Prenumerera på Kollegas nyhetsbrev
Är du medlem i Unionen? Vill du få alla våra nyheter, tips och granskningar direkt i din inkorg?
Enkelt! Anmäl dig via länken
Minskad stress med bra e-postpolicy
Är inkorgen på jobbet ständigt så full att du känner dig jagad och frusterad? Då kan det vara läge att införa en policy för e-post. Det har man gjort på Volvo Personvagnar. Resultat: Nöjda medarbetare, med en timmes ökad produktivitet i veckan.
Att större företag har en mejlpolicy är inte ovanligt. Det kan till exempel handla om att man inte bör mejla utanför kontorstid och vilken ton man ska hålla. Men Volvo Personvagnar har tagit det hela ett steg längre.
Företagets kommunikationsavdelning fick klart för sig att många medarbetare blev frustrerade och stressade av det flitiga mejlandet. Det konstaterades snabbt att det inte fanns några enhetliga regler kring e-posten, som ju samtidigt är ett omistligt verktyg i arbetet.
Medarbetarna tyckte att de fick alldeles för många interna mejl – inte minst kopior – och att de ofta var otydligt formulerade. Man förstod helt enkelt inte vad man förväntades göra eller svara.
– Dessutom var det vanligt att de som fick ett otydligt mejl skickade ett svar och tyckte att saken då var ur världen, vilket skapade en ännu större mängd, berättar Petter Halling, som vid den här tiden jobbade på kommunikationsavdelningen, för Chefstidningen.
För att policyn inte bara skulle bli ett påbud uppifrån ledningen höll man en workshop med hundratal medarbetare. Det gjorde att man kunde skapa en policy som verkligen utgick från det som medarbetarna upplevde.
– Det tror jag var avgörande för att det blev en acceptans för de nya reglerna, säger Petter Hallin.
Dessutom fick alla medarbetare på Volvo PV utbildning i policyn, som kom att uppskattas. Även av företaget, som märkte av en timmes ökad produktivitet i veckan – per medarbetare!
Volvo PV:s e-postregler
* Varje mejl inleds med ”For your information” eller ”For your action”, för att undvika otydliga förväntningar på mottagaren.
* Har man ett jobb där man inte sitter vid datorn dagarna i ända är det acceptabelt med en svarstid på 24 timmar. Arbetar man med datorn är två timmar rimligt.
* Hellre många korta mejl än färre men långa och otydliga.
* Hellre ett mejl per ärende än flera ärenden i ett mejl.
* Tydliga ämnesrader.
* Undvik onödiga mejl. Man måste till exempel inte tacka för ett mejl.
* Chefer får inte bara vidarebefordra mejl, de måste analysera och peka ut det som är relevant för mottagaren.
Bläddra i senaste numret av våra e-tidningar
Ericsson kräver mer kontorsnärvaro på mindre jobbyta
Efter sommaren bestämde sig ledningen på Ericsson för nya riktlinjer – de anställda ska vara på kontoret mer. Det uppskattas inte av all personal. Framför allt inte då företaget har minskat sina kontorsytor.
I augusti gick ett internt mejl ut till de anställda på Ericsson där ledningen informerade om nya riktlinjer. I stället för en kontorsnärvaro på 50 procent skulle de anställda vara på kontoret 60 procent, eller tre dagar i veckan.
Det togs inte emot med glädjesång, speciellt då företaget just krympt sina kontorslokaler med två byggnader i Kista. Enligt Per Östberg, Unionens klubbordförande på Ericsson, har kravet på ökad kontorsnärvaro orsakat en del bekymmer.
– Det finns tillräckligt med platser för att alla ska kunna ha en arbetsplats. Däremot finns det inte tillräckligt med enskilda rum där man kan ta möten eller telefonsamtal, säger han.
– Det orsakar en del stress bland dem som har globala kontakter och behöver leta rum så fort de kommer till jobbet.
Svårt att hitta enskilt rum
En av dem som brukar ha bekymmer att hitta ett rum är utvecklaren Anna Sjöberg. De dagar hon åker in till kontoret i Kista bokar hon sin kontorsplats via en app. Telefonrum eller mötesrum går dock inte att boka.
– I appen ser det ut som att det ska vara fullt med folk på kontoret, men när man kommer dit så sitter alla i mötesrummen och det ekar tomt i det öppna landskapet.
– Jag måste alltid komma till jobbet i god tid för att hitta ett rum när jag har möten, det kan vara stressigt, säger hon.
Anna Sjöberg jobbar bland annat med internationella kontakter och sajter i andra delar av landet. Var hon sitter rent fysiskt spelar egentligen ingen roll.
– När jag väl är på arbetsplatsen så är mina kollegor ofta på andra möten, så jag ser egentligen ingen vits med att åka in oftare. Dessutom får jag mer gjort när jag är hemma. Däremot kan jag förstå om man vill skapa en ”Ericssonanda” för nyanställda på plats.
Ericsson: Hybridarbetet bestäms i dialog
Enligt Ericssons pressavdelning, som svarar via mejl, så menar arbetsgivaren att även om det finns en ”kontoret först”-policy är det fortfarande upp till varje chef, team och anställd att bedöma hur och var de arbetar bäst.
– Ericssons hybrida riktlinje har alltid gett möjligheten att i dialog komma fram till hur och var man arbetar bäst och att alla förstår vikten av och fördelarna med att träffas, utifrån ett individuellt och teamperspektiv.
Samtidigt som fler ska komma in till kontoret har ni krympt er kontorsyta det senaste året. Hur går det ihop?
– Ericssons kontorsstrategi bygger på att skapa rätt lokaler som ger rätt förutsättningar för verksamheten att utföra arbetet. Ericsson har många kvadratmeter kontorsyta och arbetar ständigt med att utveckla våra kontor. Vi bedömer att vi har gott om kontorsyta för de som vill jobba på kontoret.
Kommer ni att kontrollera att anställda är 60 procent av sin arbetstid på kontoret?
– Policyn ska ses som en rekommendation snarare än ett strikt krav där vi vill att våra anställda förstår betydelsen av möten mellan människor. Ericsson litar på sina anställda.
Hybridarbete effekt av coronapandemin
Synen på hybridarbete har ändrats efter coronapandemin. Att kunna jobba flexibelt har blivit en förmån som arbetsgivare kan erbjuda. För att få anställda att vilja komma tillbaka till kontoret måste arbetsgivaren kunna erbjuda något mer än en sittplats och ett skrivbord, tror Unionens klubbordförande Per Östberg.
– Ericsson försökte spara pengar genom att ta bort kaffeautomater på några våningar. Så får man till exempel inte folk att komma tillbaka till kontoret. Men de fick backa där, det blev protester, säger han.
För utvecklaren Anna Sjöberg är gemenskapen med kollegor det som skulle få henne att komma till kontoret mer.
– Om arbetsgivaren anordnade aktiviteter som skapade gemenskap mellan kollegor så skulle det kännas meningsfullt att åka till kontoret.
