare har en relation eller att någon har ett missbruk av någon form.
– Handlar det om missbruk måste man göra sig synlig som chef och säga att du blev orolig när du såg meddelandet, även om missbruket inte påverkat arbetet. Om det handlar om en kärleksrelation tycker jag att det beror mycket på vilken chefsposition man har. Som mellanchef kan man välja att inte agera så länge individerna inte är öppna med förhållandet. Har du fått ett mail som gjort att du upptäckt relationen kan du skriva tillbaka att du fått mailet men slänger det direkt. På så sätt får de andra parterna avgöra om de vill berätta om sin relation eller inte.
Maria sms:ade chefen av misstag
Ett mer lättsamt exempel på hur det kan gå om man är för snabb med mobilfingrarna fick redaktören Maria erfara för några veckor sedan då hon skickade iväg följande sms:
”Hej! Vore trevligt med ett glas vin ikväll, om du skulle råka ha ett ärende till stan. Kram”
Hon insåg sitt misstag samtidigt som hon tryckt ner sändknappen – men då var det för sent. Meddelandet, som var avsett för den nära vännen Fredrik, skickades i stället till hennes nya chef med samma namn. Maria fick panik och slängde sig på luren.
– Jag hann knappt läsa mejlet innan Maria ringde upp och förklarade sig. Jag blev lite konfunderad, just att det avslutades med ”kram”, vi brukar inte skriva så till varandra. Men jag tycker Maria hanterade situationen på ett bra sätt och nu kan vi skämta om det, berättar Fredrik.
Hur tycker du att man ska agera som chef om man till exempel får se ett mejl som handlar en annan medarbetare eller andra åsikter om verksamheten som inte är avsett för dina ögon?
– Jag tycker att man ska låtsas som att man inte fått det.
